Waarom programmamanagement?
De omgeving waarin organisaties opereren verandert snel. De term “VUCA-omgeving” geeft aan dat de omgeving gekenmerkt wordt door volatiele, onzekere, complexe en ambigue veranderingen.
Om succesvol te zijn investeren organisaties in innovatie, groei, hogere effectiviteit, efficiëntie en/of reorganisaties. Een deel van die investeringen wordt dikwijls via projecten aangepakt. Toch worden de beoogde resultaten zelden bereikt. Aanpassingen zijn niet lineair en het verloop ervan kan moeilijk voorspeld worden. Het aanpassingsvermogen is hierbij essentieel.
Bovendien zijn de nodige veranderingen vaak zo ingrijpend dat coherentie, overzicht en interacties zoek zijn en de haalbaarheid en het tempo verkeerd ingeschat worden.
Van zodra je één aspect verandert gaat de hele “structuur” aan het schuiven. We mogen ook de vele stakeholders, met telkens verschillende belangen, prioriteiten en mogelijke weerstanden, niet vergeten.
Veel veranderingen mislukken, kosten te veel moeite of doen veel meer pijn dan nodig. Daarom is er behoefte aan een methode om veranderingen door te voeren en zo het succes van de verandering te vergroten.
Programmamanagement geeft structuur en richting aan het doorvoeren van veranderingen om de doelstellingen te realiseren. Steeds vaker wordt daarom gebruik gemaakt van programmamanagement en vooral van de methode MSP®.
Wat is programmamanagement nu juist?
Een misvatting over programmamanagement is dat het een grotere versie van projectmanagement is. Maar dan met meerdere projecten i.p.v. één.
Er zijn echter fundamentele verschillende tussen de twee.
Projecten leveren een output - een “product”
Daarmee zijn echter de gewenste baten nog niet bereikt. Het product dient ook daadwerkelijk gebruikt te worden. Het zijn niet de producten die de baten realiseren, maar wel de gebruikers.
Om de baten te realiseren is er dus een verandering van de oorspronkelijke “as-is” situatie nodig.
Heel wat organisaties zijn zich (nog) niet bewust van het bestaan van programmamanagement en het verschil tussen projecten en programma’s.
Programmamanagement biedt een flexibel kader waarbinnen veranderingen incrementeel en op een aangepast tempo vorm krijgen, uitgaande van een heldere visie. "Waar willen we naartoe?"
MSP® definieert een programma als een tijdelijke structuur bedoeld om leiding te geven aan meerdere, samenhangende projecten en andere activiteiten om progressief eindresultaten en baten te realiseren voor één of meerdere organisaties.
Wanneer is programmamanagement interessant?
Kenmerkend voor programma’s is dat het gaat om het realiseren van baten waarvoor veranderingen nodig zijn. En waarbij dus een onzeker, complex traject doorlopen wordt.
Programmamanagement is aangewezen wanneer:
- Strategische doelen en baten moeten worden gerealiseerd.
- De beoogde baten en nodige veranderingen niet via één enkel project kunnen worden gerealiseerd.
- Er een veelheid aan stakeholders zijn.
- Veranderingen en baten dynamisch beïnvloed worden door evoluties in een (VUCA-)omgeving.
- Er onderlinge relaties zijn tussen de verschillende projecten en activiteiten.
- Het doorvoeren van veranderingen een impact heeft op de “normale werking” waarbij aansturing en coördinatie van beide dimensies nodig is.
- Er meerdere mogelijkheden zijn om de veranderingen door te voeren.
- Er onduidelijkheid bestaat over de te volgen weg.
- Er veel risico’s zijn.
- De beschikbare capaciteiten beperkt zijn.
Samenvattend kan je zeggen dat programmamanagement geschikt is bij het realiseren van strategische baten waarbij transformaties doorgevoerd worden met een grote impact op de organisatie.
Gerelateerde blogs
Meer info?
Onze collega helpt je graag verder!
