Hoe optimaliseer je business processen? Twee cursisten vertellen

februari 2019

Hoe optimaliseer je business processen? Twee cursisten vertellen

Processen analyseren en verbeteren is een slimme manier om je organisatie te laten groeien. De kneepjes van het vak leer je tijdens de 16-daagse CBPM-opleiding van Amelior. Yves Van Liefferinge (Volvo Group) en Sarah Hindryckx (Vandemoortele), twee kersverse Certified Business Process Managers, vertellen je hoe ze de cursus hebben ervaren en op welke manier het hun werk heeft veranderd.

Waarom wilden jullie de opleiding CBPM volgen?

Yves Van Liefferinge: “Van nature uit bekijk ik de dingen graag op een gestructureerde manier. Als je processen in kaart brengt, dan zie je veel makkelijker de pijnpunten. Bij Volvo Group IT hebben we een deel van onze activiteiten aan een Indische firma uitbesteed. Als Service Delivery Leader volg ik die samenwerking op en monitor ik de performantie van een aantal processen. Ik heb me voor de opleiding ingeschreven omdat ik graag meer tools en technieken wou leren kennen om procesanalyses uit te voeren. De opleiding heeft mij alleszins veel inspiratie gegeven.”

Sarah Hindryckx: “Tijdens mijn ingenieursstudies heb ik een aantal vakken over processen en procestechnieken gevolgd. Toen al vond ik dat razend interessant. Vandaag ben ik aan de slag bij Vandemoortele, waar ik onder andere business process owner ben voor het proces om nieuwe producten te ontwikkelen. Ik wou de opleiding volgen omdat ik meer inzicht wou krijgen in het verloop van businessprocessen. Hoe kun je door je processen in kaart te brengen het geheel verbeteren? Ik had de indruk dat ik nog wat bagage miste.”

Zijn de verwachtingen ingelost?

Sarah: “Zeker wel. Het programma was erg gevarieerd en je kon altijd vragen om op een thema dieper in te gaan. We kregen ook meteen de opdracht om een case uit onze dagelijkse praktijk te kiezen, en de theorie daarop toe te passen.”

Yves: “Gezond verstand heeft zijn beperkingen. Dat heeft de opleiding duidelijk bewezen. Ik heb kennis gemaakt met nieuwe tools en technieken en heb inzichten verworven waar ik spontaan niet op uit was gekomen.”

Welke onderdelen uit de opleiding gebruiken jullie nu in jullie werk?

Sarah: “De technieken om processen te modelleren, pas ik nu geregeld toe, vooral de Business Process Model and Notation. Ik gebruik ze om gedachten te structureren en inzicht te krijgen in de gang van zaken. Hoe meer ik het doe, hoe beter ik erin word.”

Yves: “Ik ben bij Volvo zeker niet dagelijks met procesverbeteringen bezig. Toch merk ik dat veel van wat in de cursus aan bod is gekomen, onrechtstreeks in mijn werk van pas komt. Ik denk bijvoorbeeld aan de lessen over change management. Ik ben me er nu meer van bewust dat verandering niet vanzelf gaat en ik mensen moet helpen om anders te denken en te werken. Hier en daar heb ik mijn collega’s ook wat tips uit de opleiding kunnen geven, bijvoorbeeld over het gebruik van schildpaddiagrammen bij het beschrijven van processen.”

Vertel eens meer over de case die jullie uitgewerkt hebben.

Yves: “Initieel wou ik het heel beschrijvend houden en inzoomen op de activiteiten waar ik bij Volvo Group bij betrokken ben. Maar toen de lessen al een tijdje bezig waren, deed zich op het werk een situatie voor die verdere analyse vroeg. De performantie van onze providers was er plots sterk op achteruit gegaan. Technische problemen zorgden geregeld voor downtime. Het bleek de ideale case om een analyse en een verbetertraject rond op te zetten. Door die processen in kaart te brengen, heb ik exact kunnen aanstippen waar het fout liep en stap voor stap kunnen bijsturen. Op voorhand dacht ik dat ik het proces door en door kende, maar door deze oefening heb ik heel wat verborgen stappen aan het licht kunnen brengen. Het heeft me een beter inzicht gegeven in de dingen waar ik dagelijks mee bezig ben.”

Sarah: “Ik heb veel tijd gestoken in het precies aflijnen van mijn project. Uiteindelijk heb ik ervoor gekozen om rond het creatieproces van de producten te werken. Op welke manier kunnen we dat proces verbeteren? Daarvoor heb ik eerst een aantal brown paper sessions gehouden. Ik heb verschillende leden uit de teams samengebracht om over onze manier van werken te praten. Algauw bleek dat iedereen zijn eigen methode hanteerde. Er kwamen ook verschillende stappen aan het licht die niet efficiënt waren. Op basis van die bevindingen heb ik voorstellen gedaan om het anders aan te pakken. Sommige daarvan zijn al geïmplementeerd, voor andere is er een business case gemaakt.”

Tijdens de laatste les hebben jullie een spel gespeeld, waarbij jullie moesten proberen om de technieken uit de les zo goed mogelijk toe te passen. Hoe verliep dat?

Yves: “We werkten zogezegd in een herstellingsbedrijf maar slaagden er niet in om onze klanten tijdig en op een goeie manier te bedienen. Alle deelnemers kregen een rol en moesten proberen te analyseren wat er fout liep. Aan het einde van de dag hadden we de hele firma gereorganiseerd. Maar belangrijker nog was het stappenplan dat we hadden opgesteld en waarmee we in onze eigen organisatie aan de slag kunnen. Het leuke aan het spel was dat het herkenbaar was en heel snel inzichten opleverde.”

Kijken jullie nu op een andere manier naar jullie werk?

Yves: “Ik ben altijd al kritisch geweest, maar nu kan ik mijn commentaren ook beter funderen. Ik kan uitleggen waarom iets fout is en waarom we het beter op een andere manier aanpakken. Vroeger steunde ik op mijn buikgevoel, nu haal ik er feiten bij.”

Sarah: “Dat klopt. De opleiding heeft me het vertrouwen gegeven om door te zetten. Ik heb nu een structuur die me in staat stelt om zaken hard te maken. Misschien raar om te zeggen, maar ik heb de indruk dat ik nu professioneler werk.”

Zou je de opleiding aan anderen aanraden?

Sarah: “Zeker. Al moet je je er wel van bewust zijn dat het een zeer intensieve opleiding is, zeker in combinatie met een voltijdse job. Je bent er een jaar lang mee bezig, legt twee examens af en er wordt verwacht dat je tussendoor ook nog aan je praktijkcase werkt. Achteraf gezien kan ik alleen maar zeggen dat het allemaal meer dan de moeite waard is geweest. Ik sta nu een stuk sterker in mijn job.”

De opleiding Business Process Manager start opnieuw op 7 mei. Voor mee info kan je bellen naar 056 241603 of stuur een mailtje naar Laura Vanneste.

Op de hoogte blijven van onze opleidingen?

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Recente blogs

10/04/2019 - De Paepe Dirk - Canoot Patrick

De nieuwe FMEA voor Automotive is er!

Het bleek reeds vele jaren een pijnpunt te zijn in de automobielsector: Risicoanalyse in product- en procesdesign stuitte op de verschillende interpretatie volgens AIAG voor de Noord-Amerikaanse OEM’s (Original Equipment Manufacturer) en VDA voor de Duitse OEM’s. Vooral met de verschillende manieren om scores aan de risico’s toe te kennen werd nogal eens geworsteld.

09/04/2019 - De Witte Franky

Nieuwe lijst van geharmoniseerde normen in het kader van de machinerichtlijn 2006/42/EG.

Op 19 maart publiceerde het ‘Official Journal of the European Union’ het uitvoerings-besluit van 18 maart 2019 ((EU) 2019/436) van de Europese Commissie. Dit uitvoeringsbesluit is ter ondersteuning van machinerichtlijn 2006/42/EG van het Europees Parlement en de Europese Raad. Hierin zit ook een nieuwe lijst van geharmoniseerde normen onder de machinerichtlijn 2006/42/EG.

05/04/2019 - Engels Pascal

Vijf verborgen productiviteitsdoders die organisaties moeten vrezen

Het verhogen van de productiviteit is in tijden van hevige concurrentie en een drang naar meer efficiëntie van cruciaal belang voor onze hedendaagse organisaties. Er zijn veel manieren om dit te bereiken. Eén groep wordt in deze vaak genegeerd: het aanpakken van de stille productiviteitsdoders die prestaties van medewerkers laten ontsporen. Wat zijn ze en waarom zijn ze zo moeilijk te herkennen? Wij vertellen u wat u moet weten, zodat u deze problemen kan aanpakken