Pragmatisch omgaan met OHSAS 18001

augustus 2013

Onderzoekers sleutelen niet alleen graag aan machines, in sommige innovatieve omgevingen is een machine om- of samenbouwen vaak de enige optie omdat kant-en-klare configuraties niet voorhanden zijn. De vraag is hoe je in die omstandigheden nieuwe veiligheids- en welzijnsrisico's onder controle houdt zonder het experimentele werk van de vorsers te veel aan banden te leggen. De Vlaamse onderzoeksorganisatie VITO zocht en vond het antwoord in een adequate vertaling van OHSAS 18001 naar de eigen onderzoeksomgeving.

Als een organisatie beslist een managementsysteem in te voeren, ontstaat er binnen de rangen soms weerstand. De medewerkers – en zeker de creatieven onder hen – vrezen extra administratie, overbodige procedures, inmenging in hun kernproces en bestaande manier van werken.

Toen VITO een tweetal jaar geleden startte met het opzetten van het managementsysteem OHSAS 18001 voor welzijn op het werk staken dergelijke kwelduivels eveneens de kop op. Een deel van de hoogopgeleide onderzoekers vroeg zich openlijk af of het überhaupt wel opportuun was om voor welzijn op het werk een omvangrijk en gedocumenteerd systeem op te zetten. “Er gebeuren hier toch geen ongevallen”, klonk het. “Volstaan de algemeen aanvaarde ‘goede labopraktijken' dan niet? De milieuwetgeving legt ons toch uit hoe we met gevaarlijke producten moeten omgaan? We volgen toch de welzijnswet en passen daarnaast de wettelijke, technische voorschriften toe, vervat in de machine-, ATEX-, drukvaten- en laagspanningsrichtlijn?”

Systematisch werken en voortdurend verbeteren

Brigitte Borremans, hoofd van de dienst Milieu, Veiligheid en Kwaliteit bij VITO, had voldoende argumenten om de kritische vragen te counteren. VITO opereert sinds 2007 voor de domeinen kwaliteit en milieu volgens een managementsysteem, respectievelijk ISO 9001 en ISO 14001. “Als je je organisatie volgens die normen stroomlijnt, groeit er stilaan een cultuur van voortdurend verbeteren en systematisch werken. Het is op een bepaald moment logisch dat je die aanpak doortrekt naar je welzijnsbeleid, zeker omdat er heel wat raakpunten zijn met het milieusysteem ISO 14001”, argumenteert ze.

Een beheersysteem drukt je bovendien met de neus op de feiten. “Het dwingt je om alle aspecten, ook qua wetgeving, onder de loep te nemen en aan te pakken. Bij ons was niet alle welzijns- en veiligheidswetgeving systematisch en op een praktische manier vertaald. Risicoanalyses waren ons niet vreemd, maar een betere methodiek ervan drong zich op.”

“Een managementsysteem garandeert dat iedere unit op een logische, gestructureerde en uniforme manier werkt en dat je geen aspecten over het hoofd ziet”, vervolgt Brigitte Borremans. “In die zin is het een prima ondersteuning voor directie en hiërarchische lijn, die aansprakelijk zijn op het vlak van welzijn op het werk.”

Last but not least komt de PDCA-aanpak – die zoals bij ISO 9001 en ISO 14001 aan de basis ligt van de OHSAS 18001-systematiek – de veiligheid en het welzijn van alle medewerkers ten goede. “Door op alle acties en maatregelen het ‘plan, do, check, act'-principe toe te passen, til je je welzijnswerking en -prestaties op een steeds hoger niveau. Zo kunnen we het risico op een mogelijk toekomstig ongeval maximaal indijken.”

Pragmatisch vertalen

Hoe deze argumenten aanvaardbaar maken en ieders medewerking verkrijgen? Brigitte Borremans en haar medewerkers van de centrale preventiedienst bij VITO beseften dat ze bij het vertalen van de principes van OHSAS 18001 zeer pragmatisch tewerk moesten gaan.

“Typisch voor onze omgeving is dat we op projectbasis werken: onze onderzoeksopdrachten hebben een tijdelijk karakter”, legt onderzoekster Ria Jacobs uit. “Een log systeem, waarbij de risico-oefening te veel tijd en financiële middelen zou vragen in vergelijking met de gebruikstijd en de kosten van de machine-opstelling, zou op het terrein nooit aanvaard worden.”

Samen met Amelior dokterde VITO een slank systeem uit. Het werd eerst op centraal niveau opgesteld. Vervolgens konden de verschillende afdelingen én de medewerkers zelf aanpassingen formuleren.

Grootste risico's eerst aanpakken

Bij VITO zijn machinerisico's en gevaarlijke producten de belangrijkste items als het over arbeidsveiligheid en welzijn op de werkvloer gaat. Dankzij de andere zorgsystemen was een deel van het voorbereidend werk al gebeurd. Het belangrijkste OHSAS 18001-proces dat via de andere managementsystemen nog niet was behandeld, betrof de risicoanalyse van de arbeidsmiddelen en de gevaarlijke producten.

“Met zijn vele afdelingen en onderzoeksgroepen lijkt VITO in niets op een normale fabriek. Met de honderden werktuigen, toestellen, machines, technische hulpmiddelen en labo-opstellingen was het onmogelijk om alle arbeidsmiddelen onder één grote noemer te plaatsen en hiervoor eenzelfde proces voor risico-analyse voor te stellen”, zegt preventieadviseur Kathleen Snijders.

De oplossing lag in het opsplitsen van alle arbeidsmiddelen in drie categorieën: eenvoudige machines, niet-eenvoudige machines en zelfgebouwde apparaten. Later kwam daar nog een vierde groep bij: de labo-opstellingen. “Die indeling liet ons toe risico-based tewerk te gaan en eerst een aanpak op te zetten voor de categorieën waaraan de meeste risico's verbonden zijn.” Naast de risico's van de arbeidsmiddelen zelf werd ook voldoende aandacht besteed aan de werkpost- en taakrisicoanalyses.

Bij elk toestel hoort een specifieke veiligheidsinstructiekaart. Op de kaart worden de restrisico's vermeld en de maatregelen die zeker niet uit het oog mogen verloren worden.

Veiligheidscontactpersonen

Ondertussen had VITO in de verschillende afdelingen veiligheidscontactpersonen (VCP'ers) geselecteerd, veertien in totaal. Via Amelior volgden ze een basisopleiding preventie, de zogenaamde veiligheidsopleiding niveau III. De veiligheidscontactpersonen zijn praktijkmensen die inzake veiligheid en welzijn de schakel vormen tussen de centrale preventiedienst en de medewerkers op het terrein.

“In een organisatie van ongeveer 700 medewerkers en met erg verschillende en complexe activiteiten, kan je als centrale dienst onmogelijk zelf het overzicht houden inzake veiligheid en welzijn. Je hebt hulp nodig van specialisten die hun afdeling door en door kennen en die bij hun collega's aanvaard zijn”, zegt Brigitte Borremans.

Tijdens de opleiding bij Amelior leerden deze interne OHSAS 18001-coaches de veiligheidstaal spreken en kregen ze argumenten en tools om in hun werkomgeving het enthousiasme voor de materie aan te wakkeren. Op termijn is het de bedoeling dat ze de risicoanalyses in hun afdeling zelfstandig begeleiden.

Terugkijkend op het proces van invoering en certificatie van het OHSAS 18001-systeem blijkt het aanstellen van de veiligheidscontactpersonen een belangrijke succesfactor. “Het maakt het gemakkelijker om het systeem gedragen te krijgen door iedereen. Dat deze personen maandelijks samenkomen en hun ervaringen en goede praktijken delen, draagt daar alleen maar toe bij”, merkt Thierry Uyttenhove, senior consultant van Amelior op.

Verfijnen van het proces

De flowcharts met de grote lijnen van de opgestelde risicoaanpak voor de arbeidsmiddelen werd aan de veiligheidscontactpersonen voorgelegd. Zij gaven – na het consulteren van de collega's in hun afdeling – feedback. Onderzoekster Ria Jacobs, zelf een van de veiligheidscontactpersonen, maakte over dit bijsturingsproces haar eindwerk tijdens haar opleiding bij Amelior.

“Ik toetste de eerste versie van de arbeidsmiddelen-, werkpost- en taakrisicoanalyse aan een nieuw project waarvoor onze afdeling een volledig nieuwe machine bouwde. We lijstten de risico's op, definieerden maatregelen en vertaalden die in veiligheidsinstructiekaarten en labofiches. De bevindingen van dit proces koppelde ik terug naar de centrale preventiedienst, die vervolgens de algemene aanpak weer kon verfijnen.”

Dat verfijningsproces is overigens, ook nu de certificatie volgens OHSAS 18001 al meer dan een half jaar achter de rug is, nog steeds aan de gang. Brigitte Borremans: “Onlangs hebben we nog een risicoanalyse toegevoegd voor het op afstand sturen van machines. Dat is een nieuw proces, waarbij medewerkers via hun computer thuis communiceren met de machines bij VITO. Dat brengt uiteraard nieuwe risico's met zich mee.”

Volledig geïntegreerd systeem

VITO heeft zijn managementsysteem voor welzijn op het werk, met de hulp van Amelior, volledig geïntegreerd in het bestaande kwaliteits- en milieubeheersysteem. De organisatie heeft niet alleen één beleidsverklaring voor kwaliteit, veiligheid en welzijn, en milieu, ook de handboeken, de procedures en de werkinstructies zijn voor de drie zorgsystemen geharmoniseerd en geïntegreerd.

Het plannen en opvolgen van de maatregelen die inzake welzijn op het werk voortvloeien uit de risicoanalyses – of uit acties zoals veiligheidsrondgangen en interne audits – komen terecht in een verbeteractietabel. “Hierin staan tevens alle kwaliteits- en milieuacties opgelijst. Iedereen kan de lijst consulteren. Zowel op unit- als directievergaderingen houden we de voortgang van de maatregelen nauwgezet bij.”

Ook de audit, in januari van dit jaar, gebeurde voor de drie zorggebieden samen. “Onze vraag aan certificatie-instelling Lloyd's was niet enkel om één auditor aan te duiden, ik vond het tevens belangrijk dat de betrokkene in het bezit was van een diploma milieucoördinator én preventieadviseur”, zegt Brigitte Borremans.

Deze audit duurde in totaal dertien dagen. “We zijn zeer tevreden over de aanpak, die streng maar constructief was. De belangrijkste opmerking inzake OHSAS 18001 was dat we in de toekomst meer doelstellingen moeten formuleren voor het decentrale niveau. We zijn ons daarvan bewust, maar dat is een groeiproces. Hoewel deze organisatie inzake veiligheidsbewustzijn grote stappen vooruit heeft gezet, is het nog steeds de centrale preventiedienst die aan de kar trekt.”

Multidisciplinair

“Het grote voordeel van het werken met een managementsysteem voor welzijn op het werk is dat het je verplicht in groep, over de functies heen, na te denken over de aanvaardbaarheid van risico's”, besluit Brigitte Borremans. “Dat werd onlangs nog duidelijk toen we een risicoaanpak voor nanomaterialen opstelden.”

“Inhoudelijk is dat voor ons, medewerkers op de centrale preventiedienst, onbekende materie, dus we moesten zelf op onderzoek gaan. Welke risico-aanpak beschermt voldoende, maar is toch haalbaar en werkbaar voor de vorsers? In samenspraak met de experts in onze organisatie hebben we een beslissingsboom opgezet. Naargelang het soort nanomateriaal definieerden we verschillende risiconiveaus, telkens gekoppeld aan specifieke beschermingsmaatregelen.”