10 maanden ISO 45001 – waar staan we nu?

Grote belangstelling voor ISO 45001

Waarom is er zo een grote belangstelling voor deze nieuwe standaard? Het biedt een kader om risico’s voor het welzijn op het werk te beheren maar tevens ook om opportuniteiten aan te pakken en stelt zo een organisatie in staat om haar prestaties inzake veiligheid en gezondheid stelselmatig te verbeteren. Het implementeren van een veiligheids- en gezondheidsmanagementsysteem is een strategische en operationele beslissing voor een organisatie. Onder meer Clarebout Potatoes is gestart met de implementatie van ISO 45001. Amelior consultant Thierry Uyttenhove begeleidt de Clarebout Potatoes bij het behalen van deze norm en weet dus heel goed welke factoren een belangrijke rol spelen. 

Een succesvolle implementatie is afhankelijk van enkele essentiële factoren. Hoe u deze positief kunt beïnvloeden, leest u hieronder.

 1. Factor Leiderschap

 Betrokkenheid en participatie op alle niveaus en in alle functies van de organisatie

• Stel een stuurgroep samen
  Met álle leden van het hoogste management van de organisatie. Elk van hen is de sponsor van een deelproject. Als sponsor én “accountable” scherpen ze hun leiderschap in veiligheid aan door een actievere rol op te nemen waarbij de sponsor zijn/haar projectleider in de daad bijstaat.
   
• Organiseer een of meerdere workshops met het senior management
  Informeer en duid de leerdoelen die uit de contextanalyse naar voor komen.
   
• Projectleiders stellen teams uit alle niveaus samen
  Elk team werkt rond een of meerdere deelaspecten. Hun opdracht is gericht op de stapsgewijze integratie van Veiligheid en Gezondheid in een of meerdere specifieke bedrijfsprocessen. De teams zijn samengesteld uit alle niveaus. Vanuit specifieke werkgroepen of focusgroepen moeten, rekening houdende met de maturiteit van de veiligheidscultuur, zowel lijnmanagers als de gemotiveerde operationele medewerkers betrokken worden. Train, begeleidt, coach en ondersteun deze veiligheidsambassadeurs. Let op om er ook niet te veel personen te snel in te veel teams te betrekken. De eenvoud om een managementsysteem te implementeren is recht evenredit met het leervermogen van de organisatie.

2. Factor Communicatie

 Wat, wanneer, wie en hoe

• Breng bestaande communicatiekanalen in kaart 
  (website, intranet, VG-corner, nieuwbrief, safety flash, Safety event, …) en gebruik deze vaak en consequent. Waar nodig werk aan extra kanalen. Overweeg hierbij eveneens het gebruik van de sociale media.
   
•  Communiceer doordacht
  zowel bottom-up als top-down. Denk na of alle belanghebbenden, performant de boodschap ontvangen en feedback kunnen geven en krijgen. Zorg ervoor dat je als ontvanger steeds feedback geeft.

• Tone of voice
  gebruik de taal van de doelgroep, werk visueel, to-the-point en professioneel. Stuur frequent positieve berichten: initiatieven die bijdragen en lessons learned; actief uitgewerkt na een incident.
   
• Communicatievaardigheden en -stijl
  niet enkel de tools maar vooral de communicatievaardigheden vragen je aandacht.

• Koppel aan bedrijfswaarden
  vertaal de bedrijfswaarden naar gedragsregels voor veilig en gezond werken. Doe dit participatief. De oefening is even belangrijk als het resultaat.

3. Factor Compatibiliteit

Zorg voor een Veiligheids- & Gezondheidsbeleid dat compatibel is met de algehele strategische doelstellingen en richting van de organisatie. Zo wordt een VG-beleid gemakkelijker geïntegreerd.

4. Factor Doelstellingen

• Definieer, communiceer en ontvouw vanuit het VG-beleid krachtige doelstellingen
  Vertaal deze in goed beheerde verbeterprojecten. Kwaliteit voor kwantiteit. Kies liever voor minder verbeterprojecten maar voor goed uitgerolde projecten. Enkel zo vermijd je dat er overal een beetje gedaan wordt, geen evaluaties meer zijn en al helemaal geen tijd om bij te sturen.

• Volharden !
  Zorg voor middelen en vier successen door reeds in het implementatietraject de ambassadeurs te waarderen.

5. Factor Informatie en Coaching

• Veiligheid & gezondheid is van en voor iedereen.
  Zorg voor ruime middelen (dus ook engagement van management) om alle belanghebbenden te informeren, te trainen en naderhand te begeleiden en te coachen.

• Remember:
  6 C’s van Philip Crosby, nl. Comprehension, Commitment, Competence, Communication, Correction, Continuance

Een traject voor implementatie van ISO 45001 zet heel wat, zo niet alle medewerkers in beweging. En zoals met zoveel projecten is de manier waarop bepalend voor de duurzaamheid van.

Het ISO ISO/TC 283 zit niet stil en werkt volop aan diverse richtlijnen.

Zo is er een “Approved Work Item” ISO/AWI 45003. Occupational health and safety management - Psychological Health and Safety in the Workplace -- Guidelines