Ken uw weg : Kennisbeheer bij het Agentschap Infrastructuur

oktober 2006

Het Agentschap Infrastructuur, beter bekend onder de vroegere naam administratie Wegen en Verkeer, werkt aan een ambitieus kennisbeheer project. Dat moet de over Vlaanderen versnipperde informatie bundelen, actualiseren en vlot toegankelijk maken.

"Op het eind van de jaren '60 en het begin van de jaren '70 heeft men hier heel wat personeel aangenomen voor de aanleg van de autosnelwegen. Die mensen naderen nu de pensioenleeftijd, en er is geen verjonging geweest van het leidinggevend personeel. Er dreigt dan ook een massa kennis verloren te gaan," zegt Arnold Parmentier, projectleider Kennisbeheer binnen het agentschap Infrastructuur, een onderdeel van het beleidsdomein Mobiliteit en Openbare Werken van de Vlaamse overheid.
Kerntaken van het agentschap zijn het beheer, onderhoud en optimalisatie van de gewestwegen en organisatie van het verkeer.

Database

"Daarrond was heel wat kennis aanwezig. Maar zeer verspreid en niet voor iedereen toegankelijk. We zitten immers met 9 afdelingen en een 40-tal wegendistricten, die elk hun stukjes kennis opgebouwd en bijgehouden hebben. Dat bijhouden gebeurt nu eens hier op de ene manier, dan weer daar op een andere manier, er wordt meerdere malen een oplossing voor eenzelfde probleem uitgewerkt enz. Samen met Amelior zijn we daarom bezig al de kennis te groeperen en een gebruiksvriendelijke toegangspoort tot de totaliteit ervan uit te bouwen."
In feite is de oplossing een gigantische database met alle mogelijke instructies, wetten en omzendbrieven die het agentschap nodig heeft. De ontwikkeling gebeurt door het agentschap zelf. De bestaande informatie is nu reeds gebundeld per onderwerp of 'kenniscluster'. Voorbeelden van kennisclusters zijn de opbouw van wegen, verlenen van bouwvergunningen langs gewestwegen, schadedossiers, winterdienst, verkeer en mobiliteit, milieubeheer. Arnold Parmentier: "In een latere fase willen we ertoe komen dat als iemand met een probleem zit, in de database een beschrijving van de oplossing te vinden is. Nu al vind je, rechtstreeks of via een link, instructies over bijvoorbeeld de opmaak van een dossier of van een bestek. Of over hoe de funderingen van een weg moeten worden opgebouwd."

Balanced scorecard

De kennisclusters zijn gelinkt aan zowel processen als personen. Het agentschap heeft immers ook zijn belangrijkste processen gedefinieerd en uitgeschreven. In een latere fase zullen ook procedures meer gedetailleerd worden uitgewerkt, zodat uniform werken eenvoudiger wordt.
Per proces wordt gezegd aan welke instructies en wetgeving men moet voldoen. Zo krijgt de gebruiker enkel en alleen de informatie die op dat moment nodig is. Arnold Parmentier: "In de kennisclusters zit bijvoorbeeld ook informatie over nieuwe ontwikkelingen, in de processen zitten de beslissingen om een bepaald werk op een bepaalde manier uit te voeren."
De administratie is ook gestart met een balanced scorecard. De indicatoren zijn vastgelegd en men is nu bezig met de verzameling van de gegevens. "Want pas nadat je over een voldoende grote tijdspanne gegevens hebt, kun je die echt gaan gebruiken," licht Arnold Parmentier toe.
Voorbeelden van indicatoren zijn de toe- en afname van verkeer, kwaliteit van de wegen (met metingen rond vlakheid, onderhoudstoestand, uitzicht …). "Vanuit die balanced scorecard zullen we dan makkelijker prioriteiten kunnen stellen voor het uitvoeren van werkzaamheden. Een andere indicator wordt bepaald door de verkeersdrukte en vooral het aantal verkeersongevallen, rekening houdend met een afnemende belangrijkheidscoëfficiënt voor ongevallen met doden, gekwetsten en alleen stoffelijke schade. Die indicator geeft aan of een gevaarlijk punt moet worden heringericht.
Per kenniscluster is een eigenaar aangesteld. Ofwel is dat een specialist in de materie of een werkgroep. Die eigenaars hebben de verantwoordelijkheid om de kennis en dus ook de tool actueel te houden. Arnold Parmentier: "Bovendien is het de bedoeling dat als de gebruikers - en dat zullen er toch boven de duizend zijn - iets vaststellen dat niet strookt met de werkelijkheid, zij dat ook signaleren en dat de kennisbeheerders ingaan op de opmerking. Ook dat zal bijdragen tot het voortdurend actualiseren van de tool."

Ruimere invalshoek

Bij het project, opgestart begin 2005, zijn uiteraard heel veel mensen betrokken. "Momenteel zijn we aan het checken of alle verzamelde informatie correct is en worden aanpassingen ingevoerd. Mede door de spreiding van de werklast die het project meebrengt en door het feit dat men onmiddellijk resultaat kan zien, loopt de medewerking zeer vlot. En gaan we goed vooruit."
De rol van Amelior in het project bestond vooral in de opbouw van de structuur: het helpen bepalen welke elementen er moesten worden opgenomen, waar er relaties tussen de gegevens moesten worden gelegd. "Want het komt erop aan al het noodzakelijke correct op te nemen en tegelijk geen verloren werk te doen door te veel op te nemen," stelt Arnold Parmentier. "Het is ook dankzij Amelior dat het project de aanvankelijke bedoeling is gaan overstijgen. Eerst wilden we naar een databank met daarin alle omzendbrieven. Maar door alles te gaan relateren is de droge databank uitgegroeid tot een gebruiksvriendelijke tool. Want als je bijvoorbeeld in een proces zit kun je zien welke IT-toepassing daarvoor beschikbaar is en wie voor die toepassing verantwoordelijk is. Je kunt echt in het systeem rondlopen. Ook het principe van het eigenaarschap, dat mee moet zorgen voor het actueel houden van de databank, is door Amelior aangedragen."


De balanced scorecard laat onder meer toe prioriteiten te stellen voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden of de herinrichting van gevaarlijke punten.

Meer kennisdomeinen
Pakweg dertig jaar geleden werd een weg puur technisch bekeken. Bij de uitbouw van het wegennet werd geen of nauwelijks acht geslagen op milieu, veiligheid, leefbaarheid, de mening van de burger. Nu moet het agentschap Infrastructuur ook met al die randfactoren rekening houden. "Alles wordt dus veel complexer," aldus Arnold Parmentier. "Dat was een bijkomende reden om het kennisbeheerproject op te starten."

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...

Op de hoogte blijven van onze opleidingen?

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Recente blogs