ISO9001:2015, De Committee Draft is er, hoever staan we nu ?!

juli 2013

Het wordt beetje bij beetje duidelijk wat er wijzigen zal …

Quasi perfect volgens de vooropgestelde planning is op 3 juni de “Committee Draft” versie gepubliceerd van de in ontwikkeling zijnde nieuwe ISO9001 standaard. De commentaren mogen volop ingediend worden door alle betrokken partijen.

Om het een beetje overzichtelijk en behapbaar te houden hebben we uit de CD versie de momenteel benadrukte “significant changes” in onderstaand artikel samengevat. Nog steeds met de duidelijke vermelding dat dit een voorlopig scenario betreft. Op basis van de binnenkomende commentaren kunnen er nog steeds zaken significant wijzigen.

HIGH LEVEL STRUCTURE houdt stand

Zoals eerder aangekondigd wordt een stevige stap gezet in de richting van uniforme opbouw van de verschillende standaarden omtrent Management Systemen (ISO14001 (Milieu), OHSAS 18001 (Veiligheid), ISO27001 (Informatie), etc …). Dit moet de mogelijke integratie van deze verschillende systemen in één overkoepelend management systeem vergemakkelijken.

We citeren:

‘All MSS (Management System Standards) shall, in principle, use consistent structure, common text and terminology so that they are easy to use and compatible with each other.'

Hierbij aansluitend wordt een nieuwe hoofdstukindeling naar voor geschoven ter vervanging van de huidige 8 hoofdstukken. Deze nieuwe indeling kreeg heel toepasselijk het etiket wbW“High Level Structure” opgekleefd en zal er dus ongetwijfeld ook doorkomen in de finale versie.

 

  1. Scope
  2. Normative References
  3. Terms and Definitions
  4. Context of the Organization
  5. Leadership
  6. Planning
  7. Support
  8. Operations
  9. Performance Evaluation
  10. Improvement
Nog even ter verduidelijking : Het huidige hoofdstuk 4, gericht op de opbouw en inrichting van het systeem, beheersing van de documentatie en registraties wordt opgenomen in andere hoofdstukken.
Het nieuwe hoofdstuk 4 (Context of the Organization) bevat eisen omtrent het in kaart brengen van de Stakeholders en hun specifieke verwachtingen.
Hoofdstuk 5 (Leadership) mikt op het “doen van de goede dingen” eerder dan het “goed doen van de dingen” zoals vroeger wel eens het geval durfde te zijn.
Hoofdstuk 9 (Performance Evaluation) wil in het Managementsyteem een duidelijke link met het beleid en de doelstellingen zien. Eveneens moet het monitoren van en het actief inspelen op de bereikte resultaten voldoende aandacht krijgen.
Hoofdstuk 10 (Improvement) wil in lijn met hoofdstuk 9 nog meer aantoonbaar zien hoe men aan de verbetering van de organisatie werkt.

BELANGRIJKSTE WIJZIGINGEN

De leden van het Technisch Comité TC176/SC2 maken het de toekomstige gebruikers gemakkelijk om zicht te krijgen op de komende veranderingen door zelf enkele aandachtspunten naar voor te schuiven:

a) De norm wordt nog meer generiek inzetbaar en bovendien gemakkelijker toe te passen in de dienstverlenende sector

In de huidige norm heeft men het begrip “product” steeds naar voor geschoven als zijnde geldig voor zowel goederen als diensten. Dit kwam niet steeds handig uit, zeker niet als men de dienstverlening op zich specifiek wou benadrukken. Vandaar dat men “product” zal vervangen door “goederen en diensten” als specifiek verwezen wordt naar deze klantenverwachting.

In dezelfde geest wordt een poging gedaan om de norm zodanig te herformuleren dat de bewuste clausule 1.2 omtrent uitsluitingen mogelijk vervalt wegens overbodig.
Zo is bijvoorbeeld de clausule omtrent de beheersing van de meetmiddelen ernstig gereduceerd en wordt er van de organisatie gewoon verwacht van een goede risico inschatting te maken op dit vlak. De risico analyse rond meten en monitoren zal aangeven hoe zwaar of licht de bijhorende maatregelen en afspraken moeten of kunnen zijn.

b) Context van de organisatie

Het nieuwe hoofdstuk 4 hieromtrent steunt hoofdzakelijk op twee clausules :

  • De organisatie en haar context begrijpen
  • De noden en verwachtingen van alle belanghebbenden begrijpen

Concreet komt het er op neer dat het steeds belangrijker geacht wordt van als organisatie alle betrokken partijen te (her)kennen en bovendien de evoluties zowel intern als extern nauwgezet te volgen en er bijgevolg de bedrijfsstrategie op af te stemmen.
Onderstaande tabel kan dienen als vertrekpunt van deze denkoefening

Tabel 1 : Belanghebbenden en hun behoeften en verwachtingen ten aanzien van een organisatie (ref. ISO 9004)

Opmerkelijk is dat de context van de organisatie weliswaar als belangrijk naar voor geschoven wordt maar toch is er geen extra eis aan gekoppeld die verder gaat dan wat er ook nu reeds in ISO9001:2008 gevraagd wordt (voldoen aan klantenverwachtingen, voldoen aan wet- en regelgeving).

c) Proces benadering

In ISO9001:2008 werd reeds deze verwachting naar voor geschoven. In de nieuwe versie wordt dit nog meer expliciet gevraagd. Het procesmodel voor de totale organisatie, helikopterzicht op interagerende processen, proceszicht op deelprocessen worden steeds belangrijker als middel om aan procesverbetering te doen.
Organisatiestructuren evolueren in de praktijk steeds verder weg van het “silodenken” om op te schuiven naar “functionele procesflows”.

Figuur 2 : Evolutie van organisatiestructuren

d) Risicobeheersing en Preventieve Actie

Het vertrekpunt van een formeel management systeem is preventief handelen. Dit wordt niet expliciet als eis naar voor geschoven maar als volgt geformuleerd :

De organisatie moet :

  • de mogelijke interne en externe elementen die een invloed kunnen hebben op het halen van de bedrijfsdoelstellingen beoordelen
  • de risico's en opportuniteiten behartigen welke relevant zijn naar het halen van de doelstellingen en verbetering van de processen

Het antwoord hierop zal bestaan uit meer doorgedreven “Risk Based Thinking” en “Risk Driven Development” doorheen de verschillende processen, en dat op permanente basis. In het verlengde van deze verhoogde focus op risicobeheersing en preventief handelen heeft men het aspect “continu verbeteren” simpelweg herleid tot “verbeteren”. De verwachting is dat dit nog fel bediscussieerd zal worden.
Ook hier wordt geen formele eis naar voor geschoven.

e) Gedocumenteerde informatie

Waar vroeger gevraagd werd naar “documenten” en “registraties” wordt nu voor beide gevraagd naar “gedocumenteerde informatie”. De verplichte registraties zijn hierin integraal terug te vinden. Daar bovenop wordt nu ook nog gedocumenteerde informatie gevraagd voor oa. :

  • Afbakening van het managementsysteem (scope)
  • Kwaliteitsbeleid 
  • Kwaliteitsdoelstellingen

In de praktijk zal dit voor de meeste organisatie weinig gevolgen hebben. De nieuwe norm vraagt wel expliciet aandacht voor eventueel versiebeheer op de informatie.

f) Beheersing van uitbestede processen

Hierbij wordt gedacht aan alle vormen van uitbesteding:

  • Aankopen van goederen en diensten bij leveranciers
  • Afspraken met partnerbedrijven 
  • Outsourcing van processen
  • Outsourcing van functies

Ook nu weer komt de eerder genoemde “Risk Based Approach” in beeld. Welke maatregelen en beheersingsactiviteiten zijn er noodzakelijk om het halen van de bedrijfsdoelstellingen en het invullen van de klantentevredenheid op korte en lange termijn te kunnen blijven garanderen.

Dit is in een notendop wat er momenteel voorgesteld wordt. Nu is het afwachten hoe dit verder evolueert op basis van de ingeleverde opmerkingen en commentaren.

Patrick CANOOT is Industrieel Ingenieur en werkte jarenlang bij Volvo Cars waar hij o.a. in de functies van Maintenance Engineer, Supervisor Onderhoud en Supervisor Productie betrokken was bij diverse toepassingen van onderhouds- en kwaliteitstechnieken en bij TPM. De laatste jaren was Patrick als gecertificeerd 6Sigma Black Belt ingeschakeld bij het systematisch aanpakken van chronische proces- en productproblemen. Op vandaag is Patrick binnen Amelior Senior Consultant in het domein Kwaliteit en maakt hij er een uitdaging van om op zeer pragmatische wijze cursisten in de loop van opleidingstrajecten tot effectieve procesverbetering te brengen.



Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...