Real Software : Meer dan een invalsbeurt

juni 2007

Interim management kan meer zijn dan het tijdelijk opvullen van een lacune. Als ‘preventieadviseur ad interim' bij Real Software stelde consultant Franky De Witte van Amelior onder meer risicoanalyses, werkdocumenten en veiligheidsprocedures op punt.

Veiligheid weegt in een dienstverlenend IT-bedrijf uiteraard niet zo zwaar als in pakweg de bouwsector of de petrochemie. Maar ook in een kantooromgeving zijn er risico's. Bijvoorbeeld op het vlak van brand, wat evacuatieplannen belangrijk maakt. En er is het val- en struikelgevaar. "Maar het belangrijkste risico ligt in het feit dat al onze medewerkers ‘beeldschermmedewerkers' zijn," aldus Bart De Neve, HR Manager. "Meer dan vier à vijf uur per dag naar beeldschermen kijken betekent dat er veel aandacht gaat naar de ogen, naar ergonomie."
Door zijn omvang is het bedrijf overigens verplicht een preventieadviseur te hebben en ook een Comité Preventie en Bescherming.
"Enerzijds zou de vorige preventieadviseur met brugpensioen gaan, anderzijds moest de nieuwe preventieadviseur - die we intern hebben gerekruteerd - nog de langlopende opleiding Veiligheid niveau II volgen en moest er kennisoverdracht zijn. We hebben dan ook de hulp van Amelior ingeroepen om die tussenperiode te overbruggen."

Starten met nul-audit

Volgens Bart De Neve is het moeilijkste voor een interimmanager het vertrouwd geraken met de nieuwe omgeving. Hij moet het bedrijf leren kennen, de werking van het Comité Preventie en Bescherming doorgronden, de inventaris maken van wat er allemaal bestaat. "Dat is een heel intensieve periode, daar kan het makkelijk verkeerd lopen. Nu, in dit geval gebeurde dat duidelijk niet."
In eerste instantie bracht Amelior-veiligheidsspecialist Franky De Witte via een nul-audit de situatie bij Real Software in kaart: wat waren de wettelijke verplichtingen, welke documenten betonden er, wat waren verbeterpunten… Bart De Neve: "En hij heeft lacunes opgevuld, zoals het opstellen van een jaaractieplan. Allerhande veiligheidsprocedures, die we eigenlijk informeel volgden, heeft hij voor ons uitgeschreven. Ook het finaliseren van het evacuatieplan, dat bij de brandweer moet worden geregistreerd, heeft Franky voor zijn rekening genomen."
Al die zaken werden gerealiseerd aan de hand van een wekelijks stappenplan. Een belangrijke hulp bij de realisatie waren de templates die Real Software ter beschikking kreeg en alleen nog aan de bedrijfsspecifieke situatie moesten worden aangepast. "Bijvoorbeeld de beschrijving van de functie van preventieadviseur. Daar was niet veel meer werk aan dan afprinten en ons logo aanbrengen."
Franky De Witte: "De behoefte aan een nauwkeuriger definiëring van de functie van preventieadviseur was een van de verbeterpunten die uit de nul-audit naar voor zijn gekomen.Vanuit die functieomschrijving en vanuit de nulaudit zijn we, op vraag van het Comité Preventie en Bescherming, begonnen met het opstellen van procedures rond moederschapsbescherming en rond pesten op het werk, waarbij vertrouwenspersonen werden aangeduid. Andere belangrijke actiepunten waren het opstellen van een gedocumenteerde procedure voor risicoanalyse (zie kader Een voorbeeld), ongevallenonderzoek en incidentenonderzoek. Ook hebben we een onthaalbrochure conform de veiligheidswetgeving opgesteld."

Meer realisme in vergaderingen

Bart De Neve: "Ik had me voor de komst van Franky De Witte wel afgevraagd of hij, vanuit zijn ervaring in productieomgevingen, geen te zwaar veiligheidssysteem zou willen invoeren. Die vrees is onterecht gebleken. Hij heeft onze verschillende vestigingen bezocht, wist zeer snel wat onze reële behoeften waren en heeft heel goed uitgefilterd wat wel moest en wat overbodig was."
Een belangrijke verdienste van de interimmanager noemt Bart De Neve het feit dat hij de werking van het Comité van Veiligheid en Preventie heeft helpen optimaliseren. "Daar kwamen vroeger zaken aan de orde die in feite niets met veiligheid hadden te maken, maar vooral met het gebouw, met facility management. Zoals een defecte koffiemachine, om maar een extreem voorbeeld te geven. Hij coachte de directie door in voorbereidende vergaderingen te duiden op welke agendapunten er wel of niet moest worden ingegaan. Zo gaf hij de tip dat alle arbeidsongevallen op het comité moesten worden besproken."

Meer en meer interimmanagement

In een eerste fase begeleidde Franky De Witte Real Software gedurende twee dagen per maand. Nu de nieuwe preventieadviseur aan de slag is, beperkt zich dat tot één dag coaching per maand. "Die coaching en die kennisoverdracht is heel belangrijk," vindt Bart De Neve. "De opleiding Veiligheid niveau II, hoe degelijk en uitgebreid ook, blijft immers toch vrij theoretisch. Het is maar hier op de werkvloer dat je die theorie kunt leren vertalen naar praktische toepassingen."
Bedrijven doen voor sleutelfuncties steeds meer beroep op interimmanagers om ofwel een functie tijdelijk in te vullen of om een in looptijd beperkt project tot een goed einde te brengen. "De belangrijkste kwaliteit van een interimmanager is de kennis en ervaring die hij meebrengt. Die bepalen immers de waarde van de adviezen die hij geeft: een schoolverlater kan nooit interimmanager zijn. Ook de inzetbaarheid is belangrijk. Hoe snel kan hij de taak opnemen en hoe snel zal hij onze systemen kennen en echt renderen. Een derde factor is natuurlijk de prijs. Interimmanagement is per definitie niet goedkoop, maar een man als Franky De Witte heeft toch heel wat waarde toegevoegd."

Real Software
Real Software is een Belgisch beursgenoteerd ICT-bedrijf dat actief is in het uitvoeren van ICT-projecten bij klanten, binnen verschillende technologische en functionele domeinen. Een tweede luik is het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van eigen software-toepassingen. Dat kan gaan van pakketten voor de automatisering van een textielfabriek over financiële software tot ERP-pakketten. Er zijn 450 werknemers in België. Voor heel Europa (ook vestigingen in Nederland, Frankrijk en Luxemburg) zijn dat er een duizendtal.

Kantoorveiligheid
"Het veiligheidsaspect in een kantooromgeving mag niet worden onderschat," stelt Franky De Witte. "Denk maar aan het toegenomen belang van R.S.I. (Repetitive Strain Injury) onder kantoormedewerkers.We hebben onder meer tijdens ons werk voor Real Software ontdekt dat er op dat vlak nog heel wat noden waren. In zoverre zelfs dat we bij Amelior een ééndaagse opleiding ‘Kantoorveiligheid' hebben opgezet. Daarin komen zaken aan bod als het identificeren en evalueren van alle mogelijke risico's en gevaren op kantoor, het leren nemen van de gepaste maatregelen om deze risico's en gevaren te counteren, werkplekinrichting, arbeidsveilig gedrag bij kantoormedewerkers leren stimuleren, het behouden en onderhouden van een veilige kantooromgeving, …"
(Info over deze opleiding bij Lindsey Ledoux op het nummer 056 23 20 61 of via ll@amelior.be)


Een voorbeeld
Uit de procedure risicoanalyse:
… In een eerste fase moet de preventieadviseur een overzicht maken van alle activiteiten die er door de firma kan uitgevoerd worden. Deze opsomming van activiteiten vormt het vertrekpunt van de risicoanalyse.
5.3. Identificatie van de veiligheids- en gezondheidsrisico's eigen aan de activiteiten.
Elke activiteit wordt afzonderlijk geanalyseerd op veiligheids- en gezondheidsrisico's door de preventieadviseur. Het is van belang dat diegene die de risicoanalyse uitvoert de diverse handelingen die voortvloeien uit de activiteit observeren naar gebruikte middelen en zichtbare of zich in de tijd gemanifesteerde potentiële veiligheids- en gezondheidsrisico's. Hierbij wordt gekeken naar risico's ten opzichte van veiligheid, gezondheid, hygiëne en milieu. Door in deze analysefase rekening te houden met de globale handelingen kan men in een later stadium gemakkelijker overgaan naar een meer specifieke taakontleding. Het resultaat van deze identificatie mondt uit in een overzichtslijst van handelingen of m.a.w. deelactiviteiten. Is de activiteit tegelijkertijd een deelactiviteit dan wordt de benaming van deze activiteit ook nog in de eerste kolom ‘deelactiviteit' weerhouden.

Activiteit omgeving Categorie personeel risico's Risico-evaluatie Preventie-maatregelen
        W B E R  
Als de deelactiviteit(en) gekend is (zijn) kunnen alle veiligheids- en gezondheidsrisico's, horende bij deze activiteit, worden geïdentificeerd. De geïdentificeerde veiligheids- en gezondheidsrisico's worden in de tweede kolom ingevuld. Het geheel van alle geïdentificeerde veiligheids- en gezondheidsrisico's van alle activiteiten noemt men de risico-inventarisatie.

5.4. Evaluatie
Aan elk risico wordt een risicograad toegekend. Het toekennen van deze risicograad gebeurt door middel van de methode van Kinney en Fine. Hierbij wordt het risico mathematisch benaderd als product van drie samenlopende factoren nl. :
· De ernst van het optreden van het risico nl. de ernstgraad (E)
· De waarschijnlijkheid van het optreden van het risico nl. de waarschijnlijkheidsgraad (W) en
· De mate van blootstelling aan het risico nl. de blootstellingsgraad (B).
Omgezet in een formulevorm geeft dit : R = E X W X B. De uitleg voor de diverse graden kan teruggevonden worden in het formulier ‘Legende risicograad'

 

Op de hoogte blijven van onze opleidingen?

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Recente blogs