Eerst de proceskennis, dan de procedure

februari 2008

Amelior begeleidt het AGIV onder meer bij het in kaart brengen van de processen die in gemeenten leiden tot het ontstaan en wijzigen van adresgegevens. Kennis van die processen is nodig om een geschikte procedure te ontwikkelen, waarmee gemeenten via het internet de centrale CRAB-databank met alle Vlaamse adresgegevens kunnen beheren. 

De missie van het AGIV (Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen) bestaat erin het optimaal gebruik van geografisch informatie mogelijk te maken. In de beheersovereenkomst met de Vlaamse Regering zijn doelstellingen vastgelegd als de opbouw van geografische referentiebestanden zoals het Grootschalig Referentie Bestand (GRB) en het Centraal Referentie Adressen Bestand (CRAB).

Het GRB kan vergeleken worden met een zeer gedetailleerde kaart van Vlaanderen in de vorm van een databestand. Daarin zitten gebouwen, percelen, waterlopen, alle openbare wegen met hun inrichting (boordstenen, verkeerslichten, riooldeksels …), kortom alle gegevens die van belang zijn voor een overheidsdienst of een nutsbedrijf. Aan sommige van die gegevens zijn dan administratieve gegevens gekoppeld als adressen uit het CRAB en de identificatie van kadastrale percelen. Het GRB biedt een meerwaarde voor overheden als gemeenten en provincies, die aan het GRB gegevens kunnen koppelen van het vergunningenregister (stedenbouwkundige vergunningen, milieuvergunningen). De gebruiker kan ook via een adrescomponent persoonlijke gegevens (bevolkingsregister) aan het GRB koppelen.

Björn De Vidts, programmacoördinator AGIV: “Zo ontstaan er heel wat mogelijkheden om via een geografische component  lokale databestanden te ontsluiten en te visualiseren, bijvoorbeeld  de bevolkingspiramide van een bepaalde wijk in functie van de oprichting van een speelpleintje. Er ontstaan dus mogelijkheden voor analyse en beleidsondersteuning. Bedrijven zouden kunnen analyseren waar hun werknemers wonen en zo een duurzamer woon- werkverkeer stimuleren.”

Adrescomponent

Begin januari was het GRB voor 26 van de beoogde 308 gemeenten gerealiseerd. Björn De Vidts: “De adrescomponent speelt een belangrijke rol in het GRB-verhaal, omdat hij zo veel gegevensbronnen ontsluit. Tachtig percent van de databanken hebben over het algemeen een adrescomponent. Je kunt ze ontsluiten via de gestandaardiseerde opname van een adres. Het CRAB (Centraal Referentie Adressen Bestand) is opgericht door het AGIV, specifiek om adresgegevens te beheren.”

Tot op heden haalt het AGIV de adresgegevens vooral uit federale bronbestanden, bijvoorbeeld door het inladen van de databank van het Kadaster. Daarin zijn alle eigendomspercelen verzameld met hun adresgegevens, de zogenaamde liggingsadressen. Maar daarmee heeft men nog niet alle adressen verzameld. Er bestaan ook nog verblijfsadressen (natuurlijke personen) en adressen waar ondernemingen gevestigd zijn. “Je kan het liggingsadres hebben van een appartementsgebouw, maar je weet niet hoeveel zogenaamde subadressen (appartementsnummers) daar gesitueerd zijn. Daarvoor worden dus ook nog andere bronnen ingeladen. Wel al ingeladen is de kruispuntbank van ondernemingen (KBO). We halen dus van overal zoveel mogelijk gegevens. Maar het zou veel beter zijn dat de gemeente als enige juridische bron van een adres zou worden erkend. Of het nu om ondernemingen, natuurlijke personen of projectontwikkelaars gaat. Door het CRAB kunnen we het adres meteen ook als een object op zich benaderen. Doorgaans werd het altijd opgenomen als een attribuut van iemand of iets. Je moest in deze gevallen altijd eerst die natuurlijke persoon, het perceel of de onderneming hebben om het adres te kunnen registreren. En wil je zonder CRAB over alle adressen kunnen beschikken sta je voor de moeilijke opdracht deze verspreide databanken - die zijn opgebouwd vanuit een verschillende benadering – te koppelen. Het is dan ook onze doelstelling voor het Vlaamse gewest één centrale adressendatabank te ontwikkelen waarbij de opgenomen gegevens meervoudig kunnen worden gebruikt volgens het principe van authentieke gegevensbronnen. Hierbij wordt gestreefd naar de situatie waarbij de 308 gemeenten de wettelijke verantwoordelijken zijn voor de creatie, wijziging en archivering van adresgegevens. Vervolgens centraliseert het AGIV deze gegevens en worden daar producten van afgeleid die de overheid en bedrijfswereld kunnen gebruiken. Er bestaat trouwens een protocolovereenkomst, weliswaar op ambtelijk niveau, waarbij federale overheidsdiensten zich akkoord verklaren om de gewestelijke adresdatabanken met een gemeenschappelijke adresstandaard - ontwikkeld op basis van de CRAB-aanbeveling- te gebruiken.”

Hoe werken de gemeenten?

Een probleem bij de verdere uitbouw van het CRAB is echter dat het AGIV als Vlaams agentschap onvoldoende de processen kende die bij de gemeenten ten grondslag liggen van adresgegevens. Vandaar de eerste doelstelling van het project waarbij Amelior als projectleider en procescoach optrad: samen met de gemeenten inzicht verwerven in die adresgerelateerde processen. Dit om er zeker van te zijn dat het CRAB-decreet, dat men momenteel aan het voorbereiden is, en de ondersteunende toolbox, die het AGIV hiervoor ontwikkelt, adequaat genoeg zijn om de gemeentelijke adresgerelateerde processen te ondersteunen. Belangrijk hierbij is dat men de gemeenten zowel organisatorisch als technisch in staat stelt om de adresgegevens uit het CRAB bij te houden.

Björn De Vidts: “We hebben natuurlijk geen inventaris gemaakt van alle processen van de 308 gemeenten, maar hebben als het ware de grootste gemene deler eruit gehaald en gekeken op welk moment een adres en een huisnummer ontstaat of gewijzigd wordt en hoe dat in relatie zou kunnen staan met de centrale CRAB-databank.”

Processen die onder de loep werden genomen zijn de registratie van een natuurlijke persoon in een gemeente, het verlenen van stedenbouwkundige vergunningen, de registratie van leegstand, de toewijzing van straatnamen,  wijziging van huisnummering enz. Op zich zijn dat geen ingewikkelde processen, maar je moet ze wel kennen om de relatie met het CRAB in kaart te kunnen brengen. “Want we moeten vanuit het AGIV een kader kunnen aanbieden aan de gemeenten om die centrale databank over het internet te kunnen beheren en actualiseren. Er moet daarvoor een uniforme standaard worden ontwikkeld en er zal een overgangsperiode nodig zijn om de gemeenten toe te laten op de standaard over te stappen. AGIV wil een en ander de komende jaren realiseren via pilootprojecten. Eenmaal men zeker is dat het systeem in die pilootgemeenten perfect draait, kunnen privé-informaticadienstenleveranciers die pilootprojecten gebruiken om hun eigen producten op vlak van bijvoorbeeld het bevolkingsregister aan de nieuwe standaard aan te passen.Wij zullen er daarbij voor zorgen dat het systeem ontwikkeld wordt op basis van internationale normen en standaarden, zodat elkeen er verder kan op bouwen, al naargelang de behoeften van de gemeenten.”

In de sessies met de gemeenten stelde Amelior vanuit zijn expertise en ervaring met business process management (BPM) de juiste vragen om uit de antwoorden de gemeenschappelijke generieke delers te halen waarachter processen draaien. Dat kan dan bij AGIV op schema worden gezet en de medewerkers van AGIV kunnen nagaan of de procedures en transacties die zij ontwikkelen compatibel zijn met de processen in de gemeenten. Ook is hiermee een basis beschikbaar om na te gaan welke impact de gemeenten van de overgang naar het CRAB zullen ondervinden. Tegelijk raken de gemeenten die deelnemen aan de sessies ook gemotiveerd om mee te stappen in het toch technisch ingewikkelde CRAB-project. “We maken van de deelnemers als het ware ambassadeurs. Overigens appreciëren de gemeenten het sterk dat hun input wordt gevraagd vooraleer het desbetreffende decreet van kracht wordt. De procesanalyse is ook een uitstekende voedingsbodem voor de uitwerking van het CRAB-decreet We zullen trouwens rond dat kaderdecreet met de gemeenten overleggen vooraleer een ontwerpversie te presenteren aan de Vlaamse Regering. Dit is nog voor de zomer gepland.”   

Eén loket voor de notaris

Op bepaalde percelen rust wat men noemt een ‘recht van voorkoop' door de overheid. De zones waarin die percelen liggen, zijn beschreven in wetteksten of plannen. Vooraleer de notaris een verkoopsakte kan verlijden moet hij uitzoeken welke overheidsorganisatie een voorkooprecht heeft. Een niet eenvoudige opgave, zo blijkt. Daarom schrijven de notarissen bij een verkoop dan ook maar alle mogelijke instanties aan, die moeten antwoorden of ze al dan niet een recht van voorkoop hebben. Dat zorgt voor een massa onnodig administratief werk. Daarom is nu een nieuw decreet in voorbereiding, dat alle zones waar een voorkooprecht gevestigd is, in één geografisch bestand samenbrengt. Zo kan de notaris aan één loket te weten komen of er op een perceel een voorkooprecht rust. Het is het AGIV dat met de opbouw van het bestand en de publicatie van de gegevens op het internet belast is. Björn De Vidts: “Belangrijk is ook de verhoging van de rechtszekerheid. Enkel de voorkooprechten die door het AGIV gepubliceerd worden zullen rechtsgeldig zijn. Voor de zogenaamde begunstigden (overheidsinstanties met recht van voorkoop) wordt het dus zeer belangrijk om tijdig aan het AGIV een recht van voorkoop te melden, het AGIV moet zorgen voor een snelle publicatie daarvan.”

Het AGIV heeft bij alle begunstigden nagegaan hoe de perimeters van de percelen met recht van voorkoop tot stand komen. “Daarbij zijn we zoals bij het CRAB vertrokken van het idee: als wij een databank bouwen die door de begunstigden kan worden bijgewerkt, moeten we weten hoe de processen rond het vastleggen van de perimeters lopen. Ook bij die BPM-oefening begeleidt Amelior ons als expert en coach. Een groot voordeel daarbij is dat hij als externe ‘consultant ‘ zonder verder belang handelt. Dit laat meer openheid toe in de discussies.”

Momenteel is het AGIV, dat ruim100 medewerkers telt, ook bezig met het in kaart brengen en optimaliseren van de eigen interne processen. Deze werkzaamheden worden gecoördineerd door een AGIV-medewerker, die bij Amelior een BPM-opleiding volgde.

AGIV

AGIV werkt vooral voor het samenwerkingsverband GIS Vlaanderen. Deelnemers zijn de Vlaamse overheid, de gemeenten en de provincies. Maar ook de nutssector (Eandis, Belgacom, Telenet, TMVW…) is een strategische partner van het AGIV. Zij financiert trouwens voor vijftig percent mee de opbouw en bijhouding van het GRB en gebruikt vooral het cartografisch gedeelte van het bestand. AGIV ondersteunt zijn klanten ook met opleiding, documentatie, infosessies, nieuwsbrieven en website.

Naast de opbouw van referentiebestanden zoals GRB en CRAB zijn nog andere doelstellingen opgenomen in de beheersovereenkomst met de Vlaamse Regering. Zoals het uitwerken van een uniek geoportaal die het zoeken, bekijken en afladen van geografische gegevens zoals GRB, CRAB, luchtfoto's, gewestplan, ... over het internet mogelijk moet maken.

Een vrij bekend product van AGIV is het KLIP (Kabel- en Leidings Informatie Portaal), waardoor informatie over ligging van kabels en leidingen in Vlaanderen beter ontsloten wordt. Een andere dienst is Flepos (Flemish Positioning Service). Een real time kinematisch GPS-netwerk van 40 vaste stations, waarmee overal in Vlaanderen binnen enkele seconden een landmeter een centimeternauwkeurige plaatsbepaling kan uitvoeren. Bij AGIV werken ruim 100 mensen, vooral hooggeschoolden.