Milieu- en duurzaamheidsrapportering : een stappenplan

augustus 2004

De behoefte aan milieu- en duurzaamheidsrapportering groeit. Maar zo'n rapport opmaken is geen sinecure. Een stappenplan kan helpen.

Bedrijven en organisaties voelen de nood om te rapporteren over hun milieuprestaties of duurzaamheidsprestaties (People, Planet & Profit) door de maatschappelijke evolutie en door de vragen om informatie van stakeholders zoals klanten, aandeelhouders, overheden, leveranciers, omwonenden en uiteraard de eigen medewerkers. Milieu-en duurzaamheidsrapporten kunnen immers een krachtig middel zijn om het imago te versterken en de relaties met de buitenwereld te verbeteren. Het opmaken van zo'n rapport dient doordacht en planmatig te gebeuren, vandaar het onderstaande stappenplan (Fig 1).

Fig 1 : Stappenplan voor milieu- en duurzaamheidsrapportering

Voortraject

De keuze om al dan niet een milieu- of duurzaamheidsrapport op te maken is geen evidente keuze. Vooraleer hierin een beslissing te nemen, dienen toch een aantal vragen te worden gesteld.

Eerst en vooral is het belangrijk om in te schatten hoever het bedrijf staat op het vlak van milieu en/of duurzaamheid. Al te vaak associëren bedrijven of organisaties zichzelf met ‘milieuvriendelijkheid' of met ‘duurzaam ondernemen', zonder dat dit in de realiteit op iets gebaseerd is. Een rapport kan dan ook maar opgesteld worden, wanneer dit ingebed zit in een ruimer kader (zie Fig. 2). Zoniet verwordt een rapport al snel tot een oneerlijk PR-rapport, een vijgenblad. Op basis van een milieu- of PPP-doorlichting kan de stand van zaken worden opgemaakt. Is er al genoeg inhoud aanwezig om te rapporteren? Beschikken we over een volledig en efficiënt managementsysteem? Zijn de nodige cijfergegevens reeds beschikbaar? Zijn de cijfers betrouwbaar en hebben ze al een evolutie in de tijd doorgemaakt? Voldoen we wel aan de relevante wetgeving? Dit zijn typisch de vragen die een organisatie zich in dit stadium kan stellen.

Fig. 2 : De opmaak van een rapport situeert zich best in een ruimer kader

Een tweede vraag die men zich dient te stellen is wat men hoopt te bereiken met het rapport. Van een rapport kan immers niet verwacht worden dat het in één keer een slecht imago ombuigt of dat daardoor iedereen die informatie wil over een organisatie die op deze manier ook zal krijgen. Daarbij komt nog dat verschillende medewerkers uit het bedrijf er een andere visie op kunnen nahouden vb. de marketing manager ziet het als een PR-actie, de algemene directie en de aandeelhouders willen een positief effect op de beurskoers, de communications manager wil dat het past in de communicatiestrategie en de ingenieurs van de milieudienst willen een technisch rapport van een hoog niveau. Niet alleen moet men deze stellingen op voorhand trachten te verzoenen, er dient eigenlijk in de eerste plaats te worden vertrokken van de informatienoden van de verschillende stakeholders. Vervolgens kan men nagaan voor welke stakeholders zo'n rapport een goed communicatiemiddel zou zijn. Dit is natuurlijk bepalend voor de vorm en inhoud van een rapport. Een rapport voor eigen medewerkers of omwonenden ziet er immers totaal anders uit dan een rapport bestemd voor de zakenwereld.

Ten derde is het van belang even stil te staan bij de voor- en nadelen van zo'n rapport. Is de organisatie mentaal klaar voor deze vorm van openheid? Zal het rapport bijdragen tot een verbetering in de relatie met een bepaalde stakeholder? Hebben we er wel de tijd en de middelen voor? Vragen die niet onbeantwoord kunnen blijven.

Tot slot is het ook aangewezen om vooraf al even te polsen bij vertegenwoordigers van enkele potentiële doelgroepen over wat zij zouden vinden van zo'n rapport. Ook eventuele voorkeuren qua vorm en inhoud zijn interessant om op voorhand te kennen. Let op: dit wil niet zeggen dat de stakeholders bepalen wat een organisatie zal rapporteren. Het blijft aan de rapporterende organisatie zelf om te bepalen wat er wel en niet in het rapport terecht zal komen.

Op basis van deze punten kan uiteindelijk worden beslist over het al dan niet opmaken van een rapport.

Planning

Vanzelfsprekend moet men voor zo'n rapport een projectverantwoordelijke en/of projectteam aanduiden. Het projectteam is best zo heterogeen mogelijk samengesteld. Ook dient er beslist te worden of en waarvoor er externen (consultancy, copywriting, lay-out, drukwerk) zullen worden ingezet. De timing en het opmaken van een budget en een uitgewerkt plan zijn ook van belang. Een rapport moet immers op tijd gepubliceerd worden. Op basis van het voortraject kunnen doel en doelgroep(en) voor het milieu-of duurzaamheidsrapport worden bepaald.
Verder kan men nagaan welke modellen/inspiratiebronnen gebruikt zullen worden om het milieu- of duurzaamheidsrapport op te bouwen. Enkele van de meest bekende zijn : de GRI-richtlijnen (Global Reporting Initiative), EMAS, EFQM (European Foundation for Quality Management), Responsible Care, ISO 14031, de Balanced Scorecard, ‘Sustainable development reporting: striking the balance' van WBCSD (World Business Council for Sustainable Development),… Ook de onderwerpen en de eventueel te gebruiken indicatoren (KPI's) kan men al in grote lijnen gaan vastleggen. De informatie-inzameling om deze onderwerpen te stofferen kan eveneens worden gepland, evenals de in te bouwen controlemechanismen om de betrouwbaarheid en de kwaliteit van de cijfergegevens te garanderen.

Tenslotte dienen de publicatiekanalen te worden gekozen: papier, internet, CD-ROM,…. Ook feedbackmogelijkheden voor het rapport en de eventuele externe verificatie van het rapport kunnen worden besproken (zie ook verder).

Realisatie van het rapport

Hier wordt gestart met het uitwerken van de structuur van het rapport. Uiteraard is het gekozen model hiervoor bepalend (zie hoger). Daarna begint men met het verzamelen en analyseren van de benodigde gegevens. Ook hiervoor is het eerder vermelde ruimer kader noodzakelijk. Over betrouwbare cijfergegevens beschikt men immers niet zomaar. Een goed werkend managementsysteem, al dan niet aangevuld met een Balanced Scorecard kunnen op dat vlak wonderen verrichten. Gegevens verzamelen gebeurt niet alleen intern. De stakeholders zelf beschikken immers dikwijls over waardevolle informatie.

Het schrijven van het rapport behelst ook een aantal belangrijke facetten. Een organisatie kan dit zelf doen of een externe copywriter inschakelen. In elk geval is het van belang dat de stijl en de gebruikte woordenschat afgestemd zijn op de doelgroep(en). Zoals reeds vermeld bij het voortraject is het hierbij van belang te vertrekken van de doelgroep(en) en niet louter van de intenties en achtergronden van medewerkers betrokken bij de opmaak van het rapport. Het is ook aangewezen het rapport niet te laten uitschrijven door verschillende personen. Hierdoor gaan de onderdelen van het rapport immers verschillen qua stijl en raakt de rode draad doorheen het geheel nogal eens verloren.

Eens de tekst geschreven is het het best deze draft eens te testen bij een proefpubliek, representatief voor de doelgroep(en). Op basis hiervan kan men dikwijls nuttige tips vergaren om de toegankelijkheid van het rapport te verhogen.

Het rapport wordt dan afgewerkt qua lay-out en opgesmukt met foto's, tekeningen en grafieken. Hierbij is het belangrijk steeds voor ogen te houden dat deze vooral dienen om de leesbaarheid te versterken. Het is niet de bedoeling dat ze de eigenlijke inhoud verdringen. Gebruik ze dus met mate. Het is immers geen fotoalbum of kleurboek.

Om de geloofwaardigheid van een rapport te verhogen doen heel wat organisaties beroep op onafhankelijke instanties (certificatie-instellingen, adviesbureaus of bedrijfsrevisoren) of zelfs op de doelgroepen zelf om het rapport te verifiëren. Meestal wordt dan achteraan in het rapport een verklaring van deze verificatie opgenomen.

Een laatste maar niet onbelangrijke stap is natuurlijk de uiteindelijke creatie en publicatie van het rapport. Het wordt al dan niet gedrukt bezorgd aan de verschillende doelgroepen. Ook kan het algemeen beschikbaar worden gesteld aan andere geïnteresseerden, bijvoorbeeld. via de website. Nog een tip: vergeet de eigen medewerkers niet ! Breng ze tenminste op de hoogte of bezorg ze een exemplaar van het rapport.

Verzamelen/analyseren van feedback

De laatste stap uit ons stappenplan wordt vaak vergeten door rapporterende organisaties. Het milieu-of duurzaamheidsrapport is opgemaakt en de kous is af. Niets is minder waar natuurlijk. Niet alleen missen deze organisaties daardoor verbeteringsmogelijkheden voor hun toekomstige rapporten, ook voor de hele organisatie liggen er in deze feedback kansen op verbetering.

Feedback op het rapport kan men krijgen op verschillende manieren :

  • via de eerder aangehaalde verificatie van het rapport;
  • via de eigen medewerkers;
  • via de doelgroepen;
  • door deelname aan wedstrijden (vb. Instituut voor Bedrijfsrevisoren).

Feedback verzamelen bij de eigen medewerkers en andere doelgroepen kan ondermeer gebeuren via een antwoordkaart of een enquête.

Vat de verzamelde feedback samen, trek er conclusies uit en gebruik deze om uw volgende rapport en eventueel andere aspecten van uw organisatie bij te sturen.

 

Noot :voor milieu- en duurzaamheidsrapporten werkt Amelior samen met Com&Co, een bureau voor bedrijfsjournalistiek. Door zijn jarenlange ervaring kan Com&Co wetenschappelijke gegevens naar een breed of beperkt publiek vertalen. Amelior doet bedrijven goed presteren, Com&Co zorgt ervoor dat ze met die voorsprong optimaal uitpakken in hun communicatie. Meer info op www.comco.be

Dit artikel werd geschreven in opdracht van Amelior.


Lees hier andere artikels van deze auteur...

Contacteer de auteur...