Met time management naar meer efficiëntie

oktober 2012

Time management was een tijdlang een ‘buzz word' in het bedrijfsleven. Terecht, zo blijkt na de opleiding en begeleiding die Amelior verzorgde bij de Belgische vestiging van het bedrijf Waters.

“Wij zijn constant bezig met de waarden en principes van ons bedrijf”, stelt Davy Petit, manager van de Beneluxdivisie van het Amerikaanse Waters (zie kader). Die waarden, samengevat in het acroniem PCTAQ, zijn People, Customer Success, Trust, Accountability en Quality.

Op het vlak van ‘People' heeft het bedrijf inspanningen geleverd om jonge competente mensen binnen te halen. Davy Petit: “Nu moeten we hun competenties aanscherpen en trouw blijven aan ons lean-principe. Daarbij mogen we ons niet laten leiden door projecten die ad-hoc op ons afkomen, maar meer controle inbouwen, bepaalde zaken gefaseerd inplannen, ons niet laten leiden door onverwachte acties enz. Essentieel is dan een goed gebruik van time management tools, zoals bij ons Lotus Notes, om de operationele zaken te vergemakkelijken en te stroomlijnen. Bij onze dagelijkse planning moeten we rekening houden met efficiëntie en structureel onderscheid maken tussen de vershillende taken die op ons afkomen. Time management gaat zeer ver. Een onderdeel is bijvoorbeeld de e-mail policy: ervoor zorgen dat er nog minder junkmail in de organisatie circuleert, mensen niet onnodig in cc zetten om tijdverlies bij de ontvangers te vermijden enz. Maar het allerbelangrijkste is de awareness: het kweken van het bewustzijn bij de mensen om voortdurend de principes van time management trouw te blijven. Het doel van onze samenwerking met Amelior was dan ook van time management een gewoonte maken.”

Opleiding voor alle medewerkers

Voor de opleiding en begeleiding op het vlak van time management kwam Waters via ‘interne mond-tot-mond reclame' bij consultant Pascal Engels van Amelior terecht. Davy Petit: “Ik heb trouwens tijdens ons parcours kunnen vaststellen dat Pascal erg efficiënt en time management gedreven is.”
Het opleidingsprogramma werd over de hele organisatie uitgerold. “En dat is ook nodig”, aldus Davy Petit. De kleinste details blijven belangrijk. De aankoop van schoonmaakproducten moet bijvoorbeeld goed worden ingepland, anders kan de poetsvrouw om 16.00u haar werk niet doen.”
De eerste laag van de organisatie die werd getraind was de zogenaamde M+1, dus eerste niveau leidinggevenden. Bedoeling was om dat dan intern en top down doorheen de organisatie te duwen, maar dat bleek niet in elke afdeling succesvol. Vandaar dat iedereen dan de cursus heeft gevolgd.

De tweeminutenregel

Davy Petit: “Ons uitgangspunt was Hoe gaan we taken definiëren binnen time management? Niet urgent- belangrijk, A-Tasks, Urgent-belangrijk, B-Tasks enz ... Zo kun je de taken onderverdelen, met vaste blokken werken en zo de planning optimaliseren binnen je planningtool.”
Een ander luik was communicatie: door een andere manier van communiceren kun je immers tijd winnen. Een derde luik was het goed gebruik van de smartphones.
Tijdens het traject is ook de ‘tweesecondenregel' ingevoerd. “Als er iets in je inbox terechtkomt – en met inbox bedoel ik niet alleen e-mail maar alles wat bij je belandt – moet je nagaan of het wel voor jou is, of het zo belangrijk is dat je het onmiddellijk moet doen. Als dat zo is, ga je na of je het binnen de twee minuten kunt doen en als dat niet kan, plan je het in, delegeer je het of archiveer je het als het minder belangrijk is. En dat bekijken van je ‘inbox' doe je ook maar op geplande tijdstippen van de dag.”
De hele time management filosofie staat of valt natuurlijk met het respecteren van de planning, iets waar Amelior tijdens de opleiding sterk de nadruk op heeft gelegd: als er iets tussenkomt, hoe ga je daarmee om?

Duidelijke resultaten

Volgens Davy Petit kun je de resultaten van de opleiding moeilijk meten via bijvoorbeeld een omzetstijging. “Maar je kunt wel zaken vaststellen als een betere communicatie, minder stress omdat er geen onverwachte taken op je afkomen, grotere motivatie door de afname van de stress. Nog een resultaat is de netheid: er is meer tijd om alle zaken op orde te houden. En een propere omgeving geeft rust.”
Amelior vervulde in de persoon van consultant Kathleen De Rycke voor Waters nog een andere opdracht: het aanscherpen van vaardigheden op het vlak van leidinggeven. Davy Petit: “Mijn sales & management assistant volgt bij Amelior een cursus op maat van haar profiel. Onderwerpen die daarbij aan bod komen zijn onder meer delegeren, leiding geven op een motiverende manier en bij het leiding geven structuur brengen in de dagelijkse taken.”

WATERS

Het Amerikaanse bedrijf Waters, gesticht in 1958, is gestart met de bouw van analyseapparatuur voor gelpermeatiechromatografie. Vandaag maakt het bedrijf high-end analyseapparatuur voor uiteenlopende marktsegmenten: farmaceutische industrie (quality control geneesmiddelen), apotheken, ziekenhuizen, universiteiten. Andere toepassingen zijn het screenen van oppervlaktewater op contaminanten, het screenen van voedsel enz.
De apparatuur wordt ontwikkeld in het hoofdkwartier in Boston (vloeistofchromatografie) en in Manchester (massaspectrometrie). Wereldwijd telt de organisatie 5.000 medewerkers.
De Beneluxvestiging is een verkoops- en technisch ondersteunende organisatie met 99 medewerkers. Naast de apparatuur zelf levert het bedrijf ook ‘verbruiksgoederen' om de apparaten en de door Waters ontwikkelde applicaties bij de klant te ondersteunen.

Op de hoogte blijven van onze opleidingen?

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Recente blogs