ISO 14001:2004: verbeteringen en gemiste kansen.

februari 2005

De kogel is door de kerk: op 15 november ll. publiceerde ISO de tweede versie van zijn milieuzorgsysteem, nl. ISO 14001:2004. Hieronder worden de doelstellingen van de revisie en de belangrijkste gevolgen voor de betrokken organisaties weergegeven.

De Internationale Organisatie voor Standaardisatie ISO die o.m. verantwoordelijk is voor het uitbrengen van de ISO 9000- en de ISO 14000-reeksen, heeft zich voorgenomen om elke 5 jaar de uitgebrachte standaarden te evalueren en desgevallend te bevestigen, te herzien of te schrappen. Dit geldt ook voor de norm ISO 14001, die de eisen voor een milieuzorgsysteem bevat en certificeerbaar is, en ISO 14004, die bijkomende richtlijnen en technieken aanreikt voor het implementeren van een milieuzorgsysteem.

De eerste versies van ISO 14001 en 14004 werden gepubliceerd in 1996 als een onrechtstreeks gevolg van de UN-conventie van Rio de Janeiro begin jaren ‘90. Intussen zijn er wereldwijd al meer dan 60000 gecertificeerde milieuzorgsystemen. Eind 1999 werd binnen de technische commissie 207 van ISO besloten de ISO 14001 en ISO 14004 te herzien. In 2000 werd beslist dat de herziening voornamelijk gericht werd op de verduidelijking van de bestaande eisen zonder toevoeging van geheel nieuwe eisen. In het kader van het consultatieproces verschenen in 2003 achtereenvolgens een ‘Comittee Draft' (CD) en een ‘Draft International Standard' (DIS). In april 2004 verscheen de ‘Final Draft International Standard' (FDIS), die tenslotte aanleiding gaf tot de publicatie van de nieuwe versie ISO 14001:2004 en ISO 14004:2004 op 15 november 2004.

Waarom wijzigen ?

Eigen ervaring wijst uit dat gebruikers moeilijkheden ondervinden bij het interpreteren van de eisen van ISO 14001:1996. De eisen van de norm waren dan ook vervat in slechts 2,25 blz en heel bondig geformuleerd. Ook binnen ISO is men tot deze vaststelling gekomen. Een eerste doelstelling van de herziening was dan ook het ontwikkelen van een tekst die in een duidelijkere taal weergeeft welke de eisen zijn die gesteld worden aan een milieuzorgsysteem. De aangebrachte wijzigingen zijn voornamelijk bedoeld als hulp bij de interpretatie en implementatie van de huidige normvereisten, zonder in principe meer of minder te willen eisen dan ISO 14001:1996. Deze verduidelijkingoefening bleek echter niet steeds even eenvoudig: bij het herschrijven van de verschillende paragrafen kwam men tot de vaststelling dat de bestaande eisen van ISO 14001:1996 niet steeds op een zelfde manier geïnterpreteerd werden in de verschillende landen … Dit heeft als gevolg dat wat in één land als een verduidelijking van een bestaande eis beschouwd wordt, in een ander land kan ervaren worden als een nieuwe eis (zie ook verder).

Afstemming met 9000-reeks

Een tweede doelstelling van ISO is een blijvende afstemming van de ISO 14001/4 met de ISO 9000-reeks. In 2000 is de ISO 9000-reeks immers fundamenteel gewijzigd, waardoor een aanpassing zich opdrong om de compatibiliteit te behouden. Om dit te bewerkstelligen heeft de technische commissie 207 zich gedurende het herzieningsproces laten bijstaan door de technische commissie 176 die verantwoordelijk is voor de recente wijzigingen in de ISO 9000-reeks voor kwaliteitsmanagement. Deze samenwerking heeft zich vnl. vertaald in het gebruik van gemeenschappelijke termen en definities, en in de afstemming van de structuur en inhoud van verschillende paragrafen die in beide normen aanwezig zijn. In ISO 14001:2004 wordt er verwezen naar het procesmodel van ISO 9001:2000 en omgekeerd vermeldt ISO 9001:2000 de Plan-Do-Check-Act methodiek van ISO 14001 als een goede aanpak. Er wordt vermeld dat beide goed te combineren zijn, maar geen van beide normen helpt om beide systemen te integreren. Dit is spijtig, gezien de grote vraag naar uniformiteit en naar een gemeenschappelijk conceptueel kader voor kwaliteits- en milieuzorg.

Als derde doelstelling wenste ISO de opgedane ervaring in de voorbije jaren te integreren in de nieuwe teksten en te verzekeren dat de teksten bruikbaar zijn voor organisaties van allerlei aard en grootte in de wereld. Men wil hiermee ook tegemoet komen aan (terechte) opmerkingen van verschillende belangengroepen.

Belangrijkste wijzigingen

Zonder volledig te willen zijn, worden hieronder de wijzigingen weergegeven die volgens Amelior belangrijk kunnen zijn. In verschillende paragrafen van de norm zijn er kleinere wijzigingen aangebracht, deels als verduidelijking en deels om een betere afstemming met ISO 9001:2000 te bereiken. Het is echter niet de bedoeling van dit artikel om volledig en gedetailleerd in te gaan op de kleinere wijzigingen.

Milieuaspecten – versterking van het ketengericht karakter?

M.b.t. § 4.3.1 over de milieuaspecten stelde zich in het herzieningsproces de vraag welke milieuaspecten moeten beheerst en verbeterd worden in het milieuzorgsysteem. Vraag is of het toepassingsgebied van het milieuzorgsysteem zich kan beperken tot de milieuaspecten in de eigen organisatie (‘the environmental aspects […] that it can control'), zonder zich te bekommeren om de milieuaspecten die zich bv. voordoen in de gebruiks- of afvalfase van het product (‘the environmental aspects […] that it can influence'). Daar waar vroeger discussie kon bestaan, is er nu een duidelijk antwoord gegeven: als je een invloed hebt op de milieuaspecten die zich bv. voordoen in de gebruiks- of afvalfase van het product, dan moet je ze even goed beheersen en verbeteren in uw milieuzorgsysteem. Er staat nu immers duidelijk in de norm : ‘The organization shall establish, implement and maintain a procedure(s) to identify the environmental aspects of its activities, products and services within the defined scope of the environmental management system that it can control and those that it can influence […].'

Voor alle duidelijkheid: deze interpretatie werd in ons land doorgaans ook al gegeven aan de eisen vermeld in ISO 14001:1996. In verschillende andere landen was dit echter niet het geval en werden de indirecte milieuaspecten niet in rekening gebracht.  Wat voor de ene dus een verduidelijking is van het reeds aanwezige ketengericht karakter van ISO 14001:1996, is voor de andere een duidelijke verstrenging ervan, afhankelijk van de vroegere interpretatie.

Wetgeving en andere eisen

Er was in het verleden heel wat kritiek gerezen over de beperkte aandacht die de wettelijke eisen kregen in ISO 14001:1996. Feit is dat er maar 2 zinnen in stonden die betrekking hadden op de wettelijke en andere eisen, nl. in § 4.3.2 en § 4.5.1. In de huidige versie werd hierop een antwoord gegeven en werden wettelijke en andere eisen op hetzelfde niveau getild als de significante milieuaspecten en hebben ze doorheen de volledige norm een belangrijkere rol toebedeeld gekregen.

In de paragraaf ‘wettelijke en andere eisen' (§ 4.3.2) wordt nu expliciet vermeld dat de organisatie rekening moet houden met wettelijke en andere eisen bij het implementeren van een milieuzorgsysteem, naar analogie met de significante milieuaspecten. Daar waar vroeger de periodieke zelfcontrole op de naleving van de wetgeving een onderdeel was van een paragraaf, werd dit nu ondergebracht in een aparte paragraaf 4.5.2 en werden de eisen geëxpliciteerd. Ook in § 4.6 Management Review werd aan de wettelijke en andere eisen een belangrijkere rol toebedeeld.

Mensen

De eisen m.b.t. bekwaamheid, opleiding en bewustzijn (§ 4.4.2) zijn nu niet enkel meer van toepassing op eigen personeel, maar op eenieder die werkt voor of in naam van de organisatie. Bovendien moet het milieubeleid (§ 4.2) nu niet alleen bekend gemaakt worden aan de medewerkers, maar aan eenieder die werkt voor of in naam van de organisatie. Dit kan leiden tot een intensifiëren van de noodzakelijke communicatie- en opleidingsinspanningen naar contractors, agenten, interim personeel …

Documenten

Wie met de nieuwe versie duidelijkheid verwacht omtrent wat wel en wat niet moet gedocumenteerd en geregistreerd worden, komt wel wat bedrogen uit. In § 4.4.4 m.b.t. de documentatie van het milieuzorgsysteem staat vermeld dat de documentatie o.m. volgende zaken zal bevatten:

  • documenten en registraties vereist door de norm;
  • documenten en registraties die nodig geacht worden door de organisatie zelf.

In de nieuwe versie van de norm staan als enige expliciet vermelde gedocumenteerde procedures deze voor de beheersing van de werkzaamheden ‘voor die situaties waarin het ontbreken van deze procedures tot afwijken van het milieubeleid en de doel- en taakstellingen kunnen leiden' (§ 4.4.6). Voor de andere procedures wordt niet duidelijk aangegeven of ze al dan niet moeten gedocumenteerd worden. Hier zal dus nog heel wat interpretatie nodig zijn … met de nodige misverstanden tot gevolg. Ook wat betreft de vereiste registraties (§ 4.5.4) wordt er in de nieuwe versie minder duiding gegeven en nog meer dan in de vorige versie wordt dit overgelaten aan de eigen inschatting en die van de externe auditor. Naar onze mening is dit een gemiste kans om meer duidelijkheid te scheppen, wat nochtans één van de doelstellingen was van de herziening. Een milieuhandboek wordt ook nu niet expliciet gevraagd, maar er wordt wel gevraagd om te bepalen hoe je aan de normeisen voldoet (§ 4.1) en om de kernelementen van het milieuzorgsysteem en hun wisselwerking te documenteren (§ 4.4.4).

Wat met mijn certificaat ?

De voorziene overgangsperiode loopt van 15 november 2004 tot 15 mei 2006 (18 maanden). Bijgevolg zullen certificaten op basis van ISO 14001:1996 na deze periode niet meer geldig zijn.

In een eerste periode van 6 maanden (van 15 november 2004 tot 15 mei 2005) kan geauditeerd en gecertificeerd worden tegenover beide versies van de norm. In de tweede periode van 12 maanden (van 15 mei 2005 tot 15 mei 2006) moeten alle audits uitgevoerd worden tegenover de nieuwe versie, waarbij de bestaande certificaten moeten overgeschakeld worden naar ISO 14001:2004. Gezien de beperkte veranderingen, zou de overgang van ‘oud naar nieuw' moeten kunnen gebeuren in het tijdsbestek van de reeds geplande audits.

Milieuzorgsystemen die voor de eerste keer gecertificeerd worden na 15 november 2004 zullen automatisch moeten voldoen aan ISO 14001:2004.

 

ISO 14004

ISO 14004 biedt toelichting bij ISO 14001 en wordt tegelijkertijd aan een herziening onderworpen, en wel om de volgende redenen:

  • om de coherentie met ISO 14001 te behouden;
  • om de huidige tekst waar nodig nog te verduidelijken;
  • om de ervaring van de voorbije jaren erin te verwerken:
  • om de inhoud nog meer af te stemmen op de noden van KMO's.

 

Referenties

Dodds, O.A. (2003). La révision d'ISO 14001 et d'ISO 14004. ISO Management Systems, mei-juni 2003, p. 9-11.
International Standard ISO 14001 (2004). Environmental management systems – requirements with guidance for use.
International Standard ISO 14004 (2004). Environmental management systems – general guidelines on principles, systems and supporting techniques.
Hortensius, D. (2004). De tweede editie van ISO 14001: meer dan oude wijn in nieuwe zakken. Kwaliteit in Bedrijf, nr.9, november 2004.

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...