Procesmanagement als steun voor goede bedrijfsvoering

05/03/'24
 

Processen kunnen onderverdeeld worden in primaire, sturende en ondersteunende processen. Dit wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld.

In wat volgt gaan we dieper in op diverse voordelen van procesgericht werken.

Control:

Het beschrijven van processen en het standaardiseren (en eventueel documenteren) van processtappen, zorgt voor consistentie en voorspelbaarheid in de resultaten m.b.t. kwaliteit, veiligheid en gezondheid, milieu, energie, enzovoort. Een bijkomend voordeel hiervan is dat medewerkers gemakkelijker elkaars taken kunnen aanleren. Hieronder geven we als voorbeeld een schematische uitwerking van een van de processen in een bakkerij.

Standaardisatie dient zich hierbij vooral te richten op processen en processtappen waarbij zich risico’s kunnen voordoen. Deze moeten op een continue manier beheerst worden. Hierbij gaat het om financiële risico’s, risico’s voor medewerkers, consumenten of omwonenden, eventuele reputatieschade, …

Het vinden van een gezonde balans tussen beheersing/standaardisering en flexibiliteit, is hierbij de kunst. Zo is een organisatie steeds klaar om zich aan te passen aan nieuwe uitdagingen en kansen​​.

Improve:

Procesmanagement, legt op een aantal verschillende manieren de basis voor verbetering.

• Processen verbeteren: Efficiënt werken, betekent ook klantgericht werken. Iedere activiteit binnen de organisatie moet nuttig zijn voor een interne of externe klant. Elke interne klant zou materiaal en informatie op een zo geschikt mogelijke manier moeten kunnen ontvangen. Door het kritisch bevragen en grondig evalueren van bestaande processen, kunnen verbetermogelijkheden op dit vlak geïdentificeerd worden. Door ze visueel uit te werken, worden overbodige stappen of inefficiëntie snel gedetecteerd. Dit is essentieel is voor het behouden van concurrentievoordeel in een dynamische markt.
   
• De prestaties van de organisatie verbeteren: Er kunnen op een gerichte manier indicatoren gekozen worden om te detecteren of een organisatie en haar processen goed functioneren of niet. Op basis daarvan kan gemanaged worden. Organisaties stellen daaraan gekoppeld bepaalde doelstellingen voorop: een beter rendement, minder klachten, minder ongevallen, enzovoort. Dit biedt een kader voor het verbeteren van de prestaties. Het in kaart brengen en onderhouden van processen en het bepalen van focus d.m.v. doelstellingen vergroot de eveneens de mogelijkheid om financiële en personele middelen op een evenwichtige manier in te zetten.

Processen laten een organisatie ook toe om te leren uit het verleden. Na klachten, ongevallen of incidenten moeten corrigerende maatregelen genomen worden. Als deze geborgd worden in het proces (bijvoorbeeld in procedures, instructies of opleiding), kan beter voorkomen worden dat soortgelijke voorvallen plaatsvinden. Dit leidt ook tot verbetering.

Inspire:

Procesmanagement bevordert transparante communicatie. Door het zorgvuldig formuleren en communiceren van heldere procesdoelen en doelstellingen voor organisatieverbetering, worden medewerkers op alle niveaus van de organisatie aangemoedigd om actief bij te dragen aan het bedrijfssucces. Het vaststellen van expliciete verantwoordelijkheden ondersteunt dit. Communicatie over de geboekte resultaten kan ook motiverend werken.

Het uitbouwen en steeds verbeteren van processen gaat geleidelijk. Het is een cultuuromslag. Bij Amelior begeleiden we je graag bij elke stap, van het leggen van de basis tot het realiseren van duurzame verandering in jouw eigen organisatie en in de toeleveringsketen waarin je actief bent.