“Hoera, certificaat behaald!!” En nu?

Vermijd de jojo-beweging

Het risico is niet denkbeeldig dat de organisatie een zucht van opluchting slaakt en terug overgaat tot de orde van de dag. Vaak behaal je zo’n certificaat in een projectmodus: er is een scope, een projectleider, een timing, een taakverdeling, soms een stuurgroep en een budget. Probleem is dat een project per definitie ook eindigt … maar de eisen van het certificaat blijven dezelfde en een jaar later staat de externe auditor daar weer. Gevolg is dat er een paar maanden voor de datum van de opvolgingsaudit een nieuw project moet worden opgestart, in crisis modus, om bij te spijkeren wat verwaterd is en om te zorgen dat de organisatie opnieuw over de lat geraakt.

Dit soort jojo-inspanningen zien wij vaak terugkeren. Het is in dergelijke crisismomenten dat wij als experten er soms worden bijgehaald om de meubelen mee te helpen redden. Uiteraard helpen we deze klanten, maar we laten niet na hen erop te wijzen dat ze vergeten zijn om tijdens het opbouwen van hun managementsysteem in projectmodus ook na te denken over hoe ze dit systeem zouden integreren in hun ‘business as usual’.

“Audit? No stress …"

Een clever management systeem is niet iets dat ‘erbovenop’ komt in de job van elke dag, maar een onmisbaar instrument om de processen performant te laten draaien. Door wat je elke dag doet om je taak goed te doen, zou je ‘automatisch’ moeten bijdragen aan het voldoen aan de ISO-norm in kwestie. Een interne of externe audit zou geen stress mogen teweegbrengen. Eigenlijk zou er niks bijzonders hoeven te gebeuren tegen de datum van de audit.

Dat veronderstelt een licht, slank en intelligent managementsysteem, dat gealigneerd is met de reële processen van de organisatie én waarbij iedereen van nature zijn of haar rol speelt.

Een utopie? Toch niet. Onder onze klanten tellen we veel organisaties waar het management systeem echt leeft en het ‘vanzelf’ draait. Dat betekent niet dat het vanzelf zover is gekomen.

Denken in maturiteit

Om te begrijpen hoe het mogelijk is dat in het ene bedrijf het ISO-systeem een last is en in het andere net een onmisbare schakel, helpt het om dit te bekijken als een gevolg van de maturiteit van de organisatie en bijgevolg ook de maturiteit van het managementsysteem zelf.

Alle ISO-systemen zijn gebouwd op het principe dat er een lat is waar je minimaal over moet springen om gecertificeerd te worden. Die lat ligt bij elke audit eigenlijk even hoog, de auditor is neutraal en mag enkel beoordelen of de organisatie beter doet dan de minimumvereisten. Een goeie auditor motiveert zijn of haar klant om telkens wat beter te doen en zal zogenaamde OFI’s (opportunities for improvement) opnemen in het auditverslag. Er zijn ook systemen, zoals bvb EFQM die met een glijdende schaal werken, waarbij het de expliciete bedoeling is om telkens beter te doen op die schaal, en dus ‘meer punten’ te behalen.

Bij Amelior kijken we naar management systemen met de bril van maturiteit m.a.w. die van een ‘glijdende schaal’. We ondersteunen onze klanten in de groei van de maturiteit van hun managementsystemen en bijgevolg ook van hun organisatie. Het doel is niet zozeer het papiertje aan de muur, maar wel het stelselmatig verhogen van de zekerheid dat de organisatie effectief en efficiënt voldoet aan de noden van de stakeholders.

Voorbeelden van kenmerken van meer mature managementsystemen zijn bijvoorbeeld:

• Systeemdenken volgens ISO is geïntegreerd in alle processen.
• De doelstellingen van het ISO managementsysteem volgen logisch uit de strategische doelen van de organisatie.
• Er is een doorlopend proces waarbij risico’s en kansen worden gemonitord en meegenomen in een verbetercyclus.
• Voldoen aan wet- en regelgeving is een evidentie, staat nooit ter discussie.
• Er zijn meetbare doelstellingen op elk niveau in de organisatie bepaald.
• Er wordt met alle relevante stakeholders gecommuniceerd over de prestaties van het managementsysteem, ook extern.
• Feiten en data dienen als basis voor beslissingen.
• De leiding van de organisatie heeft de eindverantwoordelijkheid voor het managementsysteem en neemt die ook zichtbaar op.
• Proceseigenaars zijn bepaald en end-to-end verantwoordelijk voor de prestaties van hun proces.
• Interne audits verlopen volgens planning en zijn een meerwaarde als stimulans om continu te verbeteren.
• Indicatoren of KPI kijken niet alleen terug naar het verleden (‘lagging KPI’s’), maar kijken ook vooruit naar het vermoedelijke resultaat (‘leading KPI’s’)

Dit zijn maar enkele voorbeelden en pistes om de maturiteit van een management systeem te beoordelen en op te vijzelen.

Een gouden tip: ISO 9004

Op zoek naar meer handvatten om een beoordeling te maken van de maturiteit van uw managementsysteem? Inspiratie nodig om de maturiteit van het systeem op te krikken? Dan een goede tip: lees eens de ISO 9004. Deze weinig bekende bijlage bij de norm ISO 9001 biedt een kader en structuur om gefaseerd de maturiteit van je ISO-systeem op te krikken, ook toepasbaar op andere certificaten dan ISO 9001. Als je dit doet, ben je bezig met organisatie-ontwikkeling.

Ook als je geen certificaat ambieert, is dit een krachtige tool om de kwaliteit van je organisatie aan af te meten én te verhogen.

Honger naar meer? Contacteer dan Amelior, we helpen je graag verder met training, consultancy, to-the-point interne audits en interim management.