P3O ondersteunt strategische beslissingen

juni 2012

De realisatie van strategische doelen in een organisatie (of een onderdeel ervan) vindt plaats via een gepaste combinatie van “wat bestaat” (run the business – Business as Usual) en van vernieuwing en verandering (change the business). P30 kan daarbij helpen.

Vernieuwing en verandering vereist programma's en projecten. Beide aspecten “run the business” en “change the business” staan echter niet los van elkaar en de transitie van het ene naar het andere dient gemanaged te worden.
De beslissingen nodig voor het aligneren van beide aspecten dienen op het gepast niveau binnen de organisatie te gebeuren en worden best ondersteund.
Tevens zal voor de uitvoering van de genomen beslissingen een bijkomende dimensie van afstemming en coördinatie nodig zijn.

Wat is P3O?

P3O staat voor een goede praktijk ter ondersteuning van enerzijds beslissingsprocessen en anderzijds de realisatie van veranderingen in een organisatie. De ondersteuning kan diverse vormen aannemen

  1. via een permanent “office”
  2. via een met elkaar verbonden set van “offices” (Portfolio-Programma-Project)

CONCEPT P3O

Er is niet één enkele oplossing maar wel een set van mogelijke oplossingen.

  • Portfolio Office:
    • Is permanent
    • Biedt ondersteuning ter voorbereiding van beslissingen bij het beantwoorden van de vraag “doen we de JUISTE dingen?” en dus ter bepaling van een gepaste mix (portfolio) van “run the business” en “change the business”. 
    • Coördineert de uitvoering van de portfolio, rapporteert op hoog niveau over verloop van de uitvoering en de optimalisatie van baten, zorgt voor afstemming tussen prioriteiten en middelen en adviseert in geval van conflicterende belangen. 
    • Monitoring van veranderingen in de omgeving en van risico's op hoogste niveau
  • Programma Office:
    • Is tijdelijk
    • Biedt ondersteuning aan de uitvoering van een specifiek programma
  • Project Office:
    • Is tijdelijk 
    • Biedt ondersteuning aan de uitvoering van een specifiek project
  • Center of Excellence:
    • Is permanent 
    • Biedt ondersteuning bij het uitwerken van standaarden, consistente methodes en processen voor uitvoering van projecten en programma's. 
    • Is een kenniscentrum voor portfolio-, programma- en projectmanagement en coördineert het organisationeel leren (groeien in maturiteit) 
    • Verzorgt competentie-ontwikkeling 
    • Waakt over consistentie

 

Functies en diensten in P3O

Waarom P3O?

P3O moet waarde toevoegen, anders is het zinloos en dient het niet opgezet te worden. Het potentieel aan toegevoegde waarde van P3O zit in:

  • Zorgen dat de GOEDE programma's en projecten gerealiseerd worden
  • Zorgen dat de weerhouden programma's en projecten GOED, coherent en afgestemd gerealiseerd worden

Toegevoegde waarde P3O

Het bewustzijn over het nut van een P3O aanpak groeit geleidelijk aan. Nadenken over volgende vragen kan hierbij nuttig zijn:

  1. Welke problemen probeert de organisatie op te lossen?
  2. Hoe kan P3O hierbij helpen?
  3. Wat bestaat er nu in dat verband?
  4. Wat is de visie mbt P3O?
  5. Hoe zien we de geleidelijke invoering van P3O? (ondersteund door Blueprint)
  6. Wat is de Business Case voor P3O? Welke baten – welke investering is nodig? Wat zijn mogelijke risico's / beperkingen?

Maturiteit en evolutie in P3O

Het opzetten van een zinvol P3O vraagt tijd.
Enerzijds is er de maturiteit van de organisatie zelf in portfolio-, programma- en projectmanagement (zie P3M3). Anderzijds dient de aanpak in P3O niet enkel met die maturiteit rekening te houden maar kan een bijkomend intrument zijn om de groei in maturiteit mee te ondersteunen.
Een tijdshorizon van 2 jaar of meer is niet ongebruikelijk om van een fase van “bewustzijn” (maturiteit 1) te komen tot een fase van “gedefinieerd” (maturiteit 3).
In een eerste stap levert P3O voornamelijk administratieve ondersteuning met beperktere toegevoegde waarde. Naarmate inzicht en maturiteit toenemen evolueert P3O naar een kennispunt met een waaier aan diensten, met toegevoegde waarde voor het nemen en doorvoeren van strategische beslissingen

Op de hoogte blijven van onze opleidingen?

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Recente blogs

12/11/2019 - Amelior

Financial Management Expert Program - een cursist vertelt

Stephan Stremeersch is postdoctoraal onderzoeker aan de Universiteit van Gent. In zijn huidige functie is hij vooral bezig met research in de farmaceutische sector, maar er zijn grote plannen. Stephan is betrokken bij een spin-off van een van de huidige projecten bij de UGent. Hij is een kei in zijn vakgebied maar de economische achtergrond mocht wat steviger zijn, vond hijzelf: “Ik zocht specifiek een opleiding die me een sterke kennis in financieel management zou geven. Een hands-on ervaring waarmee ik onmiddellijk aan de slag kon. Online kwam ik bij Amelior uit. Toen ook nog een collega Amelior aanbeval, wist ik wel dat het goed zat.”

26/09/2019 - Libbrecht Jan

Statistische software kiezen: JMP of Minitab?

Wie af en toe beroep doet op statistiek om inzicht te verwerven in data, zal al vastgesteld hebben dat Excel geen statistisch pakket is. Niet alleen is de standaard beschikbare “Analysis ToolPak” invoegtoepassing in Excel door weinigen gekend, maar vooral op het vlak van visualisatie, interpretatie en diepgang qua statistiek blijft de Excel gebruiker op zijn honger. Op de markt van statistische software is er een ruim aanbod aan degelijke pakketten. Twee daarvan zijn prominent aanwezig in de bedrijfswereld: Minitab en JMP.

17/09/2019 - Anckaert Pascal

Nieuw kwaliteits-en registratiemodel opent de deur naar 28 steunmaatregelen van de Vlaamse Overheid

Wie beroep wil doen op subsidies of steunmaatregelen vanuit het Departement Werk en Sociale Economie van de Vlaamse Overheid (WSE), Syntra Vlaanderen of VDAB, moet vanaf september 2019 werk maken van het voldoen aan het nieuwe kwaliteits- en registratiemodel dat vanaf dan in voege treedt.