PATI FORD – een gestructureerde aanpak voor verslaggeving

september 2018

verslag van een meeting

Als je PATI FORD hoort, denk je misschien aan een dame, ergens in de USA. Maar in dit geval is het een acroniem of ezelsbruggetje dat je helpt om meer structuur in je verslagen te brengen. Kwestie van het altijd overzichtelijk te houden.

Verslagen geoptimaliseerd voor planning en opvolging

Een goede verslaggeving is essentieel bij projectmanagement. Maar wat schrijf je in het verslag van een projectvergadering? Je kan natuurlijk gewoon chronologisch weergeven wat er allemaal aan bod kwam. Maar dat is meestal niet de meest productieve aanpak als het erop aankomt het verslag nadien nog te gebruiken voor planning en opvolging. Heel wat organisaties kiezen dan ook voor een gestructureerd document, dat elke vergadering wordt bijgewerkt, een vorm van permanent doorlopend verslag. Een geactualiseerde ‘to-do’ lijst vervolledigt dit document.

Welke andere vaste rubrieken zijn bruikbaar in een projectverslag of -dossier? Soms is het handiger om dit in vaste tabellen of lijstjes weer te geven. In een spreadsheet bijvoorbeeld. Of je kan gebruikmaken van checklists op Trello of andere handige toepassingen voor projectopvolging.  

 

Kies je voor een gestructureerde aanpak van je verslaggeving, dan kan PATI FORD zeer behulpzaam zijn. De letters van het acroniem staan telkens voor een ander aspect dat je best niet uit het oog verliest bij goed projectmanagement.

PATI FORD

  • PRODUCTS

Welke producten (eindproduct, tussenproduct, document, analyse, berekening, tekening, …) hebben we nodig in de loop van het project? In projectmanagement hebben we het wel eens over de PBS: de Product Breakdown Structure

  • ASSUMPTIONS

Van welke onderstellingen gaan we uit bij het voeren van ons project? Vooral onderstellingen waarvan we niet zo zeker zijn dat ze kloppen, horen hier thuis. Deze onderstellingen kunnen in de loop van het project evolueren tot zekerheden, maar even goed ook tot risico’s en problemen. Je kan deze lijst ook zien als een lijst van Afhankelijkheden (Dependencies).

  • TO Do’s

De T van Taken of To-Do’s.  Dé basislijst voor elk goed verslag van een periodieke vergadering.  Je kunt deze lijst verder opsplitsen volgens taken die nog moeten opgestart worden, taken die wachten op iets of iemand, taken die zonder meer kunnen afgewerkt worden, taken die ‘on hold’ staan wegens bepaalde problemen. Voor een succesgevoel is een lijst van afgewerkte taken een goed idee. Op grote projecten wordt deze lijst onderdeel van de WBS: de Work Breakdown Structure.

  • ISSUES

De open Issues. Wat dienen we nog te behandelen op volgende vergaderingen? Waar weten we nog geen blijf mee? Wat parkeren we nog even?

  • FACTS

Of Feiten. Wat zijn we zeker over dit project en over de context waarin het project gevoerd wordt? De goedgekeurde doelstellingen? Het budget? De teamleden? Het aantal personen dat moet afvloeien? De afdelingen waarop het project van toepassing is (de scope)?

  • OUTCOME

De Objectieven. Wat verwachten diverse betrokken partijen (stakeholders) van dit project? Doelstellingen werken het best als je ze SMART maakt. Een ander acroniem dat staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden. Als we de doelstellingen tijdens een project blijven  opvolgen als vast agendapunt geeft dit ons een extra controlemechanisme. Dit is vooral belangrijk voor projecten waarbij de doelstellingen zelf pas voldoende specifiek worden in de loop van het project. Bij langlopende projecten is het niet ondenkbaar dat de initiële doelstellingen achterhaald zijn nog voor het project afgewerkt is.

  • RISKS

Risico’s. In projectmanagement hebben we het wel eens over het risicoregister (risk log). Je kan dit ook zien als een specifieke vorm van issues. Het register geeft ook aan hoe we met die risico’s willen omgaan.

  • DECISIONS

De D-lijst is een samenvatting van genomen beslissingen tijdens het project. Je hebt mensen die steeds weer terugkomen op vroeger gevoerde en afgesloten discussies. Op die momenten is het handig dat je als projectleider kan teruggrijpen naar het overzicht van vroeger genomen beslissingen.

 

 

Niet elk project heeft alle aspecten van PATI FORD nodig. Uiteraard mag dit aangepast worden tot wat bruikbaar lijkt in de specifieke context van het project en de vergadercultuur van je organisatie

 

Op de hoogte blijven van onze opleidingen?

Schrijf je in op onze nieuwsbrief

Recente blogs