Uitbesteden van kwaliteitstaken: een zinvolle optie.

januari 2013

Uitbesteden van ondersteunende taken en processen is in veel sectoren al lang ingeburgerd. Ook het uitbesteden van taken in de context van kwaliteitszorg kan overwogen worden. In dit artikel wordt gefocust op de kritische succes factoren in deze materie.

Welke taken komen in aanmerking voor uitbesteding ?

De taken die het label ‘kwaliteitsbeheer' opgespeld krijgen kunnen nogal verschillen van bedrijf tot bedrijf. Dit gaat van zeer product-specifieke technische taken rond kwaliteitscontrole ( meten, testen, analyseren, vrijgeven, registreren) tot managementtaken (documenteren, auditeren, aansturen van verbeterprojecten). Bij het opstarten van besprekingen met een externe partij over uitbesteding van kwaliteitstaken is het dus belangrijk een expliciet en gedetailleerd overzicht op te stellen van de taken die men voor ogen heeft.

Enkele relevante criteria voor ‘uitbesteedbaarheid' van taken in deze context:
  • Systematische, terugkomende, operationele taken
  • Taken die minstens een halve dag in beslag nemen, of kunnen gebundeld worden tot halve dagen
  • Taken waarvoor de expertise niet gemakkelijk binnen de organisatie op te bouwen of te onderhouden is
  • Taken waarbij de prestaties van de externe dienstverlener objectief af te bakenen en te beoordelen zijn
  • Taken die kunnen uitgevoerd worden zonder veel beslag te leggen op beperkte resources binnen de organisatie (zoals speciale meetapparatuur)

Hieronder een lijstje van mogelijke taken die in aanmerking komen. Neem dit zeker niet zomaar over, het is bedoeld als een startpunt. Er wordt hierbij verondersteld dat uw organisatie reeds over een functionerend (en mogelijks ook gecertificeerd) kwaliteitssysteem beschikt.

  • Beoordelen en eventueel auditeren van leveranciers en onderaannemers
  • Sturen en opvolgen van acties naar aanleiding van klachten en andere belangrijke afwijkingen
  • Plannen, uitvoeren, rapporteren, opvolgen van interne audits
  • Opleiden en kwalificeren van interne auditors
  • Up-to-date houden van formele risico analyses
  • Coaching binnen vergaderingen waarin kwaliteitsonderwerpen aan bod komen (eventueel ook binnen de vergaderingen die als ‘directiebeoordeling' worden beschouwd in een ISO 9001 context)
  • Begeleiden van verbeterprojecten en –acties
  • Up-to-date houden van de kwaliteitsdocumentatie (proces modellen, procedures, instructies, …)
  • Opleiden van medewerkers rond kwaliteitsthema's
  • Beheer van het systeem voor kalibratie van meetapparatuur
  • Rapportering:
    • Opvolging van kwaliteitsdoelstellingen
    • Opvolging van klachten en andere afwijkingen
    • Opvolging van ‘cost of non quality' gegevens (allerlei vormen van verspilling of niet-doeltreffend bezig zijn)
    • Opvolgen van de resultaten van verbeteracties

Uitbesteden: ja, maar aan wie ?

Het uitbesteden van kwaliteitstaken hoeft uiteraard niet aan één en dezelfde persoon of organisatie te gebeuren. Je kan best taak per taak bekijken wie hier best voor in aanmerking komt.
Belangrijke criteria hierbij zijn onder andere:

  • Ervaring
  • Kennis van de sector
  • Beschikbaarheid en flexibiliteit
  • Passen in de cultuur (normen, waarden, gebruiken) van je organisatie
  • Kunnen omgaan met de tools (bvb relevante informatica tools) en methodieken die in je organisatie gebruikt worden

Goede afspraken maken !

Je maakt best van bij het begin duidelijke afspraken over de manier waarop de uitbestede taken moeten uitgevoerd worden, en over de controle en opvolging hierbij. Goede aanknopingspunten hiervoor zijn:

  • huidige procedures en instructies
  • huidige systemen en methoden
  • huidige resultaatsmetingen
  • huidige overlegmomenten

Je kan overwegen dit alles op te nemen in een contract-bijlage of in een SLA (Service Level Agreement)

Samengevat:

  • uitbesteden van bepaalde kwaliteitstaken is zeker het overwegen waard, hetzij tijdelijk (bij afwezigheid of vertrek van de huidige taakhouder), hetzij permanent als je niet alle elementen van de toenemende knowhow rond kwaliteitsbeheer in huis wilt halen (denk aan methoden en ‘best practices' zoals SQA, APQP, PPAP, FMEA, HACCP, ISO9001, TS16949, BSC, Process Management)
  • ga niet over één nacht ijs, begin eventueel kleinschalig met een beperkt aantal uitbestede kwaliteitstaken
  • geregeld evalueren en bijsturen is ook hier een goede praktijk