Gebruik wat al bestaat

januari 2007

Organisaties gebruiken heel wat managementsystemen of -tools om de strategie op te volgen, verbetertrajecten en -projecten te lanceren, kosten te besparen, kwaliteitsafspraken te borgen,… Ook de milieucoördinator of -manager kan deze systemen en tools benutten, ook al hebben ze oorspronkelijk weinig te maken met het milieugebeuren.

Een eerste tool, misschien wel de eenvoudigste, is 5S. De 5S-methode komt uit Japan en is erop gericht orde en netheid te creëren. Oorspronkelijk gericht op productieomgevingen, is ze ook perfect toepasbaar op administratieve processen. Uiteraard is het creëren van orde en netheid van belang voor een veilige en milieuverantwoorde werkomgeving. De methodiek bestaat uit de volgende vijf stappen:

  • Seiri (selecteren): de bedoeling is alles op te ruimen wat overbodig en niet op zijn plaats is;
  • Seiton (structureren): alles krijgt een naam en een plaats, waardoor men zaken kan terugvinden en vlug weer wegzetten. Hier wordt gewerkt aan een systeem dat voor iedereen klaar en duidelijk is;
  • Seiso (schoonmaken): iedereen is verantwoordelijk voor het schoonmaken van de werkomgeving. Van de manager tot de schoonmaakster. Heel belangrijk is dat tijdens dit schoonmaken defecten of gebreken kunnen naar voor komen die anders nooit ontdekt worden. In productie-omgevingen gebeuren er veel arbeidsongevallen door fouten of gebreken die omwille van stof, roet of olie niet te zien waren. Permanent schoonmaken verhoogt sowieso de kwaliteit van de werkomgeving;
  • Seiketsu (standaardiseren): betekent het standaardiseren van wat bij de vorige stappen werd opgebouwd. Procedures worden opgesteld, afspraken worden gemaakt. Maar hoe goed procedures en afspraken ook zijn, een ‘vijfde' S is absoluut noodzakelijk;
  • Shitsuke (discipline): betekent eigenlijk het voortdurend hameren op de mentaliteit om dingen te doen zoals het hoort; het creëren van een werkomgeving met ‘goede' gewoonten.

Een milieuvoorbeeld

De 5S-methodiek kan evenzeer worden toegepast op zaken met een milieudoel, bijvoorbeeld het op orde stellen van de opslag van gevaarlijke producten en gassen:

  • Verwijder gevaarlijke producten/gassen die niet meer gebruikt worden of optimaliseer de stock van een gevaarlijk product/gas;
  • Geef de overblijvende gevaarlijke producten/gassen hun vaste plaats conform met de wettelijke bepalingen (afstandsregels, lege en volle fl essen apart, …) en identifi ceer deze plaatsen;
  • Reinig/inspecteer & vermijd vervuiling: stel een verantwoordelijke aan voor de opslagplaats die de orde bewaakt in de opslagplaats en deze reinigt en onderhoudt (incl. vb inkuipingen, lekbakken); maak ook duidelijke afspraken met de gebruikers van de opslagplaats (correcte (terug)plaatsing bestaande producten, correcte plaatsing nieuwe producten, melden van gemorste producten); geef opleiding aan de betrokkenen;
  • Heb discipline & Verbeter: leg alle gemaakte afspraken vast in een instructie, voer controles uit van de opslagplaats (bv. bij periodieke rondgangen van de milieucoördinator, naar aanleiding van stockopnames of bij interne audits) en ga op zoek naar verbeteringen om te voorkomen dat de toestand weer wordt zoals bij de beginsituatie. Zo wordt er voldaan aan de wettelijke bepalingen, nu en in de toekomst.

De 5S-methodiek kan ook worden toegepast op andere milieutopics zoals het afvalbeheer in de organisatie of het klassement van de milieuregistraties. Dit laatste werd trouwens recent in een paar organisaties uitgevoerd onder begeleiding van Amelior. 

Six sigma 

Amelior heeft de voorbije jaren al tal van Black Belts en Green Belts opgeleid om Six Sigma-projecten in hun organisatie door te voeren. Waar het bij Six Sigma uiteindelijk op neer komt is procesverbeteringen te realiseren en daardoor uiteraard effi ciënter werken en kosten besparen. Een traject volgens Six Sigma verloopt volgens een aantal stappen, samengevat DMAIC genoemd: 

  • Define (Defi niëren): een project wordt geselecteerd, alsmede het bijhorend proces en de projectleider; 
  • Measure (Meten): het project wordt operationeel gemaakt door een meetbare karakteristiek (CTQ - Critical To Quality) te selecteren, de eisen aan deze kwaliteitskarakteristiek te specifi ceren en de betrouwbaarheid van de meetmethode te verifi ëren; 
  • Analyse (Analyseren): het huidige gedrag van de CTQ wordt gemeten. Aan de hand hiervan kan een doelstelling geformuleerd worden voor het project. Daarnaast wordt het gedrag van de CTQ geanalyseerd om aanwijzingen te vinden voor invloedsfactoren; 
  • Improve (Verbeteren): de belangrijkste invloedsfactoren worden onderzocht en hun effecten op de CTQ gemodelleerd; 
  • Control (Borgen): het managementsysteem wordt aangepast aan de nieuwe inzichten. 

Deze methodiek sluit perfect aan bij het milieugebeuren. De processen effi ciënter maken staat trouwens op vandaag volop in de aandacht via de projecten rond eco-effi ciëntie. Hierbij wordt getracht om concurrentieel geprijsde goederen en diensten, die de menselijke behoeften bevredigen en levenskwaliteit met zich meebrengen, aan te leveren. En dit terwijl gestaag de ecologische impact en de grondstofi ntensiteit doorheen de levenscyclus verminderd wordt tot een niveau dat minstens in overeenstemming is met de draagkracht van de aarde. Kort gezegd: “Meer doen met minder”. Op vandaag zijn er heel wat bedrijven die Six Sigma toepassen op milieugerelateerde topics: reductie van afvalhoeveelheden, energieverbruik, grondstofverbruik en afvalwaterbelasting, ontwikkelen van nieuwe producten/processen met gemaximaliseerde eco-effi ciëntie. Ook in onze recente opleidingen rond six sigma werden er dergelijke projecten uitgewerkt door de deelnemers. Als er in de eigen organisatie al gestart is met Six Sigma of er wordt over nagedacht, heeft de milieucoördinator of -manager er alle belang bij om hierin betrokken te raken en samen met andere projectmedewerkers milieuverbeteringen te realiseren. 

20 keys 

20 keys wordt ook wel eens betiteld als ‘The Practical Programme of Revolution in Factories'. De methode is gebaseerd op het Toyota Production System. 

De 20 sleutels stellen de 20 zones voor (zie illustratie), waar een bedrijf moet in verbeteren om sneller, beter en goedkoper te produceren. De sleutels zijn zeer praktisch vertaald: elke sleutel is gerelateerd aan ofwel Q (beter), C (goedkoper) als D (sneller). Voor elke sleutel kan een score gegeven worden van 1 (amateur) tot 5 (best in class). Ook kan voor elke sleutel een ‘cartoonkaart' gebruikt worden om de juiste score te bepalen. Later kan overgestapt worden naar checklists. 

Vele bedrijven gebruiken deze 20 keys om verbeteringen te realiseren binnen de organisatie. Zo kunnen deze 20 keys inspiratie of een kader bieden voor het opstellen van doelstellingen op de diverse niveaus in een organisatie, zelfs tot op individueel niveau. 

Bij het bekijken van bepaalde sleutels, valt op dat er een aantal relevant voor milieu kunnen zijn: 

  • 1° Cleaning & organizing: Deze sleutel is net als 5S, op het milieugebeuren toepasbaar; 
  • 2° Rationalizing the system/management of objectives: het werken met doelstellingen geldt evenzeer voor milieudoelstellingen (zie ook verder); 
  • 3° Improvement team activities: het oprichten van verbeterteams kent reeds een lange traditie binnen kwaliteit. Zijn er verbetertrajecten of - projecten rond milieu die bv. in de productie kunnen opgestart worden, dan is deze sleutel hiervoor aangewezen; 
  • 13° Eliminating waste: effi cënter werken in al zijn vormen heeft dikwijls een milieubesparend effect (eco-effi ciëntie); 
  • 19° Conserving energy & materials: dit is een duidelijk voorbeeld van een sleutel die directe milieugevolgen heeft. Acties en verbeteringen die hier gerealiseerd worden, hebben een rechtstreeks effect op de milieu-impact van de organisatie; 
  • 20° Leading technology/site technology: innovatie op het vlak van technologie, kan ook positieve milieugevolgen hebben. De milieucoördinator kan hierbij uiteraard een stimulerende rol spelen en erover waken dat bij vernieuwingen van het machinepark ook milieucriteria in rekening worden gebracht; 
  • 11° Quality Assurance System: heeft uw bedrijf nog geen milieumanagementsysteem, maar wil u toch enkele milieuafspraken vastleggen, dan kan hiervoor het bestaande kwaliteitsmanagementsysteem worden gebruikt. 

Kwaliteitsmanagementsystemen 

In een kwaliteitsmanagementsysteem zitten heel wat thema's/processen die ook hun nut kunnen bewijzen voor de milieucoördinator of -manager, zeker als de organisatie nog niet beschikt over een milieumanagementsysteem. Organisaties die wel beschikken over een dergelijk systeem, doen er trouwens in de meeste gevallen goed aan om deze thema's/processen geïntegreerd aan te pakken. Een eerste thema handelt over beleid en doelstellingen. Als deze uitgewerkt zijn voor kwaliteit, dan is het een kleine moeite om hierin enkele milieubeleidslijnen en -doelstellingen op te nemen. Op deze wijze worden de milieudoelstellingen meer bindend gemaakt en ook mee opgevolgd via de bestaande systematiek en overlegmomenten. Sommige doelstellingen dienen trouwens zowel kwaliteit als milieu: bijvoorbeeld alles wat te maken heeft met effi ciënter produceren (uitval-afval, energie,…).

 Ook op het vlak van prestatie-indicatoren en KPI's, kunnen milieuindicatoren als energieverbruik, afvalhoeveelheden, waterverbruiken, aantal milieu-incidenten en dergelijke worden meegenomen in bestaande prestatie-overzichten. Een veelgebruikt instrument hiervoor, de Balanced Scorecard, leent zich perfect om zaken als milieu en duurzaamheid in te integreren (meer over deze topics kan u trouwens terugvinden in artikels uit Amelior magzine: ‘Performantie-indicatoren voor milieu en duurzaamheid' (november 2003) en ‘Amelior ontwikkelt SBSC' (augustus 2005). 

Ook milieuzaken die met risicobeheer of de operationele processen binnen een organisatie te maken hebben, kunnen worden opgenomen in het bestaande kwaliteitsmanagementsysteem. Zo kunnen afspraken worden vastgelegd aangaande opvolging van wetgeving, intern doorgeven van gegevens aan de milieucoördinator of -manager voor het opmaken van het integraal milieujaarverslag, operationele afspraken omtrent sorteren van afval of correct omgaan met gevaarlijke producten en ook alle regelingen in verband met milieu-incidenten en noodsituaties. Een aantal van deze zaken zijn trouwens ook vanuit preventieoogpunt van belang en gebeuren best in samenspraak met de preventieadviseur. 

Binnen een kwaliteitsmanagementsysteem is er ook steevast een aankoopprocedure uitgewerkt. In de wettelijke taken van de milieucoördinator zijn taken opgenomen als “bijdragen tot de ontwikkeling, de invoering, de toepassing en de evaluatie van milieuvriendelijke productiemethodes en producten” en “advies geven over elke voorgenomen investering die vanuit milieuoogpunt relevant kan zijn”. Het opnemen van dergelijke adviezen in de aankoopprocedure en eventueel de aankoopsoftware zijn uiteraard de beste garantie dat deze ook gevraagd zullen worden. Iets wat trouwens vanuit het oogpunt van het up to date houden van de milieuvergunning onontbeerlijk is. Anders komt de milieucoördinator of -manager in de situatie terecht waarbij er voortdurend achter de feiten aangehold dient te worden en her en der nieuwe machines of nieuwe gevaarlijke producten opduiken, die niet correct vergund zijn en/of niet voldoen aan de geldende wetgeving. Iets wat evenzeer van belang is voor de preventieadviseur. 

Ook op het vlak van opleiding en sensibilisatie kan er gebruik gemaakt worden van de bestaande afspraken in het kwaliteitsmanagementsysteem. Plan milieuopleidingen of milieusensibilisatiesessies mee in het opleidingsplan, neem milieu op als topic bij aanwerving, functionering en evaluatie, vul functiebeschrijvingen aan met milieutaken en -verantwoordelijkheden en neem ook milieucompetetenties mee bij het opstellen van een competentiematrix. 

Tot slot zijn er nog een aantal klassieke systeemelementen binnen een kwaliteitsmanagementsysteem zoals non-conformiteiten en de bijbehorende corrigerende en preventieve maatregelen en het uitvoeren van interne audits. Ook hierin kan milieu binnengesmokkeld worden, bijvoorbeeld door milieu-incidenten of -klachten ook te registreren en op te volgen in het systeem voor beheer van non-conformiteiten of door bij audits de naleving van bepaalde milieuafspraken, die intussen vastliggen in het systeem, mee te nemen. 

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...

Op de hoogte blijven van onze opleidingen?

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Recente blogs