The Employee Experience

september 2018

Of hoe medewerkers van start tot aankomst motiveren en waarderen

 

Via het Investors in People managementmodel helpt IIP Benelux om organisaties continu te verbeteren. Het spreekt voor zich dat aandacht hebben voor de medewerkers een belangrijke sleutel tot succes is. En met aandacht bedoelen we altijd en overal; van aanwerving tot verlaten van de organisatie.

We zijn het er met zijn allen over eens dat het menselijk kapitaal binnen onze organisaties, de belangrijkste grondstof is die we bezitten en waarmee in vele gevallen het verschil met de concurrentie kan gemaakt worden. Uit alles blijkt dat competente, betrokken en gemotiveerde medewerkers zorgen voor meer rendement. Het bevlogen en gelukkig maken en houden van medewerkers zorgt voor meer omzet, minder verloop en minder verzuim. Het in kaart brengen van de Employee Journey is een instrument om dit te kunnen bereiken.

Wat is een Employee Journey?

Een Employee Journey is de reis die medewerkers maken binnen de organisatie vanaf het punt dat ze voor het eerst contact hebben met de organisatie tot en met het punt dat ze de organisatie verlaten. Gedurende deze reis zijn er contactmomenten waarin de organisatie het gedrag of de mening van de medewerker over de organisatie positief of negatief kan beïnvloeden.

 

Verschillende contactmomenten zijn het sollicitatiegesprek, de eerste werkdag, contact met de leidinggevende of organisatiebijeenkomsten. Belangrijk is dat de organisatie op elk van deze momenten de medewerkers positief kan beïnvloeden door hen te verrassen of te waarderen. Hierdoor worden ze bevlogen en leveren ze meer op voor de organisatie.

 

Jammer genoeg gebeurt in veel organisaties eerder het tegenovergestelde. Een contactmoment vervalt in een negatief beïnvloedingsmoment. De voorbeelden zijn legio: slechte begeleiding in het inwerkproces, mails vanuit directie over wat er allemaal niet goed gaat, geen of slechte functioneringsgesprekken, het niet goed vieren van successen, negatief omgaan met verzuimende medewerkers of geen oprechte aandacht bij medewerkers die de organisatie verlaten. Er zijn te veel momenten die medewerkers negatief beïnvloeden, waardoor ze minder bevlogen raken en steeds minder ambassadeur worden van de organisatie. Kortom, verlies van heel waardevol menselijk kapitaal en rendement.

Het belang van een Employee Journey

Het in kaart brengen van een Employee Journey is niet het doel op zich. Het is een instrument dat gebruikt wordt om de contactmomenten in kaart te brengen waar de organisatie of de leidinggevenden een grote impact hebben op de medewerkers.

De Employee Journey helpt gebieden te signaleren die verbeterd moeten worden en maakt iedereen bewust van de beleving van medewerkers binnen hun organisatie. Wanneer de contactmomenten duidelijk zijn kunnen interventies geïmplementeerd worden om de beleving en bevlogenheid van medewerkers te verhogen.

Het doel van de Employee Journey is om bevlogen, tevreden, productieve en gelukkige medewerkers te creëren. Zij vormen de ambassadeurs van de organisatie en voegen zowel direct als indirect veel waarde toe. De Employee Journey faciliteert een cultuurverandering naar een enthousiaste, bevlogen en productieve organisatiecultuur, omdat het mensen bewust maakt van krachten en valkuilen. Daarbij kan het in kaart brengen van de Employee Journey antwoord geven op de vragen waarom er een hoog verzuim is, waarom er een hoog verloop is onder talent of waar de frustraties van de medewerkers liggen. Door medewerkers bevlogen en gelukkig te maken zullen zij sneller bij de organisatie blijven, meer omzet opleveren en minder vaak ziek zijn.

De Employee Journey in kaart brengen

 

Voor elke organisatie is de invulling van de Employee Journey anders. Er kan een op maat gemaakte Employee Journey Map ontwikkeld worden waarin de belangrijkste contactmomenten weergeven worden. Primordiaal daarin is te gaan kijken naar de drie fases van een medewerker binnen de organisatie: instroom, doorstroom en uitstroom.


 

INSTROOM

 

Branding

De reis van de Employee Journey begint al voordat de medewerker bij de organisatie solliciteert. Wat is de eerste indruk van de medewerker wanneer hij kijkt op de website of naar de sociale media? Hoe vertellen medewerkers over hun organisatie wanneer ze bij vrienden of familie zijn? De eerste indruk die een potentiële medewerker van de organisatie krijgt is belangrijk en kan ervoor zorgen dat ze bij de organisatie willen horen! Denk daarom na over de beleving op de website, de vorm van solliciteren en de aanwezigheid op social media. Hoe wil jij dat je organisatie zich naar buiten presenteert en zijn deze in overeenkomst met je kernwaarden?

 

Sollicitatieprocedure

Het eerste contactmoment kan het telefoongesprek of de mail zijn waarin de sollicitant wordt uitgenodigd. Op welke manier kan je de visie en cultuur hier overdragen? Denk ook na over hoe je een afwijzing van een sollicitant inkleedt. Het liefste wil je dat ook deze sollicitant met een goed gevoel kijkt naar jouw organisatie. Vervolgens zijn er verschillende contactmomenten waar je als organisatie impact kan hebben op de potentiële medewerker. Hoe heet je de sollicitant welkom en hoe worden de gesprekken gevoerd? Maak een beleving van de sollicitatie en maak op zowel de nieuwe medewerker als de afgevallen sollicitanten een positieve indruk. Kleine attente gebaren kunnen al een enorm verschil maken!

 

DOORSTROOM

 

Eerste jaar als medewerker


Tijdens het eerste jaar als medewerker zijn er veel verschillende mogelijkheden om impact te maken als organisatie. Het inwerkprogramma en de begeleiding zijn uitermate geschikte momenten om in contact te blijven met de medewerker en hem/haar in zijn/haar kracht te zetten en te ondersteunen bij het onder de knie te krijgen van de werktaken. Verder is het de periode voor de nieuwe medewerker om de organisatiecultuur te leren kennen. Hoe wordt de nieuwe medewerker aangesproken? Is er sprake van een hiërarchie? Hoe krijgt de nieuwe medewerker feedback op zijn werk? Dit zijn mooie momenten om waardevolle relaties te creëren en waardering en constructieve feedback te uiten.

 

Medewerker zijn en blijven


Na de inwerkperiode is het cruciaal om aandacht te blijven geven aan de medewerker. Creëer contactmomenten met je medewerkers om hun voortgang te evalueren. Ga vaker in gesprek dan het jaarlijkse functioneringsgesprek. Geef aandacht aan hun krachten en hun behoeftes om zich te ontwikkelen. Bekijk welke impactvolle contactmomenten bestaan binnen belangrijke thema’s als verzuim en vitaliteit. Hoe wordt er omgegaan met successen of tegenslagen? Hoe wordt er waardering en feedback gegeven aan de medewerkers? Uit onderzoek blijkt dat de betrokkenheid van leidinggevende uitermate belangrijk is in de bevlogenheid en het geluk van de medewerker.

 

UITSTROOM

 

Verlaten van de organisatie


Op een gegeven moment kan om welke reden dan ook een medewerker de organisatie verlaten. Onafhankelijk van de reden wil je het liefste dat medewerkers weggaan met een positief gevoel over de organisatie. Gedrag van leidinggevenden en collega’s zijn hierin belangrijk. Hoe wordt er afscheid genomen van medewerkers die met pensioen gaan? Hoe wordt er afscheid genomen van medewerkers met een tijdelijk contract? Hoe ziet het exitgesprek eruit? Maak er een positief afscheid van en spreek je waardering uit. Zorg dat je medewerkers als ambassadeur de organisatie verlaten.

 

Het streven naar een optimale beleving van de medewerker vergt een cultuurverandering. Deze mindset moet ingebed worden in de cultuur van de gehele organisatie. De Employee Journey is hier een uitermate geschikt hulpmiddel voor.

 

De IIP Benelux zelftest

Binnen deze fases kunnen de impactvolle momenten tussen organisatie, leidinggevende en medewerker in kaart worden gebracht. Dit kan met behulp van projectgroepen of interviews. Wanneer dit in kaart is gebracht worden de contactmomenten beoordeeld op hun impact op de medewerker en wordt besloten welke contactmomenten belangrijk zijn om te veranderen/optimaliseren of indien nodig met behulp van meer vragenlijsten of interviews geanalyseerd moeten worden.

 

Om u te helpen heeft Investors in People Benelux een checklist ontwikkeld die bedoeld is als bewustwordingsinstrument over hoe de Employee Journey in uw eigen organisatie eruitziet en of u voldoende aandacht besteedt aan alle items.

 

De vragenlijst kan het best worden gebruikt als discussiestuk binnen een team. Stel daarvoor een breed team samen en laat ieder teamlid de checklist invullen. Loop daarna de punten door in een discussiebijeenkomst en inventariseer de aandachtspunten. Uiteraard kan u ook de Specialisten van IIP Benelux inschakelen om deze discussie te leiden en hiervan een verslag op te stellen. Alle info vindt u terug op www.iipbenelux.eu (rubriek gratis checklists en testen).

 

 

Bron: artikel Nolost Group B.V. en IIP Standaard. Met dank aan Wil Swinkels

Op de hoogte blijven van onze opleidingen?

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Recente blogs