Gilbos: stap voor stap naar 5S

mei 2009

Begeleid door Amelior is textielmachinefabrikant Gilbos in het hele bedrijf 5S aan het implementeren. Er wordt gewerkt met een gestructureerde stappenaanpak, waarbij eerst twee pilootafdelingen aan de beurt kwamen.

Bij Gilbos nv leefde al een tijdje het idee om met 5S - en in een later stadium eventueel ook met Lean - te beginnen. “Onze praktische organisatie op de werkvloer was bovendien ook niet meer wat we voor ogen hadden. Een dergelijke organisatie groeit immers historisch en beantwoordt na verloop van tijd niet meer aan het ideaalbeeld. Wij dachten dat er ruimte was voor verbetering, wat door Amelior werd bevestigd. Onder hun begeleiding zijn we dan ook met een 5S-traject begonnen, ” aldus Peter De Bruyne, quality assurance manager.
Gilbos koos ervoor om eerst twee pilootafdelingen op de 5S-leest te schoeien. Daarbij werden de vijf stappen van 5S (zie kader) volgens een tijdsschema doorlopen. Aan elke stap wordt een score toegekend. “De structurele stappenaanpak die Amelior heeft aangebracht is heel belangrijk. Anders wordt het project zo omvangrijk dat je het niet meer aankan en het overzicht verliest. Ter ondersteuning en opvolging gebruiken we de procesbeheersingmodule (Proces2Flow) van Vivaldi Software.”

Gewoontes doorbreken

De medewerkers werden zoveel mogelijk bij het project betrokken. Onder meer via het volgen van een dagopleiding bij Amelior. Peter De Bruyne: “Op die manier konden we weerstanden opvangen. Want die zijn er natuurlijk. Weerstanden in de aard van: het draait al zo lang op die manier, waarom nu veranderen?”

Teamleider Paul De Meerleer en QA manager Peter De Bruyne.

Een van de pilootprojecten was de ververij. “We hebben onder meer voor die afdeling gekozen omdat we dachten dat de medewerkers ervan open zouden staan voor het project. Bovendien is de ververij niet verweven met andere afdelingen. Ondanks de medewerking die we kregen hebben we toch bepaalde zaken moeten doordrukken, bepaalde diepgewortelde eigenheden moeten overwinnen en vrijheden wegnemen. Zo waren er mensen die de gewoonte hadden hun lunch op de werkvloer te nemen. Of zich om te kleden op de werkvloer. Zaken die niet stroken met de 5S-filosofie. Omdat het daarbij tenslotte ging om het afnemen van vrijheden hebben we ook wat weerstand van vakbondszijde moeten overwinnen. Maar anderzijds kwam er op onze vraag ook veel input. Bij het sorteren hebben wij bijvoorbeeld gevraagd wat ze wilden houden en wat er weg mocht. Waarbij we vanuit het management wel als algemene stelregel naar voor hebben geschoven dat alles wat twee jaar niet gebruikt was weg mocht. Ook bij het structureren hebben de medewerkers kunnen aangeven wat ze waar wilden hebben. Door hun dagdagelijkse werk weten zij dat ook het best. Als je zo'n zaken van bovenaf gaat opleggen is je project volgens mij tot mislukken gedoemd.”
Een moeilijk aspect van 5S vindt Peter De Bruyne het gescheiden houden van de vijf stappen. “Als je de mensen loslaat hebben ze de neiging om stap één, twee en drie tezamen aan te pakken, zodat je het overzicht verliest. Typisch is bijvoorbeeld dat men onmiddellijk om nieuwe kasten of rekken vraagt, terwijl men eerst moet weten wat men wil houden om de infrastructuurbehoefte te kunnen bepalen. Na het doorlopen van de vijf stappen is Amelior dan langs geweest om te kijken of we ver genoeg gegaan waren, of we geen zaken over het hoofd hadden gezien.”
Op dezelfde manier als de pilootprojecten worden nu de andere zones van het bedrijf aangepakt. De medewerkers krijgen een document met uitleg over wat te gebeuren staat, wat het tijdsschema is en waar hij informatie kan vinden.

Enorme ruimtewinst

Periodiek, meer bepaald driemaandelijks, worden audits uitgevoerd in de afdelingen die het traject al hebben doorlopen. Met zo'n traject is men meestal op een tiental weken klaar. Op een jaar tijd zou de hele organisatie rond moeten zijn met 5S. 5S is bij Gilbos geïntegreerd in het ISO 9001-systeem, zodat de gerealiseerde verbeteringen ook in de toekomst geborgd blijven. “Een verbetering is natuurlijk dat je geen bakje of een europallet meer ziet staan op de werkvloer. Dat wordt nu allemaal binnen de nieuwe structuur gehouden. Van de afdelingen die het traject hebben doorlopen is het interne imago opgekrikt. In zoverre dat de andere afdelingen kwamen vragen wanneer zij eraan mochten beginnen.”
5S is ook een hefboom gebleken om meer aandacht aan onderhoud en herstellingen te geven, zaken die vroeger al eens werden uitgesteld. “Alles ligt nu ook altijd net en gestructureerd, de tijd dat we speciaal voor een klantenbezoek nog moesten opkuisen is voorbij. En er is ontzettend veel meer ruimte op de werkvloer gekomen. Dat is echt opmerkelijk.”

Het onderscheid tussen de situatie voor en na de 5S-ingreep is duidelijk.

In de nieuwe situatie werken de mensen nu ook minder afgeschermd. “Men had de neiging zijn eigen hoekje in te richten, wij proberen via 5S meer openheid te creëren waardoor niets kan worden weggemoffeld.”

De vijf stappen van 5S

  • Scheiden, sorteren (Seiri)
  • Schikken, structureren (Seiton)
  • Schoonmaken (Seiso)
  • Standaardiseren (Seiketsu)
  • Systematiseren of in Stand houden (Shitsuke)

Gilbos

Gilbos nv telt een 125 werknemers. Een kwart van de omzet wordt geboekt via toeleveringsactiviteiten voor klanten als Agfa, Bekaert, Toyota en een aantal kleinere ondernemingen. Het kan gaan van losse componenten als een tandwiel of een as tot volledige assemblages. Wereldwijd verkochte textielmachines voor de tapijtindustrie vertegenwoordigen driekwart van de omzet.

Op de hoogte blijven van onze opleidingen?

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Recente blogs