Lean in administratie en diensten

Uw transactionele omgeving onder de loep

Waarom dit thema?

Lean helpt uw organisatie om competitief te blijven door verspilling aan te pakken. Aanvankelijk werden de principes van Lean toegepast in een productieomgeving en sprak men van lean manufacturing. Maar aangezien deze principes ook in administratie en diensten toegepast kunnen worden, vinden ze ook daar steeds meer en meer ingang.

Ook in diensten zitten immers activiteiten die geen waarde toevoegen. Lean, het reduceren van die waardeloze activiteiten, is dan ook een beproefde aanpak.

  • Het voorkomen van verspilling,
  • Het verkorten van administratieve processen,
  • Het verhogen van klantentevredenheid,
  • Het verhogen van de efficiëntie
  • Het verhogen van de motivatie van de medewerkers

Dit zijn de begrippen die hierbij centraal staan. Klanten worden immers steeds veeleisender en willen een snelle levering tegen minimale kosten. Lean helpt bedrijven bij het halen van deze doelstellingen én zorgt daarbij ook voor tevreden klanten.

Waarom deze opleiding?

Binnen Lean staan de structurele verbeteringen centraal om een stap dichter bij de ideale organisatie te komen, waarbij minimale kosten, maximale kwaliteit en maximale betrouwbaarheid realiteit worden.

Dit betekent dat u de eigen dienst gaat gebruiken bij het aanpakken en verbeteren van de werkelijke oorzaken van bijvoorbeeld hoge kosten, lange wachttijden, het niet halen van deadlines en het niet kunnen voldoen aan de wensen van de klant.

Het gevolg hiervan is dat een verbetering geborgd wordt binnen de cultuur van de organisatie en het resultaat ook op lange termijn standhoudt. De inspanningen voor structurele verbeteringen resulteren in structurele kostenbesparingen en vergroten het financiële resultaat van uw organisatie.

"Hoe krijg ik mijn mensen zover om dit allemaal te willen realiseren?" is het onderwerp van de module 'Change' van de workshop. Termen zoals empowerment zijn hierbij de sleutels. Op een zeer praktische manier worden deze elementen in relatie gebracht met een Lean-strategie.

Te bereiken resultaten via Lean Office:

  • daling van de kosten door minder verspilling
  • vermindering van de wachttijden
  • verhoging van de kwaliteit
  • meer motivatie bij uw personeel
  • verbetering van de interacties met de externe klant

Eigenlijk integreert Lean Sigma twee belangrijke verbetermethoden: beter en slimmer werken (met Six Sigma) en sneller en efficiënter werken (met Lean principes). U ontdekt hoe deze verbetermethode u de instrumenten in handen geeft om in uw organisatie verspilling en kwaliteitsproblemen te herkennen en op te lossen. Zo bereikt u wat u wil: een beter bedrijfsresultaat.

De combinatie van de Lean principes samen met de gestructureerde problem solvingmethodiek van Six Sigma (DMAIC) maakt van deze opleding een ijzersterke benadering om uw processen die schreeuwen om een efficiëntere aanpak.

Opdracht deelnemers:
Elke deelnemer krijgt de opdracht om in zijn/haar eigen werkomgeving een proces te selecteren waarop de Lean verbeterprincipes in de loop van het opleidingstraject zullen toegepast worden. Systematisch wordt er tijdens de sessies afgetoetst in hoeverre de beoogde inzichten gevonden worden. Bespreking van mogelijke struikelblokken, valkuilen, alternatieve werkwijzen.
De invulling van deze eigen opdracht laat de deelnemer reeds onmiddellijk toe om de bruikbaarheid en effectiviteit van Lean als verbetermethode voor de eigen organisatie uit te proberen. Op de laatste dag worden de cases van alle deelnemers in groep geëvalueerd.

Inhoud

Dag 1: Inleiding Lean

  • Wat is Lean, historiek van Lean, de 5 Lean basisprincipes volgens Womack & Jones
  • Lean en de relatie met strategie en leiderschap
  • Lean en de relatie met de bedrijfscultuur
  • De 7 dimensies van verspilling (waste, muda)
  • Vertaling van deze principes naar een dienst
  • Paradoxen van Lean
  • Principe van toegevoegde waarde (value)
  • Verschil tussen Six Sigma en Lean
  • Opdracht deelnemers

 DEFINE:

- Identificeer uw eigen te verbeteren proces
- Wie zijn de klanten? Wat zijn hun verwachtingen?

Dag 2 en 3: Lean en processen: BPM en Value Stream Mapping

  • Basisobjecten: wie, hoe, waarmee, waar, wanneer en waarom 
  • Schildpaddiagram
  • Flow Charting, Swimming Lanes, Makigami flow analyse
  • Principes van Value Stream Mapping
  • Hoe een Value Stream Map opstellen
  • Principes van ‘pull'

MEASURE & ANALYSE:

- Afbakening van het te verbeteren proces
- Detailanalyse van het proces
- Wat gaan we meten in ons proces? Hoe? Waar?
- Omgaan met de verzamelde data
- Waar zitten de bottle necks? Paretobenadering vaststellingen, identificatie grondoorzaken

Dag 4: Lean: Verbetertechnieken voor informatiestromen en procesflows

  • Lean analyse- en verbetertechnieken vertaald naar diensten:
    • OEE
    • balanceren van werkposten
    • principes van U-layout
    • kanban
    • spaghetti diagram
    • string diagram
    • travel chart
    • SMED
    • 5S in administratie
    • visueel management en Andon
    • poka-yoke
    • heijunka
    • onderbrekingen

IMPROVE & CONTROL:

- Hoe kunnen we de bottle necks en grondoorzaken wegwerken?
- Hoe maken we een slimme keuze uit alternatieve oplossingen
- Implementatie van oplossingen
- Hoe gaan we de verbeterde situatie borgen naar de toekomst toe?

Dag 5: Lean Business Game met pragmatisch opgesteld stappenplan

  • De deelnemers spelen een business game in de dienstensector en zoeken naar opportuniteiten inzake Lean
  • Systematisch worden de eerder aangeleerde Lean principes en technieken toegepast op de reële problematiek van deze case
  • Doorlopend worden de deelnemers gevraagd om hun aanpak te reflecteren naar de ideale aanpak om efficiënt en effectief tot procesverbetering te komen

Dag 6: Veranderingsproces - omgaan met change

  • Ingrediënten voor een naadloze verandering
  • De mens in verandering:
    • motivatie
    • eisen
    • competenties
    • leren van ervaringen
  • Interactieve oefening

Dag 7a: Presentatie opdrachten deelnemers

  • De deelnemers presenteren elk de resultaten van hun analyse. Zowel de overige deelnemers als de docent stellen vragen.

Dag 7b: Implementatie van Lean in dienstenomgeving

  • Hoe promoot ik Lean bij mijn directie?

  • Stappenplan voor zowel de stuurgroep als de verbeterteams

  • Valkuilen

  • Literatuur en websites

Waar & wanneer

Deze opleiding staat even niet ingepland of is volzet. Laat jouw e-mailadres na en we houden je op de hoogte van nieuwe data.

Hou mij op de hoogte van nieuwe data

Voor wie

Deze 7-daagse cursus Lean Six Sigma richt zich enerzijds tot deelnemers uit de dienstensector (banken, verzekeringsmaatschappijen, ziekenhuizen, welzijn, transport, telecommunicatie, handel, zakelijke dienstverlening, non-profit sector, overheid, ....) en anderzijds evenzeer tot medewerkers uit ondersteunende diensten in industriële organisaties.
 

Specifiek voor de zorgsector beschikken we ook over een korte opleiding 'Lean in Healthcare'.

leanadministratie

Prijs

€ 3445 excl. BTW

Ledenprijs

Lid van Amelior: € 3095 excl. BTW
Non-profit Amelior lid: € 2945 excl. BTW

Nog geen lid? Lid worden kan al vanaf € 205 per jaar

Deze opleiding goedkoper volgen?

  • Bekijk op welke subsidies (o.a. KMO-portefeuille) je recht hebt
  • Korting mogelijk bij meerdere deelnemers van hetzelfde bedrijf
Categorie KMO-portefeuille
bedrijfsstrategie

Docenten

Jan Libbrecht
Jan Libbrecht
  • Burgerlijk Ingenieur Elektro-Mechanica
  • jarenlange operationele en managementervaring in de chemische, farmaceutische en voedingssector
  • Master Black Belt 
  • uitgebreide expertise Lean en Six Sigma, statistiek en procesmanagement
Meer informatie
Patrick Canoot
Patrick Canoot
  • Six Sigma Black Belt
  • uitgebreide ervaring in het systematisch aanpakken van chronische proces- en productproblemen
  • expert in het opzetten van kwaliteitsmanagementsystemen
Meer informatie

Getuigenissen

Zeer goede training en zeer toepasselijk in mijn job.
 

Serge BALLY - PROXIMUS
 

Intensieve opleiding met zeer bruikbare inhoud!
 

Ann SCHRIJNEMAKERS - VDAB CLA
 

Zeer interessante cursus. Weeral veel bij geleerd.
 

Christof VAN KRINKELEN - TELENET NV
 

Een opleiding die gegeven wordt door trainers die hun strepen in de praktijk reeds verdiend hebben en dat vertaalt zich in kwaliteit!
 

Iris COOLS - STAD SINT-NIKLAAS
 

Dankzij de opleiding van Amelior is de efficiëntie van de dienstverlening van OCMW Wervik sterk verbeterd, hebben we in 2008 opmerkelijke kostenbesparingen verwezenlijkt en is de motivatie van de medewerkers sterk toegenomen. De inzichten van Lean en Six Sigma zijn immers direct toepasbaar in de praktijk. Lean Sigma in dienstverlening werkt écht, vanaf nu werken we per jaar aan 3 fundamentele verbeterprojecten!
 

Myriam DELODDERE - OCMW Wervik

Op maat

Liever een oplossing op maat?

  • Win het advies in van een ervaren vakspecialist, en doe beroep op een consultant.
  • Meerdere collega's die deze opleiding willen volgen? Al vanaf 4 deelnemers is in-company voordeliger.
  • Aangepast op basis van de noden van jouw organisatie.