PIP/PEP bij het vlaams fonds

april 2002

PIP/PEP staat voor procesimplementatie/personeelsplanning. Het is een methodiek om de personeelsbehoeften te plannen op basis van procesbeschrijvingen, interne verbeteringen en externe trends. Via die oefening moet de Vlaamse overheid efficiënter gaan werken.

Streven naar een optimale dienstverlening in een steeds wijzigende omgeving vereist een soepele personeelsplanning. Alleen zo kan de 'juiste mens op de juiste plaats' belanden. Vandaar dat de Vlaamse Regering in 1999 een methodologierichtlijn goedkeurde voor proces-en personeelsplanning, het zogenaamde PIP/PEP. Uitgangspunt daarbij zijn de processen, waaraan telkens de benodigde kwalificaties en de benodigde aantallen personeelsleden verbonden worden. Vooropgesteld werd om een personeelsplan klaar te hebben voor alle betrokken administraties op 31/12/2002.

Al ruime kwaliteitservaring

Het Vlaams Fonds ging met PIP/PEP aan de slag eind augustus 2001. Helemaal nieuw was de oefening zeker niet. Al sedert 1999 is men er bezig met interne kwaliteitszorg en dus met procesbeschrijvingen. Daarbij werden kwaliteitseisen opgesteld aan de hand van het EFQM-model en voerde men ook de Balanced Scorecard in om de prestaties op de voet te kunnen volgen. De inspectiedienst staat overigens op het punt een ISO 9001-certificaat te halen.

Maar de planning van de Vlaamse Regering stelde haar eisen. Dus kreeg het werk aan het PIP/PEP-project het afgelopen jaar wel voorrang op, bijvoorbeeld, het werk aan verbeteringsprojecten. Terwijl het beschrijven van alle interne processen, gepland voor 2003, gewoon een jaar werd vervroegd.

Voor de begeleiding deed men beroep op Amelior. "Logisch," stelt Denise Stryckmans, HR-verantwoordelijke van het Vlaams Fonds. "Amelior begeleidt ons 5-jarenproject interne kwaliteit. Binnen dat project hadden we reeds gepland onze processen uit te schrijven“.

Het PIP/PEP project kan ruwweg in 4 fasen worden opgedeeld: diagnose van de processen, zwakke en sterke punten aanduiden, beslissen welke processen voor verbetering vatbaar zijn en wat de kostprijs van die verbeteringen is en tenslotte hertekening van processen.

Denise Stryckmans: "Met die hertekening wordt echt niet alleen financiële winst beoogd. Maar ook bijvoorbeeld een hogere klantgerichtheid. Aan die hertekening moeten wel de gevolgen op personeelsvlak gekoppeld worden. Wie zet je in voor die nieuwe processen, heb je andere mensen nodig en wat ga je met de vroegere medewerkers doen. En die gedetailleerde personeelsplanning is wel een aspect dat we in de normale interne procesbeschrijving niet zouden hebben meegenomen."

Sjabloon als hulpmiddel

Na inventarisatie van alle ca. 90 processen werd gestart met een proefproject, meer bepaald de behandeling van een aanvraag door een gehandicapte tot inschrijving en bijstand in een provinciale afdeling. Dat proces werd door twee medewerkers van de betrokken afdeling geanalyseerd en beschreven. Op basis daarvan werd dan een sjabloon ontworpen dat voor alle andere en volgende processen kan dienen. In het sjabloon zitten evidente zaken als omschrijving van de processtappen, van de activiteiten die ermee gepaard gaan en van de werkwijze. Het Vlaams Fonds gaat daar vrij diep in detail, opdat de ambtenaren aan wie het eindrapport moet worden voorgelegd de inhoud van het proces en dus de daarvoor noodzakelijke kwaliteit van de medewerkers en de nodige tijdsbesteding goed zouden begrijpen. Want elke betrokkene moet ook aanduiden hoeveel procent van zijn of haar tijd hij aan de diverse processtappen besteedt.

Daarnaast moeten de proceseigenaars ondermeer ook noteren wat de sterke en zwakke punten van het proces zijn, wat de oorzaken van de zwaktes zijn en welke verbeteringen zij mogelijk achten. Bovendien wordt ook gepeild naar externe trends. Voor het Vlaams Fonds zijn dat bijvoorbeeld de toenemende bekendheid en daardoor stijging van het aantal aanvragen om bijstand. En men vraagt ook naar het toekomstbeeld dat de medewerkers van hun proces hebben. Voor het proefproject kan dat bijvoorbeeld zijn: 'het binnen de drie maanden informatie of bijstand op maat geven'

Alle processen waren op een viertal maanden tijd via het sjabloon in kaart gebracht. Een aantal werden door de directieraad uitgekozen voor hertekening. Die operatie zit nu in de eindfase.

Denise Stryckmans: "Samen met Amelior ben ik nu de managementsamenvatting aan het maken, dat voor het naar de Vlaamse Regering gaat ter goedkeuring, eerst door de leiding van het Vlaams Fonds zal besproken worden. In feite is dat een beoordeling van en een toekomstvisie op de werking van heel het Vlaams Fonds. Met als belangrijk onderdeel uiteraard de huidige personeelskost en de personeelskost na hertekening van de processen. We moeten ook motiveren waarom we nieuwe processen wensen en waarom daarvoor andere mensen nodig zijn. Het eindresultaat is dus een volledig personeelsplan."

 

VLAAMS FONDS Het Vlaams Fonds, voluit Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap, is een Vlaamse Openbare Instelling. De administratie bestaat uit ondersteunende diensten (boekhouding, informatica…), de dienst individugerichte prestaties (bevoegd voor contacten met het individu via vijf provinciale afdelingen) en de dienst collectief gerichte prestaties (gericht op voorzieningen die door het Vlaams Fonds worden erkend en gesubsidieerd). Er werken een 350 mensen. De tussenkomsten van het Vlaams Fonds situeren zich op een viertal domeinen: opvang en begeleiding door daarvoor erkende instellingen (bv. internaten, dagcentra voor opvang meerderjarigen, thuisbegeleiding …) opleiding; tewerkstelling (bv. beschutte werkplaatsen of tussenkomst ten gunste van werkgevers); individuele materiële bijstand (bv. aanpassing woning, rolstoelen). Voor een aantal van die prestaties doet men beroep op collectieve voorzieningen, die men erkent en subsidieert. Voorbeelden zijn internaten, beschutte werkplaatsen, opleidingscentra. Het zijn die voorzieningen die sedert het Kwaliteitsdecreet van '97 voor de verplichting staan kwaliteitszorg te implementeren. Het Vlaams Fonds is daar zelf niet toe verplicht, maar begon met kwaliteitszorg vanuit een voorbeeldfunctie voor de voorzieningen en in het kader van de algemene belangstelling van de overheid voor kwaliteit.