Time & task management in Corona Time

mei 2020

Time & task management in Corona Time

Minder mensen op de werkvloer, op een andere manier samenwerken, werken van thuis uit, het kunnen allemaal redenen zijn waardoor jouw time management momenteel minder succesvol is. Daarom dit 4 stappenplan dat je snel terug efficiëntie in jouw werk brengt.

Stap 1

Begin je dag met het duidelijk vastleggen van welke taken je vandaag zal behandelen. Stel jezelf daarnaast ook de vraag: 'Zijn dit ook taken die prioritair zijn voor mijn organisatie in coronatijden?'

Stap 2


Wanneer ga je wat doen? En hoelang denk je dat deze taak in beslag zal nemen?
Zet vervolgens alle taken die meer dan 30 minuten dure in je agenda. Korte taken (minder dan 30 minuten werk) kunnen in een to-do lijstje dat je gemakkelijk kan afvinken.

Stap 3

Nu komt het erop aan om jouw aandacht vast te houden op wat je gepland had om te doen. Je hebt 2 soorten taken: taken waarvoor je een diepere concentratie nodig hebt en langs de andere kant meer routinematige taken.

Plan concentratietaken best op momenten waar je omgeving rustiger is ('s morgens vroeg of als de kinderen huiswerk aan het maken zijn, een dutje doen, buiten spelen, …). De routinetaken kan je dan doen op momenten waar er meer kans is dat je wel eens zal gestoord worden.

Maak het jezelf gemakkelijk om focus vast te houden: zet tijdens vaste tijdstippen alle meldingen uit, zowel van je inbox, chat, GSM, … en kies zelf wanneer je wel en niet bereikbaar bent, best in samenspraak met je collega's en werkgever.

Qua ruimte kies je best voor een rustige plek. Kan dit niet, dan zet je best een koptelefoon op.

Stap 4

Naast het toepassen van deze tips, is het ook handig als je jezelf kent.
Spring je makkelijk van de hak op de tak of heb je wat minder werkdiscipline, dan kan de Pomodorotechniek je een handje helpen: werk geconcentreerd in blokken van ongeveer 30 minuten. Na die werktijd beloon je jezelf met 5 minuten pauze.
Deze techniek is ook uiterst zinvol voor mensen die wel langere tijd geconcentreerd kunnen doorwerken. Iedereen heeft er namelijk baat bij om elk halfuur een kleine pauze in te lassen. Tijdens deze pauzes kan je dan best even kort bewegen of een luchtje scheppen buiten, zeker als de zon schijnt.


Wil je dit stappenplan met jouw medewerkers doorlopen? Dat kan, zelfs volledig digitaal. Hoe werkt het?

Intake

Elke deelnemer krijgt vooraf een intakeformulier toegestuurd met daarop een aantal vragen en een zelfscoring als time manager. Dit zorgt ervoor dat de trainer al goed weet waar de problematiek ligt en waarop de focus kan liggen tijdens de coachingsessie.

Coachingsessie (1.5u)

Daarna gaan de deelnemers in kleine groepjes (3 à 4 deelnemers, 2 sessies per halve dag) op een afgesproken tijdstip naar een Zoom of Ms Teams sessie.

Deze sessie start met een korte algemene uitleg over de 4 stappen om meer grip te krijgen op jouw werkdag. Vervolgens  gaan we heel specifiek in op de problematieken die via het intake formulier naar boven kwamen. Elke deelnemer krijgt de kans zijn verhaal te vertellen en de trainer geeft persoonlijk advies op maat van elke deelnemer.

 

Opvolging

Elke deelnemer krijgt ook het stappenplan toegestuurd, waarop de eigen acties SMART genoteerd kunnen worden.

 

Wil je graag terug meer efficiëntie vinden in jouw werkdag?
Geef me een seintje en ik bezorg je alle info.

 

Annelies Kimpe
+32 473 86 31 59
ak@amelior.be