De preventieadviseur als Gemba-manager

december 2009

Het toepassen van de aanpak van de Gemba-manager (management op de vloer) kan de preventieadviseur helpen bij het doeltreffend functioneren binnen een organisatie. Uiteraard moet hij voor dat Gemba-management over de nodige competenties beschikken.

De huidige preventieadviseur is niet langer een controlerende veiligheidschef. Onder invloed van de basisprincipes achter de Wet Welzijn, de bepalingen in de Codex en de ontwikkelingen binnen organisaties is de functie-inhoud sterk geëvolueerd. Van de hedendaagse preventieadviseur wordt verwacht dat hij verschillende managementtools gebruikt. Het management wil dat de preventieadviseur zijn competenties in de ruimste zin van het woord proactief toepast bij zijn werking binnen de preventiedienst en binnen de rest van de organisatie. Deze competenties dienen dus gedefinieerd en ontwikkeld te worden voor en door de preventieadviseur. De organisatie heeft de opdracht hem maximaal te ondersteunen bij het verwerven van deze competenties. Dit omvat de opbouw van nodige kennis, maar de nadruk ligt nog meer op vaardigheden die toegepast kunnen worden in het dagelijks functioneren.

Wat is Gemba?

Gemba is een Japanse term die ‘de echte plaats' betekent. In het bedrijfsleven wordt deze term gebruikt als aanduiding voor de werkvloer, of ‘daar waar waardecreatie plaatsvindt'. Laten we de vijf kenmerken van Gemba-management en de vertaling ervan naar de preventieadviseur even nader bekijken.

1. Ga kijken

De preventieadviseur gaat ter plaatse kijken naar de realiteit, observeert en verzamelt de feiten. Doelgericht observeren op de werkvloer en luisteren naar de werknemers zijn als vaardigheden onvervangbaar. Hier komen de sociale vaardigheden van de preventieadviseur duidelijk op de voorgrond. Denk hierbij aan het onderzoeken van ongevallen en incidenten. Het toepassen van de juiste bevragings- en observatietechnieken is cruciaal om alle feiten te verzamelen en reeds een eerste stap te zetten in het ontwikkelen van de kennis van de medewerkers, via het geven van correcte feedback. Een kwalitatieve besluitvorming is direct afhankelijk van een kwalitatief hoogstaande feitenverzameling. Ook bij het uitvoeren van risico-inventarisatie en -evaluatie moet de preventieadviseur gaan kijken. De werkelijke toestand op de werkposten kan enkel ter plaatse vastgesteld worden. Het kennen en begrijpen van de bedrijfsprocessen is cruciaal om tot een volledig beeld te komen.

2. Zoek de uitdaging

Ondersteund door de wetgever zoekt de preventieadviseur de uitdaging. Het identificeren en inventariseren van de risico's en ze op de juiste manier beoordelen wordt beschreven als plicht voor de werkgever in het Koninklijk Besluit van 27 maart 1998 betreffende het Preventiebeleid, maar de praktijk leert ons dat de preventieadviseur hier zeker moet optreden als een uitvoerend, ondersteunend, coachend en vaak ook als een sturend element. Het betrekken van de werknemers en de hiërarchische lijn is een noodzakelijke voorwaarde voor het slagen van dit proces. Het zoeken naar positieve participatie is al een uitdaging op zich. Het afleveren van een risico-inventarisatie en -evaluatie als volledig, gedragen, bruikbaar en dynamisch werkinstrument is een noodzakelijke stap voor het voeren van een doordacht preventiebeleid. Het volledig en juist in beeld brengen van de werkelijke situatie is een belangrijke uitdaging voor de preventieadviseur, elke dag opnieuw. De preventieadviseur moet kunnen wegen op het bedrijfsbeleid en dus het aanspreekpunt zijn voor het management.

3. Toon betrokkenheid

Betrokkenheid kunnen tonen en luistervaardigheid aan de dag leggen zijn noodzakelijke persoonlijke vaardigheden voor de preventieadviseur. Wanneer de medewerkers - die tegelijkertijd ook de interne klanten zijn van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk - duidelijk zien dat de te realiseren doelstellingen gedeeld bezit zijn, is de kans op medewerking en dus een aanpak op een hoger kwaliteitsniveau mogelijk. De preventieadviseur staat tussen de medewerkers, met een weliswaar specifieke rol ten opzichte van elk van hen. Geloofwaardigheid staat of valt met betrokkenheid. De vaardigheden om mee te stappen in dit proces moeten op de juiste manier aangeleerd worden. Ook het definiëren van verantwoordelijkheden voor alle medewerkers betreffende Welzijn op het Werk, om zo te werken aan de arbeidsomstandigheden voor het eigen team, is een noodzakelijke stap om het Welzijnsniveau op een structurele manier te verhogen en levend te houden.

4. Ontwikkel

De bovenvermelde betrokkenheid moet ook in de andere richting aangemoedigd worden. Zo kunnen de werknemers, aangestuurd door de hiërarchische lijn, zelf werken aan de arbeidsomstandigheden. Het generen van ideeën en het uitvoeren van experimenten moeten de kans krijgen.

Hierbij kan de preventieadviseur optreden als coach. Het ontwikkelen van vaardigheden betreffende coaching is dan ook een uitdaging voor de preventieadviseur. Cruciaal is het opvolgen van de resultaten van de werking op de vloer. De bepalingen in de wet Welzijn en bijhorende uitvoeringsbesluiten betreffende taken en plichten van werknemers en hiërarchische lijn tonen eveneens het belang hiervan aan. De preventieadviseur bepaalt mee de op te volgen parameters en KPI's, in overleg met het management en de rechtstreeks betrokkenen. De nodige competenties om hiermee om te gaan dienen uiteraard ook ontwikkeld te worden.

5. Ondersteun

De dienst Preventie en Bescherming op het Werk heeft de taak om haar rol als specialist en coach op te nemen om de verschillende betrokkenen binnen de organisatie samen te brengen, het aspect Welzijn op het Werk te integreren binnen de algemene doelstellingen en zelf objectieven te definiëren. Deze doelstellingen worden gedefinieerd vanuit de strategie van de organisatie. De preventieadviseur voedt ook deze strategie vanuit eigen ervaringen, vaststellingen en inzichten en dit geïntegreerd in de algemene strategie van de organisatie. Hij gaat dus mee in het QCDISME, het strategisch denken en integreren van Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale & Environment in de bedrijfsvoering op een gelijkwaardige manier.

Hierbij houdt de preventieadviseur steeds rekening met de socio-economische behoeften en realiteit. Maximaal resultaat op lange termijn is er slechts bij een doordacht integreren van de verschillende strategische doelstellingen. De rol van de preventieadviseur bij het aanleren van de nodige vaardigheden, opzoeken van de kritische risico's, het opzetten van experimenten en het evalueren van de resultaten hiervan vinden we terug in verschillende uitvoeringsbesluiten in de Codex. Werkgever, hiërarchische lijn en werknemer moeten kunnen terugvallen op de vaardigheden en tools beschikbaar binnen de Interne Dienst voor Bescherming op het Werk om problemen doeltreffend opgelost te krijgen. De preventieadviseur maakt deel uit van dit team. Een goed beheerste projectmatige aanpak is de beste garantie om binnen een gestelde tijd tot de gewenste resultaten te komen, met tevredenheid van alle betrokkenen.

Ontwikkelingsproces

Het ontwikkelen van de nodige persoonlijke vaardigheden en het leren gebruiken van de juiste technieken en tools om de Gemba-principes toe te passen is uiteraard een noodzakelijke fase in het ontwikkelingsproces van de preventieadviseur. Ook coaching is een manier om deze vaardigheden aan te leren. Ervaring vormt het sluitstuk van de competentieontwikkeling van de preventieadviseur.

Laten we ook even aanstippen dat maximale integratie van de preventieadviseur in de organisatie noodzakelijk is om de aanvaardbaarheid, het nut en de meerwaarde van de rol van de preventieadviseur bij de besluitvorming begrijpelijk te maken voor alle betrokkenen bij het preventiebeleid. Het bestaansrecht van Welzijn op het Werk binnen een organisatie moet verdiend worden, en niet uitsluitend afgedwongen op basis van de wetgeving.