Vijf verborgen productiviteitsdoders die organisaties moeten vrezen

april 2019

Teamwork

Het verhogen van de productiviteit is in tijden van hevige concurrentie en een drang naar meer efficiëntie van cruciaal belang voor onze hedendaagse organisaties. Er zijn veel manieren om dit te bereiken.

Eén groep wordt in deze vaak genegeerd: het aanpakken van de stille productiviteitsdoders die prestaties van medewerkers laten ontsporen.

Wat zijn ze en waarom zijn ze zo moeilijk te herkennen? Wij vertellen u wat u moet weten, zodat u deze problemen kan aanpakken

1. Obstakels bereiken niet diegenen die ze kunnen wegwerken

Obstakels zijn een onvermijdelijk onderdeel van elke baan. Ze komen in alle soorten en maten, van interpersoonlijke problemen tot budgettaire beperkingen. Een cruciale rol voor leidinggevenden is om deze obstakels weg te nemen, zodat werknemers de weg vrij hebben om hoge prestaties te leveren.

Maar ze kunnen dit alleen doen als ze weten dat deze obstakels bestaan. Pas als werknemers ze onder hun aandacht brengen, zijn ze in staat zijn om actie te ondernemen. Helaas, obstakels vaak niet bereiken hun oren. Waarom is dit?

Veel werknemers willen niet worden gezien als de “probleembezorger” of als diegene die komt klagen over het gedrag van een ander. Sommige medewerkers denken dat ze alle problemen ook meteen zelf volledig moeten gaan oplossen of zien het als een persoonlijk falen als ze iemand anders nodig om het aan te pakken.

Dit verhoogt het risico dat werknemers daardoor rond de problemen heen gaan fietsen met gevolgen voor de productiviteit en met een invloed op het moreel en het welzijn van de werknemer. Als het probleem een issue is tussen personen, blijft de wrijving aanwezig en zal ze op een gegeven moment onvermijdelijk ontploffen met alle gevolgen vandien.

 

2. Alledaagse taken en processen ontsnappen aan continue verbetering

Veel organisaties houden debriefings en doen aan nacalculatie en evaluatie wanneer het gaat over grote(re) projecten om zo een cultuur van continue verbetering te implementeren. Bedoeling is om operationele fouten te identificeren en snel op te lossen enerzijds en om nieuwe manieren van werken te vinden die leiden tot betere resultaten anderzijds.

Hoewel dit natuurlijk aanvoelt na zo’n grotere projecten, hebben leidinggevenden minder zin om een debriefingproces op te nemen voor business-as-usual activiteiten, inzonder deze die deel uitmaken van de dagelijkse verantwoordelijkheden van een individu of team, omdat het te veel kan gaan aanvoelen als negatieve feedback.

Managers zijn ook minder geneigd om te debriefen over alledaagse processen en interacties, omdat ze niet willen dat mensen dit als tijdverlies gaan zien. Nochtans – aangezien net de dagelijkse taken de meerderheid van de waarde vormen die wij op het werk toegevoegen - is het belangrijk dat deze processen op de juiste manier worden becommentarieerd om ook hier te werken naar excellentie in de uitvoering ervan.

3. Mensen stoppen met het geven van meningen wanneer ze zich afgewezen voelen

Veel ideeën zijn goed, maar er zijn redenen waarom ze niet kunnen worden geïmplementeerd. Het budget kan het niet toelaten, het kan niet passen binnen de strategie, het kan niet het juiste moment zijn. In veel gevallen krijgt de aanbrenger van het idee onvoldoende informatie over de redenen van afwijzing.

Wanneer dit ééenmaal gebeurt, hebben mensen de neiging dit zonder probleem te aanvaarden en zijn ze nog steeds enthousiast over het aanbieden van adviezen en ideeën in de toekomst. Wanneer ze hier echter – al dan niet terecht – een patroon beginnen in zien, gaan ze gewoon stoppen met het uiten van hun mening, ook omdat ze niet willen dat anderen denken dat ze steeds met slechte ideeën aankomen.

Dit kan gebeuren op vele niveaus in de hele organisatie, van het macroniveau tot helemaal naar het teamniveau (waar een of twee stemmen de rest overweldigen en de stillere collega’s verdrinken) en het individuele niveau (manager/werknemer).

Dit brengt leidinggevenden in een dilemma: ze kunnen niet zomaar alle ideeën uitvoeren om de rust te bewaren en iedereen tevreden te stellen. En toch is het aan de andere kant belangrijk dat mensen ideeën openlijk blijven aanbrengen in functie van innovatie en vernieuwing. Het is daarom van groot belang dat leidinggevenden op alle niveaus duidelijke feedback geven over waarom bepaalde werknemersideeën niet worden uitgevoerd.

 

4. Het rendement van erkenning en waardering neemt af in de tijd

Initiatieven op vlak van erkenning en waardering hebben het risico al snel als normaal te worden gezien. Goedbedoelde initiatieven van leidinggevenden worden door medewerkers zo niet gezien of soms zelf verkeerdelijk geïnterpreteerd. Beide partijen geven een andere invulling aan het begrip “erkenning” of worden door andere zaken gemotiveerd. Waardering is een heel subjectief gegeven en verzandt al snel in allerlei percepties die soms eerder demotiverend dan motiverend gaan werken.

Met andere woorden, positieve effecten van ingevoerde elementen naar erkenning en waardering verminderen in de tijd. Initiatieven oorspronkelijk ingevoerd als voordelen of extraatjes verzanden in routine en worden als vanzelfsprekend ervaren. Daarom moeten organisaties op de domeinen van medewerkerswelzijn en -voordelen ook steeds op zoek gaan naar innovatie en nagaan wat de effecten van erkenning en waardering zijn op vlak van productiviteit enerzijds en medewerkerstevredenheid anderzijds.

Organisaties besteden vandaag tijd en geld op vlak van welzijn en erkenning en waardering, maar de positieve effecten zijn minimaal. Daarom is het belangrijk om regelmatig na te gaan waarin de organisatie investeert en wat de gevolgen ervan zijn. Check regelmatig hoe medewerkers zich voelen en stuur bij waar en wanneer nodig.

5. Mentale overbelasting puhst ons naar sub-optimale processen

Meer dan ooit tevoren worden digitale middelen gebruikt op de werkplek. Veel werknemers (vooral onze oudere en onze minder geschoolde beroepsbevolking) voelen zich overweldigd, wat leidt tot een gebrek aan mentale energie, focus en geduld.

Organisaties moeten zich dus richten op de e-veerkracht van medewerkers als een belangrijke competentie en hier op vlak van leren, ontwikkelen en kennisoverdracht in investeren.

Eerlijke en effectieve feedback op alle niveaus is een kernelement voor de productiviteit op de werkplek. Zorg daarom voor een echte feedbackcultuur in de organisatie om de prestaties te verbeteren. Spreek open met medewerkers over erkenning en waardering, opleidingsnoden, participatie en ideeënaanbreng. Iedereen zal er beter van worden.


Pascal Engels

Managing Director

Investors in People Benelux

 

Op de hoogte blijven van onze opleidingen?

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Recente blogs

10/04/2019 - De Paepe Dirk - Canoot Patrick

De nieuwe FMEA voor Automotive is er!

Het bleek reeds vele jaren een pijnpunt te zijn in de automobielsector: Risicoanalyse in product- en procesdesign stuitte op de verschillende interpretatie volgens AIAG voor de Noord-Amerikaanse OEM’s (Original Equipment Manufacturer) en VDA voor de Duitse OEM’s. Vooral met de verschillende manieren om scores aan de risico’s toe te kennen werd nogal eens geworsteld.

09/04/2019 - De Witte Franky

Nieuwe lijst van geharmoniseerde normen in het kader van de machinerichtlijn 2006/42/EG.

Op 19 maart publiceerde het ‘Official Journal of the European Union’ het uitvoerings-besluit van 18 maart 2019 ((EU) 2019/436) van de Europese Commissie. Dit uitvoeringsbesluit is ter ondersteuning van machinerichtlijn 2006/42/EG van het Europees Parlement en de Europese Raad. Hierin zit ook een nieuwe lijst van geharmoniseerde normen onder de machinerichtlijn 2006/42/EG.

05/04/2019 - Engels Pascal

Vijf verborgen productiviteitsdoders die organisaties moeten vrezen

Het verhogen van de productiviteit is in tijden van hevige concurrentie en een drang naar meer efficiëntie van cruciaal belang voor onze hedendaagse organisaties. Er zijn veel manieren om dit te bereiken. Eén groep wordt in deze vaak genegeerd: het aanpakken van de stille productiviteitsdoders die prestaties van medewerkers laten ontsporen. Wat zijn ze en waarom zijn ze zo moeilijk te herkennen? Wij vertellen u wat u moet weten, zodat u deze problemen kan aanpakken