Drie certificaten, één managementsysteem in Gates

augustus 2011

Na ISO 9001 en ISO 14001 haalde Gates Distribution Center nu ook het OHSAS 18001-certificaat. Kwaliteit, veiligheid en milieu zijn in één managementsysteem geïntegreerd.

Gates Distribution Center in Desteldonk (Gent) is met zijn 100 medewerkers het grootste Europese distributiecentrum van de Gates groep, wereldwijd producent van riemen en slangen voor de automotive en de industrie.
Gates maakt deel uit van de beursgenoteerde Tomkins groep, die verleden jaar overigens werd overgenomen door de holding Onex.
Tomkins legde zijn bedrijven de verplichting op om achtereenvolgens ISO 9001 (kwaliteit), ISO 14001 (milieu) en tegen 2011 ook OHSAS 18001 (veiligheid) gecertificeerd te zijn. De eerste twee haalde Gates Distribution Center al in 2002, toen al begeleid door Amelior. “Dat contact is blijven bestaan omdat een consultant van Amelior hier ook als interne auditor optrad. Het was dan ook de logica zelf dat we op hun expertise beroep deden voor de OHSAS-begeleiding,” stelt QHSE facilitator Annick De Clercq.

Meer risicoanalyse

“Veiligheid is voor Gates en voor Tomkins altijd al een prioriteit geweest,” aldus Annick De Clercq. “Voor we het traject naar OHSAS inzetten beschikten we dus al over een veiligheidssysteem. Sinds jaar en dag is veiligheid het eerste punt op de agenda tijdens briefings en vergaderingen.”
Voor Gates Distribution Center was de gang naar OHSAS een gelegenheid om te checken of men op alle veiligheidsvlakken goed bezig was en wat er eventueel kon worden verbeterd. “Zo is het aantal risicoanalyses dat we uitvoeren toegenomen en bekijken we nader of er al maatregelen bestaan voor de gedetecteerde gevaren.”
In het kader van OHSAS maakte Gates Distribution Center ook werk van het wetgevingsregister. “En daar heeft Amelior een heel belangrijke rol in gespeeld,” getuigt Annick De Clercq. “Voor een leek zijn al die wetgevingen als ARAB en AREI te omvangrijk en te ingewikkeld. Het is dan ook Amelior die heeft opgelijst wat er voor ons van toepassing was en gekeken of we met alles in orde waren. Voor de meeste zaken was dat het geval, maar hier en daar hebben we nog de puntjes op de i moeten plaatsen. Verder in het traject kon ik ook met praktische vragen rond documenten bij Amelior terecht. Zo kreeg ik bijvoorbeeld een template voor de risiconalyses, die ik dan aan de eigen behoefte kon aanpassen. Ook belangrijk was de pre-audit die Amelior heeft uitgevoerd voor de eigenlijke certificatieaudit. Zo kon ik met een gerust gemoed de komst van de auditors van BSI afwachten. Er is ook een zesmaandelijkse opvolging door Amelior voorzien. En in het begin van het traject heeft Amelior een OHSAS-opleiding voor de leidinggevenden verzorgd.”
Vanop de werkvloer is er geen weerstand geweest tegen de invoering van OHSAS. Annick De Clercq: “De medewerkers waren immers al vertrouwd met de systemen voor kwaliteit en milieu. Ze waren dus al gewoon met managementsystemen te werken. En ze moeten hier ook niet met de procedures in de hand rondlopen. Ik zeg altijd: als er een audit is, vertel gewoon wat je doet en hoe je het doet. Zowel Amelior en BSI hebben me trouwens gezegd dat de mensen hier heel open en spontaan zijn.”

MOT's

De drie managementsystemen zijn geïntegreerd. “We hebben trouwens gemerkt dat milieu en veiligheid elkaar soms overlappen. Zo hadden we al de schikkingen en procedures voor noodsituaties, omdat die heel milieubelastend kunnen zijn. Ook voor de MOT's (Melding Onveilige Toestanden) hadden we al een methodiek vanuit het milieuzorgsysteem. Ik krijg meldingen van de supervisors en ook het CPBW (Comité Preventie en Bescherming op het Werk) speelt een rol. Die mensen komen vragen of ik al van bepaalde zaken meldingen heb gekregen. In verband met onveilige situaties werken we de laatste tijd meer en meer met foto's. Er is ook een tweewekelijkse observatierondgang. Soms doe ik dat, soms de supervisors, soms ook mensen van het magazijn. Zo wordt alles eens vanuit een andere hoek bekeken.”

Behaviour based safety

Voor sensibilisering naar behaviour based safety toe heeft Gates Distribution Center gewerkt met cartoons. Daarbij werd de eerste week een tekening en een vraagteken op een bord in het magazijn gehangen. De tweede week kwam er een thema naast de tekening (een figuurtje dat een heel zware doos opheft staat bijvoorbeeld voor ergonomie). De derde week kwamen de teams dan samen rond het bord om aan de hand van actiefiches te bespreken wat ze zouden willen verbeterd zien. Na evaluatie van de opmerkingen werden dan al dan niet verbeteracties opgestart. Die jaarcampagne is nu achter de rug en binnen de Gates groep wordt nu gekeken om een nieuw programma uit te werken.
“De weg naar echte behaviour based safety (BBS), waarbij medewerkers elkaar op onveilig gedrag aanspreken, is natuurlijk lang. “Maar via dergelijke toolboxmeetingacties willen we daar verder naar toegroeien,” besluit Annick De Clercq.