Succesvolle projecten met PRINCE2®

oktober 2010

Het managen van projecten is zo oud als de weg naar Rome. Vanaf de oudheid zijn verhalen bekend van werkzaamheden die wij nu zouden aanduiden als projecten. Denk maar aan de grootse werken van de piramidebouwers in Egypte en in Zuid-Amerika.

Waarom projectmanagement?

Het managen van projecten is zo oud als de weg naar Rome. Vanaf de oudheid zijn verhalen bekend van werkzaamheden die wij nu zouden aanduiden als projecten. Denk maar aan de grootse werken van de piramidebouwers in Egypte en in Zuid-Amerika. Ook het verplaatsten van kampementen van jachtgebied naar jachtgebied door onze verre voorouders kan gezien worden als een project.

Het begrip ‘project' ontstond echter pas in de jaren zestig van de vorige eeuw en was voornamelijk van toepassing op grote infrastructurele werken. Projectmanagement was indertijd vaak niet meer dan het plannen van werkzaamheden. In de jaren zeventig werd de aandacht verlegd naar het beheersen van de uitvoering. In de jaren daarna kwam er ook aandacht voor de persoonlijke vaardigheden van de Projectmanager. In de jaren negentig is de aandacht verschoven naar de procesgerichte aanpak van projectmanagement.

In onze snel evoluerende en veeleisende maatschappij worden meer en meer initiatieven projectmatig aangepakt: ontwikkelen van nieuwe producten of markten, opzetten van fusie of “outsourcing” operaties, invoeren van geïntegreerde ICT-toepassingen, doorvoeren van organisatie veranderingen, realiseren van doorbraak-veranderingen aan processen (“six sigma”, “business process reengineering”), enz. Doeltreffend projectmanagement is een kritische succesfactor voor het overleven van organisaties, en voor het opbouwen van een duurzame excellentie.

Projectmanagement wordt steeds meer een vak. Was projectmanagement vroeger een taak die je erbij deed, naast de eigen werkzaamheden, tegenwoordig is projectmanagement een vak apart. Ondanks het toegenomen professionalisme mislukken projecten vaak. Sommige mislukte projecten halen de krantenkoppen, maar van de meeste wordt niets meer vernomen. Er is niet één eenduidige oorzaak aan te geven waarom projecten mislukken maar een effectieve projectmanagementmethode is wel van essentieel belang.

Een goede projectmanagementmethode mag niet statisch zijn. De omgeving verandert, de markt wijzigt, opdrachtgevers en gebruikers krijgen een nieuwe functie. Ofwel, projecten moeten worden gemanaged in een veranderende omgeving. Nog te vaak wordt ervan uitgegaan dat een project kan worden gemanaged in een ‘bevroren' omgeving. Dat is wel gemakkelijk, maar niet meer van deze tijd.

Een effectieve projectmanagementmethode ondersteunt de Projectmanager met het inrichten en managen van een project in een voortdurend veranderende omgeving, met de betrokkenheid van alle belanghebbende partijen.
PRINCE2® is zo'n methode en gebruikt de grondbeginselen van goed en modern projectmanagement.

Wat is een project?

Het is van essentieel belang het verschil te onderkennen tussen een project en de reguliere activiteiten van een organisatie. Onduidelijkheid over wat een project eigenlijk is, leidt tot veel fricties en frustraties. Om het verschil tussen een project en reguliere activiteiten duidelijk te maken, moet gedefinieerd worden wat een project is.

Veel gebruikte definities zijn:

“Een project is een unieke opgave, begrensd in tijd en middelen en afgesloten met een projectresultaat”; of nog

“Een project is een geheel van samenhangende activiteiten, uitgevoerd ten behoeve van een vooraf overeengekomen resultaat, met een begin- en eindtijdstip, gebruik makend van begrensde middelen en menskracht en meestal éénmalig van aard”.

Beide definities geven wel specifieke kenmerken van een project, maar ze maken geen onderscheid tussen projectactiviteiten en de reguliere activiteiten in een organisatie. Veel werkzaamheden in een organisatie hebben eveneens een duidelijk begin en eind en maken gebruik van een beperkte hoeveelheid middelen en mensen en leveren een overeengekomen resultaat. Maar toch zijn het geen projecten.

PRINCE2® beschrijft een project als “Een tijdelijke organisatievorm die is opgezet met als doel één of meer bedrijfsproducten op te leveren volgens een gespecificeerde Business Case”. Een “Business Case” vormt hierbij de zakelijke onderbouwing voor de realisatie van een product.

Een project is een tijdelijke organisatievorm die is opgezet met als doel één of meer bedrijfsproducten op te leveren volgens een gespecificeerde Business Case.

Deze definitie voegt een nieuw element toe, namelijk het werken in een tijdelijke organisatie. Dat is nu juist wat een project onderscheidt van reguliere activiteiten in een organisatie. Dit is ook de reden waarom het werken met en in projecten zo gecompliceerd is. Een tijdelijke organisatie houdt in dat medewerkers tijdelijk een andere set van verantwoordelijkheden en bevoegdheden krijgen. Het lijnmanagement zal bepaalde verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten delegeren aan de projectorganisatie, anders kan een projectorganisatie niet optimaal functioneren. Dit kan echter voor veel lijnmanagers bedreigend zijn. Hoe meer ervaring is opgedaan met het werken in projecten, des te kleiner zal deze bedreiging zijn.

Redenen om werkzaamheden uit te voeren in projecten

Een goede reden om werkzaamheden projectmatig uit te voeren is, dat meerdere partijen met het eindresultaat van het project te maken krijgen. Dat betekent voor deze partijen altijd een verandering van de status-quo en dat zal vrijwel automatisch weerstanden oproepen. Een tijdelijke projectorganisatie is een goede mogelijkheid om draagvlak en betrokkenheid voor het gebruik van het eindresultaat al in de ontwikkelingsfase te verzekeren door de verschillende belanghebbenden reeds bij de inrichting en de uitvoering van het project te betrekken. Zo wordt in een vroeg stadium een brede verankering in de betrokken lijnorganisaties verzekerd.

De projectorganisatie is tijdelijk, dat wil zeggen: de projectorganisatie is geschapen voor de duur van het project en verschilt van lijnmanagement, dat permanent van karakter is en verantwoordelijk is voor de basisactiviteiten van de organisatie. De stijl en het karakter van projectmanagement verschilt dan ook van het lijnmanagement. Ook uit deze verschillen kunnen fricties en frustraties in de beide en tussen beide organisaties ontstaan.

Het management van een bedrijfsorganisatie moet zich bewust zijn van de voor- en nadelen van het uitvoeren van werkzaamheden in projecten en daarin dan ook een bewuste keuze maken.

Essenties van een project

De essenties van een project zijn:

  • Een tijdelijke organisatie
  • Een vooraf gedefinieerd eindresultaat
  • Het realiseren van een resultaat
  • Een gespecificeerde “Business Case”

Bij de inrichting van het project worden de Opdrachtgever en de Projectmanager bepaald. Ook worden de andere belanghebbenden van het project in kaart gebracht en hoe deze belanghebbenden betrokken zullen zijn bij het inrichten en managen van het project en het realiseren van het projectresultaat.

Het projectresultaat is een op te leveren product of dienst. Het projectresultaat moet vooraf minimaal op hoofdlijnen gedefinieerd zijn. Een nadere specificatie van het projectresultaat kan worden opgesteld tijdens de planvorming in het project zelf. Verder moet het kader van het project worden gedefinieerd. Dit houdt in dat de projectdefinitie, de aanpak, de redenen waarom het project moet worden uitgevoerd en soms ook al de hoofdlijnen van het Projectplan worden beschreven, al is dat laatste niet noodzakelijk.

Wat is een succesvol project?

De laatste jaren zien we regelmatig discussies over de resultaten die worden geboekt met behulp van projecten. Nog niet zo lang geleden werden enorme investeringen gedaan in IT-projecten die ‘gouden bergen' beloofden. Veel van deze projecten konden de beloften niet waarmaken en de roep om een kritische blik op het werkelijk behaalde resultaat werd steeds duidelijker.

Maar ook in andere sectoren is dit het geval. Regelmatig worden er onderzoeken gepubliceerd waaruit naar voren komt dat veel projecten te laat worden afgesloten en/of te duur zijn. Ook zijn er situaties bekend waarin een project voortijdig wordt afgesloten zonder resultaat op te leveren of projecten waarvan het resultaat in de praktijk niet wordt gebruikt. Hoe kan dit toch? Er is zoveel ervaring met het uitvoeren van projecten. Waar gaan projecten mis? En als afgeleide daarvan: wat zijn de factoren waar rekening mee moet worden gehouden om een project succesvol af te ronden?

Allereerst is het belangrijk om een gemeenschappelijke definitie te hebben van projectsucces. Hierover zijn de meningen verdeeld.

Een klassieke definitie luidt “on time – on spec - on budget”, ofwel het project is succesvol als het op tijd volgens specificatie opgeleverd wordt binnen het budget.
In een andere definitie wordt projectsucces omschreven als “de mate waarin het beoogde resultaat in de ogen van de opdrachtgever overeenkomt met het werkelijk geleverde resultaat”.

Een moderne definitie gaat een stap verder en houdt rekening met alle “stakeholders”.

Een project is succesvol als alle betrokken partijen tevreden zijn met het bereikte resultaat.

Onder het begrip ‘alle partijen' in bovenstaande definitie wordt verstaan:

  • De opdrachtgever
  • De gebruikers
  • De leveranciers
  • De projectmedewerkers

De opdrachtgever is degene die met het resultaat van het project bepaalde baten wil realiseren en die voor het project betaalt. De gebruikers zijn degenen die te maken krijgen met het eindresultaat. Dat kunnen eindgebruikers zijn, maar ook personen die verantwoordelijk zijn voor het beheer en onderhoud. De leveranciers zorgen voor de mensen en middelen die nodig voor de realisatie van het eindresultaat. De projectmedewerkers zijn zij die hebben meegewerkt aan de realisatie van het eindresultaat.
De praktijk wijst uit dat de gebruikers de belangrijkste factor zijn bij het bepalen van de mate waarin een project succesvol is, daarna de opdrachtgever en vervolgens de leveranciers en de medewerkers. Als alleen de opdrachtgever tevreden is met het resultaat maar bijvoorbeeld niet de gebruikers, dan kun je niet spreken van een succesvol project. Als de gebruikers ontevreden zijn over het projectresultaat, zullen zij namelijk niet genegen zijn om uit het opgeleverde product (of dienst) het maximale rendement te halen. Het gevolg is dat dan ook de opdrachtgever niet de verhoopte baten realiseert.

Meerdere partijen zijn dus bepalend voor het succes van een project. Het is daarom belangrijk om gedurende het gehele project te kijken naar de belanghebbenden in het project en de succescriteria die zij hanteren. Dat zal voor elk van hen heel anders kunnen zijn en kan verschillen per project. Het ontbreken van factoren die een betrokkene belangrijk vindt, kan een reden zijn voor motivatieverlies en voor het afbreken van het project.
Mogelijke succesfactoren voor de verschillende belanghebbenden zijn:

  • De baten van het projectresultaat overstijgen de projectkosten en zijn conform de verwachtingen -> opdrachtgever.
  • Het resultaat voldoet aan de vooraf gestelde criteria en is ‘fit for use' -> gebruikers.
  • Een positief rendement op de bestedingen -> leverancier.
  • Het werk is plezierig en draagt bij aan de eigen ontwikkeling -> projectmedewerkers.

Waarom mislukken projecten?

Veel gehoorde redenen voor het mislukken van projecten zijn:

  • Het ontbreken van een duidelijke “Business Case”.
  • Een gebrek aan betrokkenheid van de opdrachtgever.
  • Het niet hebben van een eenduidig of in voldoende detail gedefinieerd resultaat.
  • Het ontbreken van acceptatiecriteria.
  • Gebrek aan kwaliteitscriteria en controle.
  • Wijzigende specificaties of het ontbreken van een werkend wijzigingsbeheer.
  • Het gebrek aan betrokkenheid van de gebruiker vanaf de start van het project.

Een duidelijke “Business Case” vormt de basis van een project. Hierin zijn namelijk de redenen opgenomen waarom de opdrachtgever dit project wil laten uitvoeren. Is dit onvoldoende duidelijk, dan kan het gebeuren dat de opdrachtgever gedurende het project betrokkenheid zal verliezen omdat het niet meer duidelijk is, welke bijdrage het project zal hebben aan de bedrijfsdoelstelling. Als de Business Case niet vooraf helder en duidelijk is zullen ook de gebruikers problemen kunnen veroorzaken zodra zij in de gaten hebben wat het project voor hen betekent. Tevens zal het wegvallen van betrokkenheid van de Opdrachtgever de projectmedewerkers het gevoel geven dat hun activiteiten niet belangrijk zijn.

Een ander risico vormt een onvoldoende gedefinieerd resultaat. Hoe kan je iets naar tevredenheid maken als je niet weet wat je Opdrachtgever of de gebruiker wil? Hierbij is het ook belangrijk dat niet alleen kwaliteitscriteria worden opgesteld voor de op te leveren producten, maar dat ook de criteria voor acceptatie worden beschreven. Hoe beter dit alles beschreven is, hoe realistischer de kosten in de “Business Case” kunnen worden ingeschat en hoe beter de consequenties van eventuele wijzigingen hierop kunnen worden berekend. Het is dus belangrijk dat niet alleen de Opdrachtgever, maar ook de gebruiker gedurende het gehele project betrokken is.


Uitgangspunten PRINCE2®


Internationaal wordt PRINCE2® steeds meer gebruikt als dé methode om projecten mee te managen.
Het OGC (“Office of Government Commerce” - UK) heeft het copyright van het merk PRINCE2® en van de methodiek PRINCE2®, maar de methode is vrij voor eigen gebruik.


Alleen voor het verzorgen van training en consulting in de methode is een accreditatie vereist.


PRINCE2® is een moderne procesgericht methode voor projectmanagement gebaseerd op “best practises”
Aan PRINCE2® ligt een viertal uitgangspunten ten grondslag die de basis vormen voor de gehele methodiek.



1. Project worden uitgevoerd in een veranderende omgeving
de markt wijzigt, de interne organisatie verandert, er ontstaat een voortschrijdend inzicht bij de gebruikers, et cetera. Projecten initiëren zelf veranderingen en deze veranderingen hebben weer effect op het project. Projecten moeten zo worden ingericht dat ze op een beheerste wijze kunnen anticiperen op de verandering. De taakstelling aan het begin van het project is niet maatgevend, maar het verwachtingspatroon aan het einde van het project. Bij het inrichten en het managen van het project moet daar dan ook expliciet rekening mee worden gehouden.


2. Een project is pas succesvol als alle betrokken partijen tevreden zijn met het projectresultaat 
betrokken partijen zijn de gebruikers, de Opdrachtgever, de leveranciers en de projectmedewerkers. Het is vaak niet voldoende om op tijd en binnen budget op te leveren wat oorspronkelijk is overeengekomen. Niet alleen de mening van de Opdrachtgever speelt een rol, maar de beleving van alle betrokken partijen. Het managen van de verwachtingen van de betrokken partijen is dan ook zeer wezenlijk onderdeel van het projectmanagement.


3. Succesvolle projecten zijn “business driven” 
er moet een zakelijke rechtvaardiging zijn om een project uit te voeren. Deze zakelijke rechtvaardiging (“Business Case”) moet bij de start van het project worden vastgesteld. Tijdens de voortgang van het project moet de zakelijke rechtvaardiging met regelmaat worden getoetst. Is er geen duidelijke zakelijke rechtvaardiging, dan zal dit vrijwel zeker een obstakel zijn voor het vasthouden van de betrokkenheid van het management, het genereren van de noodzakelijke fondsen en de ‘promotie' van het project in de omgeving. De “Business Case” geeft het kader waarbinnen de gebruikers de wensen en eisen moeten specificeren ten aanzien van het gebruik en het onderhoud van het op te leveren resultaat.


4. Samenwerking van alle bij het project betrokken partijen leidt tot meer succesvolle projecten 
projecten worden opgezet om veranderingen door te voeren. Samenwerken is daarbij een essentiële factor. Als alle partijen betrokken zijn bij het inrichten en managen van het project zal de acceptatie van het eindresultaat vrijwel altijd hoger zijn, dan als dat niet het geval is.


Deze vier uitgangspunten hebben hun effect op de inrichting en het management van projecten. Bij PRINCE2® wordt dit vertaald in de organisatie van het project, de uit te voeren projectprocessen en de toe te passen thema's. Samen vormen zij een heel concreet uitgewerkte methodologie voor het doeltreffend managen van projecten.


Met dank voor de input aan Bert Hedeman.

Amelior is Affiliate van Bert Hedeman Consultling en biedt zo gecertifieerde trainingen aan over PRINCE2® (Foundation en Practitioner).

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...