Functioneringsgesprekken? Ja, al wandelend!

10 redenen om een functioneringsgesprek te ontzien

Waarom ontzien leidinggevenden en medewerkers deze gesprekken? Niet moeilijk, hier volgen tien redenen:

1. Verplicht nummertje – iets om af vinken op het jaarplan.
2. Het zijn steeds dezelfde vragen die worden gesteld... zo voorspelbaar.
3. Het is meer een administratieve mallemolen dan dat er gepraat wordt.
4. Er is geen tijd.
5. De gesprekken monden uit in een klaagzang.
6. Men weet niet wat zeggen als alles goed verloopt, dus wat is dan het nut?
7. De afspraken die gemaakt worden tijdens zo’n functioneringsgesprek worden toch niet opgevolgd.
8. Functioneringsgesprekken worden gekoppeld aan het loon, wat een heel ander karakter heeft dan waarvoor ze echt bedoeld worden.
9. Angst hebben om eerlijk te zijn tegen elkaar.
10. Opnieuw in dat ‘muf’ lokaal gaan zitten om meer over het verleden te praten dan de toekomst...

 

Zijn deze redenen herkenbaar voor jou? Lees dan zeker verder!

Belangrijk en noodzakelijk

We zijn het erover eens dat een goed gesprek tussen medewerkers nodig is. Of het nu tussen leidinggevende en medewerkers is of medewerkers onderling maakt op zich niet veel uit.

We begrijpen ook dat deze gesprekken te belangrijk zijn om tussen de werkzaamheden door even te doen. Vandaar dat we inderdaad even tijd vrijmaken voor elkaar om ‘echt’ te luisteren en te sparren.

Hoe het anders kan

Dus nodig en belangrijk, maar lukt het ook zonder druk en in een open sfeer?

Ik geef graag een persoonlijk voorbeeld van hoe het anders kan. Ik heb lang bij Volvo gewerkt en had jarenlang een Zweedse leidinggevende.  Mijn eerste functioneringsgesprek herinner ik me nog als of het gisteren was. Ik reisde voor het werk regelmatig naar Göteborg en dus werd het gesprek daar ingepland. Op het moment zelf stapte mijn leidinggevende naar me toe met z’n jas aan en zei: “Kom, trek je jas aan en we gaan een eindje wandelen!”.  Ik antwoordde toen: “Ja, maar... Wij hebben toch nu ons functioneringsgesprek?”. Waarop hij reageerde: “Inderdaad! Dus, waar wacht je nog op?”. Ik trok dus m’n jas aan en we gingen naar buiten. Göteborg is prachtig en de omgeving van de kantoren zijn ideaal om een stukje te wandelen. Er is heel veel water, mooie wandelpaden, plezierboten, een vuurtoren, het geluid van de vogels, de natuur... Hij begon spontaan vragen te stellen: hoe het met me ging, met wat ik nu bezig was, waar ik plezier in beleefde, ... Ook vragen over mijn familie, mijn hobby kwamen aan bod. En dat zorgde er voor dat ik ook spontaan vragen aan hem stelde. Zonder dat je het beseft ben je middenin een functioneringsgesprek. Alleen, het voelt zo anders aan, veel natuurlijker. Een functioneringsgesprek hoeft niet in een strak keurslijf te zitten, er is ook ruimte voor ontspanning en plezier! Na onze wandeling zijn we gestopt aan een lokale koffiebar waar we over een heerlijke koffie in alle rust ons gesprek hebben samengevat en ook afspraken maakten. Deze heeft hij dan achteraf nog formeel bevestigd zodat alles gedocumenteerd was. Eerlijk? Een heerlijker functioneringsgesprek kan je niet hebben!

Waarom werkt deze aanpak?

Al wandelend, ongedwongen jouw ideeën en feedback geven aan elkaar. Doordat je uit het dagelijks kader van je werkomgeving stapt, lukt een open gesprek ook veel beter. Al wandelend kan je beter nadenken en je creativiteit wordt geprikkeld. Je denkt met je hoofd én je lichaam. Bovendien laten mensen tijdens het wandelen makkelijker hun emoties spreken. Vandaar dat wandelvergaderingen tegenwoordig een trend zijn die zeker zijn bestaansrecht heeft.

Bedrijfspsycholoog Dimitri Haikin bevestigd dit: “Beweging, interactiviteit en de natuur bevorderen de communicatie. “

Een studie van de universiteit van Washington heeft aangetoond dat de natuur een van de beste antistressmiddelen is. “De effecten zijn in minder dan vier minuten voelbaar”, bevestigt Jean-Luc Chavanis, bezieler van de coachingmethode ‘Métanature’. Ideaal dus, om in een ontspannen sfeer gesprekken te voeren.

Enkele tips voor je volgende functioneringsgesprek

Met onderstaande tips wordt je volgende  functioneringsgesprek wat het zou moeten zijn: een tweerichtingsgesprek met open en eerlijke feedback.

 

• Vermijd teveel administratie
• Ga niet enkel af op standaardvragen, maak elk gesprek persoonlijk. Elke persoon is anders en heeft andere behoeftes.
• Zorg ervoor dat er een doel is waarom de gesprekken gevoerd worden. Er moet een toegevoegde waarde aan gekoppeld zijn. Anders zijn ze echt zinloos.
• Als er competenties en doelstellingen dienen besproken te worden, ga dan vooral in gesprek hoe men die bij elkaar ziet i.p.v. enkel te scoren 1 = ontevreden tot 5 = uitstekend. En belangrijk is, doe dit niet enkel éénzijdig! De tijd van ‘sturend leiderschap’ is echt wel voorbij.
• Durf misschien ook af te stappen van het klassieke patroon: leidinggevende & medewerker. Gesprekken tussen collega’s onderling werken ook heel goed! Of gesprekken met interne coaches. Er zijn veel varianten mogelijk.
• Als je voor een software ondersteuning kiest, kies er eentje die intuïtief werkt. Niet te ingewikkeld!
• En vooral.... ga buiten! Of kies tenminste een leuke ruimte waar je groen en natuur hebt.

Meer inspiratie?

De ervaringen met functioneringsgesprekken, gecombineerd met haar studies psychologie en ervaring als change coach bundelde Marie-Noëlle De Clercq in de boeiende training Competientiegerichte functioneringsgesprekken voeren.  Technieken en inzicht om objectief te evalueren komen aan bod evenals moeilijke situaties en weerstand.