- Concentreer je op de processen van de organisatie
- Ga op zoek naar de beslissingsmomenten
- Breng de risico’s in relatie met de gepaste beheersmaatregelen
- Auditeer op een oplossingsgerichte manier door de juiste vragen te stellen
- Zorg dat je over voldoende kennis van de norm beschikt
- Wees een goede communicator en mensenkenner
- Laat een kalme en doordachte indruk na
1. Concentreer je op de processen van de organisatie
Een interne auditor concentreert zich op de processen van de organisatie. Zo volgt hij de ambities van de High Level Structure (HLS) om managementsystemen te gaan inrichten, onderhouden en continu te verbeteren in functie van de benodigde processen en hun interacties. Daarnaast maakt hij het ook mogelijk om klaar en duidelijk de efficiëntie van de geaudite processen na te gaan. Door de output van het ene proces te gaan vergelijken met de inputeisen voor het daaropvolgende, wordt meteen duidelijk of de processen in de organisatie op elkaar afgestemd zijn. Dat is een belangrijke voorwaarde om op de beste en meest efficiënte manier te werken. Zo speelt de interne auditor een niet te onderschatten rol in het verbeteren van de interne klant-leveranciersrelatie.
2. Ga op zoek naar de beslissingsmomenten
Tijdens de uitvoering van de audit gaat de interne auditor op zoek naar beslissingsmomenten. Waar in het proces moet een auditee beslissingen nemen, waar gebeurt de beoordeling of de kwaliteit van de ondernomen actie goed zit? Dit zijn de essentiële momenten die een auditor moet blootleggen. Daar moet hij nagaan of deze momenten er zijn, of ze op het juiste moment komen en of de genomen beslissingen correct zijn om een correcte kwaliteit in de uitvoering van het proces te garanderen.
3. Breng de risico’s in relatie met de gepaste beheersmaatregelen
Een interne audit staat altijd in relatie met het risicomanagement. Dit om ervoor te zorgen dat de audit gericht is op zaken die belangrijk zijn voor organisatie enerzijds en voor het bereiken van de doelstellingen van het auditprogramma anderzijds. De HLS en de diverse managementsystemen ademen het risico-gebaseerd denken. Het is dan ook logisch om de interne audits op een gelijkaardige manier aan te pakken. Naast het detecteren van de juiste beslissingsmomenten in het proces gaat een auditor op zoek naar het antwoord op de vraag: hebben de betrokken personen in het proces alle en vooral de juiste risico’s aangepakt en daarvoor de gepaste beheersmaatregelen genomen.
4. Auditeer op een oplossingsgerichte manier door de juiste vragen te stellen
De tijd dat een interne auditor enkel op zoek ging naar de fouten is voorbij. In een moderne auditsituatie verwachten we dat de interne auditor mee op zoek gaat naar antwoorden en alleen “nuttige” afwijkingen noteert. Met andere woorden: oplossingsgericht auditen in functie van het verbeteren van de organisatie. Interne audits moeten voor de eigen organisatie een echte meerwaarde bieden. De auditor komt niet zelf met de antwoorden (dat is niet zijn of haar rol), maar faciliteert in de eerste plaats de geauditeerde en bij uitbreiding zijn eigen organisatie. Door het stellen van de juiste vragen, komen zij die in het geauditeerde proces een verantwoordelijkheid hebben, tot die eventuele aanpassingen die alles en iedereen qua efficiëntie op een hoger niveau tilt. Heel belangrijk hierbij is dat de interne auditor ook de positieve punten benoemt en rapporteert. Dat is belangrijk voor het motiveren van mensen in de organisatie om voluit te blijven meewerken aan de interne audits.
5. Zorg dat je over voldoende kennis van de norm beschikt
Dat een interne auditor voor dit alles over de nodige competenties en capaciteiten moet beschikken, is logisch. Een kennis van de norm waarop het te auditen managementsysteem gebouwd is, lijkt overduidelijk. Een duidelijke link tussen het auditcriterium (lees: de paragraaf van de norm of de eis uit de wet- en regelgeving), de vaststellingen en de conclusies is immers onontbeerlijk.
6. Een interne auditor is een goede communicator en mensenkenner
Daarnaast moet een interne auditor ook een goede communicator en mensenkenner zijn. In al zijn eenvoud is een audit immers terug te brengen tot een interactie tussen de persoon die de – juiste – vragen stelt (de auditor) en diegene die er het antwoord op geeft (de auditee). Kennis van de eigen persoonlijke communicatiestijl enerzijds en weet hebben van het subtiele spel van de non-verbale communicatie anderzijds zijn belangrijke troeven in de toolkit van de auditor.
7. Laat een kalme en doordachte indruk na
Een auditor die erin slaagt zelf een kalme en doordachte indruk te maken, overgoten met een diplomatisch sausje, heeft een goede kans dit ook op de auditee over te brengen en zo een voor beide partijen win-winsituatie te creëren.
Wie dit allemaal beheerst, kan van een interne audit een aangename zaak voor alle partijen maken. Wanneer de auditor erin slaagt om de auditee een zinvol en voldaan gevoel te geven, is zijn rol niet te onderschatten. Het mag dan ook duidelijk zijn dat een competente auditor een enorme meerwaarde betekent voor een organisatie.
Amelior kan jou hierin ondersteunen door het opleiden van jouw interne auditoren.
Uiteraard staan we je ook graag bij via praktijkgerichte coaching bij het uitvoeren van interne audits. Indien gewenst, kunnen we deze audits voor jou uitvoeren.
Meer info?
Onze collega helpt je graag verder!
